イベントは職業や業界、興味、目的など何か共通点がある人々が集まります。自分が興味のある特定の分野にテーマを絞ったイベントを開催すれば、同じようにその分野にとても関心の高い参加者を集めることができ、逆にテーマをそれほど狭めなければ様々なタイプの参加者を集めることができます。
どのような人が集まるイベントにするかは主催者次第です。どのような人をターゲットにして、何を目的としたイベントにするのか。ひとつずつ明確に決めていくことがイベントの成功へとつながります。
では、実際にイベントを開催するにはどうしたらいいのか、一通りの順序を載せたので参考にしてみて下さい。
1. イベントの目的を決める
イベントを企画するのに最も簡単な方法は、最初に目的を決めてしまうことです。自分が興味のある分野についての知識を深め意見を交換したい、自分とは異なる業種の人と話してみたい等、何か自分がやりたいことがある場合、それを目的としたイベントを企画すればよいのです。しかしすでに同じようなイベントが開催されているかもしれないので、まずはインターネット等で調べてみて下さい。そして自分の目的が達成されるイベントが開催されてなかった場合は自分が主催者となってイベントを開催してみましょう。この企画から開催までに至る際、自分が最初に設定した目的がぶれず、必ず達成することが重要です。
イベントの目的が決まれば、次はみんなにわかりやすいイベントの名前をつけましょう。集客の際に、イベント名によって参加者はイベントの雰囲気を感じ取ることがあるので、主旨が明確に伝わり、且つ参加意欲をかき立てるようなイベント名をつけましょう。 また、目的を達成するためにはどのようなイベント形式が一番合っているかを考えます。それによってどのような会場が適しているのか、どのような人を集めればいいのかが自ずと決まってきます。
2. 会場、日時を決める
自分が設定したテーマ／目的のイベントを開催するのに最も適した会場を選びましょう。その際、参加人数、時間、そしてイベントの種類によっては必要な機器（マイクやプロジェクター）が利用可能かなどが考慮すべき点として挙げられます。会場の選択肢としては、
- 公共施設（市民会館など）
- 民間の貸会議室
- 自社の会議室
- カフェ等があります。
それぞれにメリット・デメリットがあるので、十分考えた上で決定しましょう。
| 会場 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 公共施設（市民会館など） | 利用料金が安い。 | その地域に住んで無ければ利用できないなどの規則がある。場所が限られている。 予約はかなり前に済ませなければいけない。 |
| 民間の貸し会議室 | 部屋の大きさが選択可能。プロジェクター等の貸し出しを行っているところがある。交通に便利な場所にある場合が多い。 | 利用料金が高い。 |
| 自社の会議室 | タダで利用できる場合がある。設備が整っている。（プロジェクター等） | 利用を禁じている場合がある。 |
| カフェ | 飲み物を自分で用意する必要が無い。 | 少人数での勉強会など、イベントの種類が限られる。 |
日時に関しては、まず開催日を平日か休日どちらにするのかを選ぼう。平日ならば早くても午後7時以降に開催することになり、長くても2時間ほどしか時間が取れないが、休日であれば朝から晩まで設定することができます。自分の勉強したいテーマに合う長さを考え、また会場が確保できるかどうかも考慮しながら開催日を決めよう。
3. 告知する
最初から何十人も集まるようなイベントを開催するのはハードルが高いので、まずは小規模での開催を目指しましょう。知人などを集めても構いません。自分がやりやすいと思う形になるように人を集めるとよいでしょう。mixiやtwitter等を使えば、さまざまな分野の人が集まる可能性が高くなります。その場合、参加者同士も初対面であることも多いので人脈を一気に広げることができます。また、会場によって定員も決まってしまうので、部屋に対して人が多すぎたり少なすぎたりしないよう配慮しましょう。
告知する内容は主に下記のとおりですが、必要に応じて情報を追加してください。
- イベントの名前
- 開催日時、場所
- 内容（開催形式）
- 料金
- 定員
- 参加登録方法
- 懇親会の情報
また、告知する際の有効な手段として、イベント開催支援ツールがあります。イベントが定期的になった場合や、コミュニティとして確立した場合、そのようなツールを利用したほうがメンバー管理などが簡単にできるので、最初から利用しておいたほうが良いでしょう。
Doorkeeperを使えば、告知やメンバー管理などが簡単に行えます。コミュニティを登録すると、メンバーの追加や新しいイベントを行う際、登録されたメンバー全員にメールで告知できたり、参加登録フォーム付きのイベント告知ページが作成できます。また、Doorkeeperの大きな特徴の一つとして、Paypal機能を利用して、事前に参加費を集めることが可能です。参加費を事前に集めると急なキャンセルの防止にも繋がります。ぜひ一度Doorkeeperのホームページを見てみてください。
4. 懇親会の予約をする
せっかくなので集まっていただいた方々と親睦を深めましょう。懇親会は大きく分けてケータリングや出前を頼みそのまま会議室で行う形と、居酒屋などに移動する形があります。ピザ等を頼み、会議室でそのまま懇親会を行えば、移動時間も節約でき経費も比較的安く抑えられます。立食にすれば参加者と自由に話すことができるので、より多くの人と交流できます。しかし、飲食禁止の会議室もあるので事前に調べておく必要があります。居酒屋等で開催する場合は会場から近いことが第一条件です。そしてあらかじめ人数を把握し予約しておくとスムーズに移動できます。しかし当日キャンセルが発生したり、飛び入り参加する人もいるので、人数が変動するかもしれない旨をお店に伝えておくといいでしょう。また、コースで頼んでおくと注文の手間が省ける上に予算もあらかじめ計算できるので飲み放題などのコースを頼み、参加者には先に料金を伝えておくと会計もスムーズに行えます。
5. 準備する
イベントの成功は準備をどれだけ入念に行ったかで決まるといっても過言ではありません。準備さえしっかりしておけば、当日やることは実はそれほど多くありません。では実際に何を準備すればいいのか。手助けツールにあるチェックリストも使いながら一つずつ確実に用意しておきましょう。準備することは開催直前まであります。
自分用のマニュアルを作る
「マニュアル」というと面倒くさく感じるかもしれませんが、要は決定していること（会場の場所、時間）や必要なもの、何かトラブルが起きた場合の対処法、その他思いついたことなどを記録していけば良いのです。その中で一番重要なのは進行表です。当日の分刻みのスケジュールを軸に、開始時間、終了時間、予定しているプログラムの所要時間や担当者、用意すべきものを一覧にして作っておきます。それによって、当日の流れを把握しておくことができ、進行がスムーズに行えます。
スケジュールを作成するとき、無理がなく少し余裕のあるようにしましょう。早く終わってしまうときは休憩を挟んだり、参加者同士の交流に時間を当てれば良いのですが、スケジュールが押している場合、会場に時間の制限があることも多く、イベントの最後が慌しくなってしまう可能性もあります。また、プロジェクターがうまく映らない、マイクの調子が悪いなどの機材のトラブルが起きることも考えられます。それらを想定し、進行表の想定時間は1割から2割ほど余裕を持たせておきましょう。
忘れられがちなのが会場の後片付けです。当日、最後に会場を片付ける時間をスケジュールに入れておくことを忘れないで下さい。
会場の下見をする
当日の様子をイメージして、受付の場所や対応の仕方、荷物の置く場所などを自分が参加者になったつもりで一度シュミレーションしておくと良いでしょう。会場の場所がわかりにくいときは目印となるものを見つけ、参加者に伝えると道に迷って開始時間に遅れてしまうなどのトラブルが防げます。
当日、会場をセッティングする
会場には30分～1時間ほど早く入り、準備をしましょう。
- 座席の配置
- 受付準備
- プロジェクターの準備とパソコンとの接続確認
- 案内準備
主に必要なことは上記の４つです。座席は人数分あるか、またどう配置するといいのか、どの席からも見える位置にあるか等を確認します。そして参加者の出欠を取ったり、参加費を徴収する場合は目立つように場所を確保します。プロジェクターが必要な場合、レンタルだと設定を変えたりなど手間取ることが多々あります。各種調整をして、パソコンがちゃんと映るかを確認しましょう。最後に、会場に着いたがどの部屋かわからないなどということが無いように、張り紙をしたり参加者が確実にたどり着けるよう準備します。
6. イベントを開催する
当日、会場の準備を済ませたらあとは参加者の到着を待ちましょう。
参加者は初対面であることが多いので、ネームカードを用意し、どういった経緯でこのイベントへ参加するに至ったかなど雑談を交えながら自己紹介をします。最初は雰囲気が固くなりがちなので、主催者は積極的に参加者に声を掛けるようにしましょう。社会人同士でしたら、名刺交換などをするのも有効です。
その後は用意したマニュアルをもとに進行します。しかし準備の段階で思い描いていたのとまったく同じように進むことはありえません。臨機応変に対処することが必要です。時間管理は徹底することを忘れずに。
また、イベントの最後に次回開催に向けて参加者の意見を聞く時間を設けているととても参考になる意見を聞くことができます。目的は達成できたか、形式は合っていたかなどを議論する、あるいはアンケートを用意しておき記入してもらうと良いでしょう。
7. 懇親会に参加する
懇親会を会場で行うか、移動して別の場所で行います。形式にもよりますが、立食のときはできるだけ多くの人と話すようにし、また参加したいと思えるような懇親会にしましょう。懇親会も含めて「イベント」です。しかし、懇親会の場では主催者自身も楽しむことを忘れないで下さい。お会計がスムーズに済むよう、事前にお金を集めておくのもいいかもしれません。
8. フィードバックする
インターネットで参加者を集った場合、参加者に感想をブログなどに書いてもらいましょう。反省点はもちろん、良かった点も書いてもらえたらとても良いフィードバックになります。そして今後イベントを開催する際、そこから参加者が増えていくかもしれません。イベントが成功したら定期的なものになる場合もあるので、参加していただいた方に感謝の気持ちを伝え、イベント後もtwitterやmixiなどで交流を持っておくと良いでしょう。