イベント開催前も開催中も出席管理は重要です。

イベント開催前の出席管理

参加人数によって会場の大きさや飲み物の量等が変わってくるので、イベント開催前の出席管理は徹底しましょう。リマインダーメールを送信して、期日までに参加を促したり、参加者リストをつくっておくと良いです。

例えば、イベント運営管理システムのDoorkeeperを使えば、Web上で簡単に出席確認ができるので、参加者にとってもイベント運営者にとってもお互いメリットがあります。また、事前にイベントのチケットを販売をすると、キャンセルが減り、とても役に立つのでおすすめです。

イベント開催中の出席管理

イベント当日に参加費を回収する場合、お金の管理のために出席管理は必須だったり、無料のイベントでもイベント終了後にお礼のメールを送ったり、後日参加者と連絡を取るためにも、出席管理はとても重要です。

ここではイベント開催中の出席管理について説明したいと思います。まず、受付は参加者が見落とすことのないよう、入り口の近くでなるべく目立つように設置しましょう。
一番オーソドックスな方法は、参加者リストを用意して、参加者の名前にチェックをいれていきます。しかし、この方法は特に参加者が多い場合には時間がかかってしまうのでおすすめできません。

受付をスムーズに済ませる場合にもイベント運営管理システムが有効です。Doorkeeperでは、Webを使って参加者管理をする方法とアプリを使う方法があります。

Web上から参加者の名前で検索、フィルタリングしたり、参加者リストから参加者をクリックするだけで簡単に出席管理ができます。
Doorkeeperのアプリをスマートフォンにダウンロードすれば、チケットのバーコードリーダーを読み取ることができます。チェックイン情報は、Web上に保存されますので、iPhoneをチケットにかざすだけで、出席管理ができます。

※ Doorkeeperのアプリは無料でダウンロードできます。

イベントの出席管理を怠ると、 キャンセルが多々発生して自腹でキャンセル料を払うことになったり、イベント参加者に連絡したいが、誰が実際にイベントに来たのか分からない等、様々な問題が発生します。イベントの運営をスムーズに行うためにも、出席管理はしっかり行いましょう。

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