参加者の欠席は、人数の調整をし直さねばならなかったり、スピーチの代役を頼んだりと、手間が増え、直前であればキャンセル料が発生してしまう可能性もあります。

主催者にとって最も避けたい参加者の急なキャンセル(ドタキャン)という事態は、なぜ起きてしまうのでしょうか。

最も大きな原因は、参加者にとってみれば欠席の連絡は直前のほうが言いやすいということが挙げられます。「来週予定が入りまして・・」よりも「今日急に予定が入ってしまいました!ごめんなさい!」の方がやむを得ない、不測の事態である雰囲気が出ていませんか?主催者の気持ちを余所に、対策をしないと、キャンセルは必ずといっていいほど発生してしまいます。しかし急病などのアクシデントは別として、いくつかのポイントをおさえておけば、参加者のキャンセルは防止できます。

ここではどうしたらキャンセルを防ぐことができるのか、その方法を4つ紹介します。

1.参加者との事前交流

まず第一に、イベントの開催よりも前の段階で、参加者と連絡を取り合いましょう。参加者をすでに知っている場合は会ったときにイベントの話をするなどしてイベントに対する参加意欲を維持させることが可能ですが、参加者を直接知らない場合はどうすればよいのでしょうか。その場合にはインターネットを最大限に活用しましょう。インターネット上で交流を深める方法は無数にあります。お互いのことを知っておくと、その相手に会いたいという気持ちから参加意欲が高まります。また、まったく知らない人ばかりのイベントはキャンセルしやすいこともあるので、事前に参加者同士が交流できる場を提供することも主催者の役割といえるでしょう。

2.参加者を巻き込む

イベントの規模や主旨などの必要に応じて主催者を複数名にしたり、会計係や受付係、当日何か必要な機材を持ってきてもらうなど参加者に役割を与えることも効果的です。主催者の役割を少しずつ分担することで、責任を与え、参加者に当事者意識を持たせることができますし、主催者自身の負担も減らすことができるので一石二鳥の方法です。自分が行かないとイベントに支障をきたすという気持ちから、キャンセルできないという義務的意識が高まります。この方法で役割を分担させた場合は、その参加者とより密に連絡をとり、信頼関係を築くことが必要になります。その参加者にキャンセルされる等という事態は絶対に避けましょう。

3.参加費の事前に集金する

参加費を事前に集金することで、キャンセルされる可能性はぐっと下がります。先にイベントの参加費を支払うようにすることで、安易な気持ちで参加の申込をする人が減り、また何か予定が入りそうになった場合も、調整しようという気持ちが芽生えやすくなります。また、キャンセル料がかかることをはじめから明記しておくのも効果的です。これは最も有効な手段かもしれません。

4.リマインドメール

イベントによっては、1ヶ月以上も前に参加を締め切ることがあります。そのような場合、イベント開催日まで時間が空いてしまうので、参加者によっては、どうしても申し込みをしたときよりも意欲が減退してしまうことがあります。それがキャンセルへとつながることを防ぐために、参加者へリマインドメールを送りましょう。前日には開催時間・開催場所への行き方などが記載されたメールを送ると良いでしょう。

また、参加費を前払い制にしたのにもかかわらず、なかなか振り込まない参加者に対しては前日では間に合わないので、3日ほど前に「参加をお待ちしております」などの文言とともに再度入金依頼をしておきましょう。この連絡を怠ると、お金を振り込んでいない為当日キャンセルという事態を招きかねません。

まとめ

キャンセルを防止するには、

  1. 参加者と交流できる場を提供する
  2. 役割を分担させる
  3. 参加費を前払い制にする
  4. 参加意欲を維持させる

いずれの方法を取るにしても、主催者は参加者の立場に立って考え、行動することが大切です。

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