イベントの成功はどれだけ入念に準備をしたかにかかっている、といっても過言ではありません。
準備をしっかりして、イベントを大成功させましょう!

イベントの主旨を決める

イベントの主旨は明確に設定しましょう。主旨が定まることによって、イベントの規模や会場、どのような人を集めるか等詳細が決まるからです。イベントを企画している途中で最初の目的からずれてしまうことがあります。そうならないためにも、決めたことは紙に書き、忘れないように工夫をしましょう。

イベントの流れを考える

主旨に合わせてプログラムを作ります。
準備と片付けの時間も計画に入れるのを忘れないで下さい。また、イベント当日はパソコンの接続が上手くいかない等トラブルが発生する可能性があります。トラブルが起こる可能性を念頭にいれ、余裕のある計画を建てましょう。

会場の確保

規模、予算に合わせた会場を確保しましょう。会場を選ぶ時は、アクセスの良さや会場のレイアウトも考慮して、自分が開催したいイベントに合うか判断して下さい。飲食の可否や使用できる機材の確認をすることも忘れずに。できれば一度下見に伺いましょう。
会場の候補としては、公共施設(市民会館など)、民間の貸会議室、自社の会議室、カフェ等があります。ネット上で、貸し会議室を検索できるサービスもあります。また、無償で勉強会のために会議室を貸し出している企業もあるので連絡してみると良いでしょう。

イベントの宣伝

主旨にもよりますが、多くの人が集まるイベントというのがイベント成功のための1つの条件と言っても良いでしょう。イベントのプロモーションには力を入れましょう。友人に協力を募って口コミを利用したり、TwitterやFacebookでの宣伝、イベントカレンダーや掲示板を使って、宣伝することができます。
Doorkeeperには、自分のコミュニティのメンバーにイベントのお知らせを一斉送信できる機能があるので、簡単に宣伝できます。

参加者の出席管理

キャンセルを防ぐためにも、参加者の管理を徹底しましょう。参加者へこまめにイベントのリマインダーメールを送ることでイベントへの参加意識が高まります。
Doorkeeperでは、イベントの前売り券の販売を行うサービスを提供しています。事前にチケットを購入していると、イベントをキャンセルする確率がぐっと低くなります。

懇親会の準備

イベント開催後には、参加者同士の交流を深める懇親会を設けておきましょう。イベント準備と同じ要領で、参加者の管理や会場(移動する場合はイベント会場からの近さ等)を決めましょう。
例えばDoorkeeperでは懇親会参加者用と参加しない人でチケットを分けて販売することができます。

当日準備

会場には30分~1時間ほど早く入り、準備をしましょう。座席の配置や受付準備、プロジェクターの準備とパソコンとの接続確などを確認します。時間があればリハーサルをしておきましょう。

以上がイベントの主催者が準備しておくべき事です。
イベント開催後も、参加者にお礼状を送ったり、フィードバックをお願いすることで次回のイベントに役立つ意見を得ることが出来ます。

イベントを開催する際は準備を入念に行い、イベントを何度も開催することでより良いイベントが運営できるようにしたいですね。

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