イベントは職業や業界、興味、目的など何か共通点がある人々が集まります。自分が興味のある特定の分野にテーマを絞ったイベントを開催すれば、同じようにその分野にとても関心の高い参加者を集めることができ、逆にテーマをそれほど狭めなければ様々なタイプの参加者を集めることができます。

どのような人が集まるイベントにするかは主催者次第です。どのような人をターゲットにして、何を目的としたイベントにするのか。ひとつずつ明確に決めていくことがイベントの成功へとつながります。

では、実際にイベントを開催するにはどうしたらいいのか、一通りの順序を載せたので参考にしてみて下さい。

1. イベントの目的を決める

まず初めに目的を決めましょう。自分が興味のある分野について意見交換をしたい、自分とは異なる業種の人と話してみたい等、何か自分がやりたいことがある場合、それを目的としたイベントを企画すればよいのです。すでに同じことを目的としたイベントが開催されているかもしれないので、まずはインターネット等で下調べをしてみて下さい。そして自分が理想とするイベントが開催されてなかった場合は自分が主催者となってイベントを開催してみましょう。この企画から開催までに至る間、自分が最初に設定した目的からぶれずに進めることが大事です。目的が明確であれば、イベントの会場やどのような人を集めればいいかなどの詳細も自ずと決まっていきます。

イベントの目的が決まったら、次はみんなにわかりやすいイベントの名前をつけましょう。イベント名は参加者が1番最初に目にするものなので、主旨が明確に伝わり、かつ参加意欲をかきたてるようなイベント名をつけることが重要です。

2. 会場、日時を決める

自分が設定したテーマ/目的のイベントを開催するのに最も適した会場を選びましょう。その際、参加人数、時間、そしてイベントの種類によっては必要な機器(マイクやプロジェクター)が利用可能かなどが考慮すべき点として挙げられます。会場の選択肢としては、

  • 公共施設(市民会館など)
  • 民間の貸会議室
  • 自社の会議室
  • カフェ等があります。

それぞれにメリット・デメリットがあるので、十分考えた上で決定しましょう。

会場 メリット デメリット
公共施設(市民会館など) 利用料金が安い。 その地域に住んで無ければ利用できないなどの規則がある。場所が限られている。 予約はかなり前に済ませなければいけない。
民間の貸し会議室 部屋の大きさが選択可能。プロジェクター等の貸し出しを行っているところがある。交通に便利な場所にある場合が多い。 利用料金が高い。
自社の会議室 タダで利用できる場合がある。設備が整っている。(プロジェクター等) 利用を禁じている場合がある。
カフェ 飲み物を自分で用意する必要が無い。 少人数での勉強会など、イベントの種類が限られる。

日時に関しては、まず開催日を平日か休日のどちらにするかを選びましょう。平日ならば早くても午後7時またはそれ以降で、時間も1~2時間ほどに限定されてしまいます。休日であれば朝から晩のいつでも設定することができます。自分のイベントの目的に長さを合わせ、また会場が確保できるかどうかも考慮しながら開催日を決めましょう。

3. 告知する

最初から何十人も集まるようなイベントを開催するのはハードルが高いので、小規模でのイベントの開催をおすすめします。知人などを集めても構いません。イベントの運営がしやすいように人数や招待する人をうまく調節しましょう。Facebookやtwitterを使えば、より多くの人にイベントの告知ができます。その場合、参加者同士も初対面であることも多いので人脈を一気に広げることができます。また、会場によっては人数が限られてしまうので人数が多すぎたり、逆に少なすぎたりしないように注意しましょう。

告知する内容は主に下記のとおりですが、必要に応じて情報を追加して下さい。

  1. イベント名
  2. 開催日時、場所
  3. 内容(開催形式)
  4. 料金
  5. 定員
  6. 参加登録方法
  7. 懇親会の情報

またSNSだけでなく告知する際の有効な手段として、イベント開催支援ツールがあります。これを使えば面倒な事務手続きが簡略化されるだけでなく、今後定期的にイベントをひらく際、メンバー管理などが簡単にできるのでぐっと告知の手間がはぶけます。

Doorkeeperではコミュニティ機能を使って皆様のイベント開催のお手伝いをしています。まずあなたのコミュニティを作りましょう。(例;東京で集まりたい人の会)そしてこのコミュニティにメンバーを追加して下さい。すると、新しいイベントを行う際、登録されたメンバー全員にメールで告知できたり、参加登録フォーム付きのイベント告知ページを作成することができます。また、Doorkeeperの大きな特徴の一つとして、PayPalを通して、事前に参加費を集めることができます。参加費を事前に集めることで急なキャンセルの防止やイベント当日の受付けの混乱防止にも繋がります。詳しくはDoorkeeperのホームページをご覧下さい。

4. 懇親会の予約をする

せっかくなので集まっていただいた方々と親睦を深めましょう。懇親会は大きく分けて2つのタイプがあります。ケータリングや出前を頼みそのまま会議室で行う形と、居酒屋などに移動する形です。ピザ等を頼み、会議室でそのまま懇親会を行えば、移動時間も節約でき経費も比較的安く抑えられます。立食にすれば参加者と自由に話すことができるので、より多くの人と交流できます。しかし、飲食禁止の会議室も少なくないので事前に調べておくと良いでしょう。居酒屋等で開催する場合は会場から近いことが第一条件です。あらかじめ人数を把握し、予約しておくとスムーズに移動できます。当日キャンセルが発生したり、飛び入り参加する人がでる可能性を考えて、人数が変動するかもしれない旨をあらかじめお店に伝えておくといいでしょう。また、コースを頼んでおけば注文の手間が省ける上に予算もあらかじめ計算できるので参加者に先に料金を伝えておくとことができますし、会計もスムーズに行えます。

5. 準備する

イベントの成功は準備をどれだけ入念に行ったかで決まるといっても過言ではありません。準備さえしっかりしておけば、当日やることは実はそれほど多くありません。手助けツールにあるチェックリストも使いながら確実に用意を進めていきましょう。準備することは開催直前まであります。

自分用のマニュアルを作る

「マニュアル」というと面倒くさく感じるかもしれませんが、要は決定していること(会場の場所、時間)や必要なもの、何かトラブルが起きた場合の対処法、その他思いついたことを記録していけば良いのです。その中で一番重要なのは進行表です。当日の分刻みのスケジュールを軸に、開始時間、終了時間、予定しているプログラムの所要時間や担当者、用意すべきものを一覧にして作っておきます。それによって、当日の流れを把握しておくことができ、進行がスムーズに行えます。

スケジュールを作成するとき、無理がなく少し余裕をもってつくりましょう。早く終わってしまうときは休憩を挟んだり、参加者同士の交流に時間を当てれば良いのですが、スケジュールが押している場合、会場に時間の制限があることも多く、イベントの最後が慌しくなってしまう可能性もあります。また、プロジェクターがうまく映らない、マイクの調子が悪いなどの機材のトラブルが起きることも考えられます。それらを想定し、進行表の想定時間は1割から2割ほど余裕を持たせておきましょう。

特に忘れられがちなのが会場の後片付けです。当日、最後に会場を片付ける時間をスケジュールに入れておくことを忘れないで下さい。

会場の下見をする

当日の様子をイメージして、受付の場所や対応の仕方、荷物の置く場所などを自分が参加者になったつもりで一度シュミレーションしておくと良いでしょう。会場の場所がわかりにくいときは目印となるものを見つけ、参加者に伝えておくと道に迷って開始時間に遅れてしまうなどのトラブルが防げます。

当日、会場をセッティングする

会場には30分~1時間ほど早く入り、準備をしましょう。

  • 座席の配置
  • 受付準備
  • プロジェクターの準備とパソコンとの接続確認
  • 案内準備

主に必要なことは上記の4つです。座席は人数分あるか、またどう配置するといいのか、どの席からも見える位置にあるか等を確認します。また、参加者の出欠を取ったり、参加費を徴収する場合は、分かりやすい場所を確保しましょう。プロジェクターが必要な場合、レンタルだと設定を変えたりなど手間取ることが多々あります。各種調整をして、パソコンがちゃんと映るかを確認しましょう。最後に、参加者が会場に着いたがどの部屋かわからない、ということが無いように、張り紙をする等参加者が確実にたどり着けるよう準備をします。

6. イベントを開催する

当日、会場の準備を済ませたらあとは参加者の到着を待ちましょう。

参加者は初対面であることが多いので、ネームカードを用意し、どういった経緯でこのイベントへ参加するに至ったかなど雑談を交えながら自己紹介をします。最初は雰囲気が固くなりがちなので、主催者は積極的に参加者に声を掛けるようにしましょう。社会人同士でしたら、名刺交換などをするのも良いでしょう。

参加者が揃った後は用意したマニュアルをもとに進行します。しかし準備の段階で思い描いていたのとまったく同じように進むとは限りません。臨機応変に対処することが必要です。時間管理は徹底することを忘れずに。

また、イベントの最後に次回開催に向けて参加者の意見を聞く時間を設けておくととても参考になる意見を聞くことができます。目的は達成できたか、形式は合っていたかなどを議論する、あるいはアンケートを用意しておき記入してもらうと良いでしょう。

7. 懇親会に参加する

懇親会を会場で行うか、移動して別の場所で行います。形式にもよりますができるだけ多くの人と話すようにし、イベントに来て頂いた方がまた参加したいと思わせるような懇親会にしましょう。懇親会も含めて「イベント」です。しかし、懇親会の場では主催者自身も楽しむことを忘れないで下さい。お会計がスムーズに済むよう、事前にお金を集めておくのもいいかもしれません。

8. イベント終了後

イベントを終えたらまず参加者にお礼状を送りましょう。お礼状を送ることで参加者と良好な関係が築けます。次回のイベント開催が決まっていたらその告知をしても良いでしょう。また、イベント参加者に感想をブログなどに書いてもらうと、反省点はもちろん、良かった点を次回のイベントに活かすことができます。反省点を改善していけば、もっと多くの人がイ ベントに訪れるかもしれません。また、イベントが成功したら定期的なものになる可能性があるので、参加していただいた方に感謝の気持ちを伝え、イベント後 もtwitterやFacebookなどで交流を保っておくと良いでしょう。

Doorkeeperでイベントを開催して、様々な人が集まるコミュニティを作りませんか?


Doorkeeperでは、イベント開催に必要となる申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などの豊富な機能を無料で提供しています。
Doorkeeperでコミュニティーを作成してイベントを開催すれば、各イベントや参加者の管理が容易になり、より良いイベントの運営が可能となります。まずは無料でイベントを作成してみませんか?


イベントを作ってみる