イベントを開催する時は、参加費を事前に徴収することで、金銭的な損失を被るリスクを大幅に減らすことができます。また、イベントに実際に来る人数を正確に把握することができるため、運営コストが下がり、参加者にとっても良いものとなります。

私自身、Tokyo Rubyist Meetupというソフトウェア開発者の交流会の主催者として、多くのイベントを開催してきましたが、イベント開催者として一番心配になるのが予算の問題でした。私の開催したイベントの多くは、少人数で費用も少なく、気軽に参加してもらえるようなものでしたが、もし数百人規模のイベントを開こうとすると、計画通りに参加者を募って、予算内に抑えることができるかは非常に重要な問題となります。

私がそうした交流会を開催し始めた当初は、開催日当日に参加費を徴収していました。当初から、申し込みはあっても実際にイベントには来ない参加者を考慮して、約10〜20%ほど申し込み人数分かかる費用に加えて上乗せして参加費を設定していました。しかしながら、イベントによっては当日の申し込みキャンセルなども多く、予算を上回ってしまうこともありました。

ここで、参加費を当日支払い制にすることで私自身が感じた問題点は大きく2つあります。1つ目は、参加者はより多くの金額を払わなければならず、損をしているということです。そして2つ目は、もし参加者が想定していたよりも少なかった場合には、主催者が自腹で残りの分を支払わなければならなくなり、非常にリスクが高いということです。

私自身、こうした問題点を感じ始めてから、主催していたイベントもDoorkeeperの機能を使って、徐々に前払い制に切り替えていきました。私の場合は、価格に少し差をつけることで従来の当日支払いのオプションも残して、参加者が前払いか当日払いかを選べるようにしました。このように、前払い制を導入したことで、当日実際に来る人数を正確に把握できるようなり、事前に想定した人数に達しなかった場合でも会場等の規模を調整することが可能になって、金銭的にもかなりのリスクを軽減することに成功しました。

イベントを主催する場合は、このように前払い制にして事前に参加費を徴収することで、あらゆるメリットを得ることができます。また、Doorkeeperの機能の1つでもある、当日支払いのオプションも追加することによって、参加者を最大限増やすことが可能になります。このように、主催者自身のリスクをなるべく減らしながら、より参加者自身にもメリットのあるイベント運営ができれば嬉しく思います。

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