イベントに参加して頂いた方には必ずお礼状をだしましょう。お礼状を出すことでより感謝の気持ちが伝わりますし、相手に良い印象を与えることができるので、特にビジネスの場では非常に重要となります。また、お礼状は手紙で出す、参加者1人1人に即したコメントを添える等工夫を凝らすとより効果的ですが、参加者が多い、時間がない時はメールで済ませても良いでしょう。

お礼状を書くときのポイント

1. なるべく早く出す

お礼状はイベント終了後24時間以内に出しましょう。日が経ってしまってからでは、せっかくお礼状を送っても効果があまり期待できません。

2. 簡潔に

長々としたお礼状は相手が読む気をなくしてしまいます。お礼状は簡潔に書きましょう。あいさつ、イベントに参加して頂いたお礼、イベントに関する短い感想、締めの言葉の4点が基本です。

3. シチュエーションに応じて

ビジネス関連のイベントから、地域交流を目的とするイベントまで、主旨は様々あります。お礼状の文体もイベントの主旨に対応させることが大切です。以下、フォーマルな文体、カジュアルな文体のお礼状の具体例を紹介します。

フォーマルなお礼状

拝啓 新春の候、
皆様におかれましては、ますますご健勝のことお慶び申し上げます。
先日はご多忙の中、「イベント名」に出席頂き、まことにありがとうございました。
非常に多くの方にご参加頂き、有意義な「イベント名」を開催することができました。これも皆様方のご支援とご愛顧によるものと、心から感謝いたしております。
また最後になりましたが、不慣れなことで不行き届きの点が多々ございましたこと心よりお詫び申し上げます。
ご不明な点等ございましたらご連絡下さい。
今後ともよろしくお願いします。
暑さが日ごとに増していますが体調を崩さぬよう、元気にお過ごし下さいませ。

敬具
平成24年1月1日
佐藤 雄太

カジュアルなお礼状

この度は「イベント名」にご参加頂きありがとうございました。
皆様のご協力で「イベント名」を無事終えることができました。
今回講義をお願いした山田先生のお話を始め大変実りのある会だったのではないかと思います。
次回の「イベント名」は来月の半ばごろを予定していますので、その際もご足労頂けたらと思います。
また、質問等ございましたらご連絡下さい。
まずは略儀ながら書中をもってお礼申し上げます。

佐藤 雄太