イベントを開催する会場を決める

開催するイベントの趣旨、規模にあった会場を考えましょう。
まずは、会場を決めるにあたり、下記を今一度、確認しておきます。

イベントの趣旨
参加人数
イベント日

※ 会場によっては、数ヶ月前からの予約が必要となる場合もありますので、ご注意下さい。

次に会場の立地、設備等で必要なもの検討して、インターネットで会場を検索するのが簡単です。
Doorkeeperでは、事前に参加者がどの地域に住んでいるか確認することができるので、会場決定において、非常に役立ちます。

会場はどんな会場が最適か（公共施設、会議室、カフェなど）
最寄駅、駅から会場までの距離、行き方が複雑ではないか
価格は適切か（赤字にならないか）
会場のレイアウトに問題がないか（机、椅子等のレイアウト）
必要な設備はあるか（ネットワーク、スクリーン、プロジェクター、マイク、ホワイトボード、冷暖房、コンセントなど）
キャンセル料や時間延長などについて
トイレの利用、十分な数が設置されているか
ゴミの処理、分別について

上記を参考に会場が絞り込めたら、会場下見の予約をして、現地の下見をしましょう。
実際の会場はホームページに掲載されている写真と雰囲気が異なっていたり、説明されている内容と矛盾していることがあります。ぜひ、会場の下見をしてください。下見の際には、カメラを持参して会場の様子を撮影しておくことをおすすめします。
そのときに、カメラを持って行き、会場を撮影しておくのをおすすめします。
その写真は下見に参加できなかったメンバーと共有したり、イベントの告知をブログ等で行う場合にも利用できます。

実際に足を運んで会場を確認し、問題がなければ早めに予約しましょう。
時期やタイミングによっては、入れ違いで会場を確保できない場合もありますので、気をつけて下さい。

Doorkeeperでは、無料で勉強会の会場を提供している企業の一覧を、IT勉強会の会場に掲載しています。是非ご活用ください。