1. 「何の為のイベントなのか」を絶対に忘れない

当日集まった人の雰囲気や、会場、時間の都合で企画が少しずつ変わっていくことがよくあります。しかし、そんなときでも「何の為のイベントなのか」ということを常に念頭に置くことで、今何をすべきなのかが見え、どうすれば当初の目的を達成できるのかも見えてきます。

2. 時間管理を徹底する

「1」を達成するためにも、イベント開催において最も重要なのが時間の管理です。その為には事前準備はもちろん、当日は必要に応じて時間をコントロールする必要があります。

事前準備

進行表の作成:大まかな流れが書いてあるプログラムを参加者に配布することも時間管理の目安を知ってもらうという点では有効ですが、それとは別に運営する側に対して開始時間、終了時間、所要時間などが一覧になった進行表を作成します。ここでのポイントは無理のないスケジュールを設定することです。その為にトラブル対処やロスタイムをあらかじめ時間設定に含めること、スピーチ等がある場合はリハーサルを行い、大体の時間を把握しておくことがカギとなります。(5分予定のスピーチであれば4分、10分間のスピーチであれば8分と短めに伝えておくのも良いかもしれません)

当日の時間コントロール

進行度合いは常に把握し、必要に応じて省略・短縮します。所要時間が記入された進行表を見ながら、臨機応変に進めることが必要です。予定通りにイベントが進まないことに抵抗を感じるかもしれませんが、まずは時間厳守が鉄則です。予定より早く終わる分には、歓談や途中で休憩を入れることもできますが、会場を○○時まで、と借りているときは延長できない場合が多いですし、予定時刻の延長は参加者の負担にも繋がります。講師を招くようなイベントの形式では、あらかじめ時間のサイン(残り時間を伝える方法や「急げ」の合図など)を決めておく方が良いでしょう。また、休憩の終了の合図にキッチンタイマーなどを使用すると気兼ねなく割り込むことができます。

3. トラブル予防策を怠らない

どんなに入念な事前準備をしていても、電車の遅れや機械のトラブル等当日は予測できないことが起こります。起こりそうなトラブルを事前に考え、対策を考えておくことで当日スムーズにイベントが開催されるようにしましょう。

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