※この記事は、2023年6月14日に更新されました。）
イベントの受付がスムーズにいかず、困った経験がある方は多いでしょう。
「一度に多くのお客さんに対応できず、行列を作ってしまった」
「参加者の多いイベントでお金を扱いたくない」
「イベントの参加者リストを手入力で作成するのに時間がかかる」
このような受付の課題をなくすには、イベント受付システムの導入がおすすめです。
イベント受付システムには多くの種類があり、それぞれ機能や特徴が異なります。
そして今回は数あるイベント管理システムのなかから、おすすめのイベント受付システムを６つご紹介します。
選ぶ際のポイントもあわせて解説するので、ぜひ参考にしてください。
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目次
イベント受付を効率化するイベント管理システムとは？
イベントの受付業務を効率化してくれる機能を持つイベント管理システムとは、イベント準備、運営、参加者管理をサポートしてくれるイベント運営に特化した機能が搭載されているシステムのことです。
加えて、イベント後のフォローやマーケティングのためのデータ分析も行うことができます。
・イベント前：申込情報の登録、事前決済、リマインダーメールなど
・イベント当日：受付、出欠管理、支払いなど
・イベント後：アンケート実施、データ分析など
このようにイベント管理システムは受付業務だけでなく、さまざまな場面で役立ち、イベント雲栄に必要な機能を備えています。
もちろんイベント管理システムによって違いがあるので、自社のイベント目的に合ったシステムを選ぶことが大切です。
イベント管理システムを導入するメリット５つ
ここでは、イベント管理システムを導入するか検討中の方に向けて、イベント管理システムを導入するメリットを５つご紹介いたします。
1. 電子チケット発行で当日の受付効率化
名前を聞いて参加者リストにチェックをつけるような受付をしていませんか？
イベント管理システムを導入すると、電子チケットを発行して、当日のイベント受付業務を効率化することができます。
参加者は、スマホでQRコードを見せてイベントスタッフがスキャンをするだけで受付が完了します。
また、イベントによってはiPadをイベント会場の入り口に設置することで、無人の受付を行なうことも可能です。
受付に時間と労力をかけないで良い分、他のイベント準備に時間を当てることができます！
2. イベント参加費の集金を効率化
イベントの参加費はどのように集金していますか？
もし、イベント会場の当日の受付で集金をしている場合、少人数のイベントなら運営できると思いますが人数が多くなると難しくなってきます。
そこで、イベント管理システムを導入することで、イベント参加者はイベントに申し込みをする時点で参加費を前払いするように設定ができます。
前払いの良い点は、イベント会場でお金を扱う必要がないことに加えて、イベント申込者のドタキャン率を下げることができるということです。
また、イベントやセミナーの運営にシステムを活用する場合はサブスクリプション機能のついたものがおすすめです。
3. 参加者との情報共有の効率化
イベント管理システムを導入することでイベントの参加者とのコミュニケーション、情報共有を簡単に行うことができます。
手入力でメールリストを管理している方、メールの一斉送信に時間がかかるというイベント運営者の方はいませんか？
イベント管理システムを導入することでイベント参加者にワンクリックでイベント後のフォロー、リマインダーメール、イベント後の参加お礼メール、メルマガなどを一斉送信することができるため非常におすすめです。
4. イベントの参加者のデータ分析
イベント開催の目的にもよると思いますが、特にイベントマーケティングやコミュニティマーケティングを行なっている方、イベントの協賛企業をお探しの方は、イベント参加者のデータ分析ができる機能を搭載しているイベント管理システムがおすすめです。
イベント参加者はどのような経路でイベントの情報を手に入れたのか、イベント当日の体験に満足しているか、そしてイベント参加者のデモグラフィックデータなどを集めて分析しておくと企業に協賛を依頼する際に役立ったり、マーケティング戦略の改善に役立てることができます。
イベント管理システムには、Google AnalyticsやSalesforceなどの分析ツールを連携できるものであったり、システム自体に分析できる機能を搭載しているものがあります。
5. ノーコードでイベント告知ページの作成
イベント管理システムは一般的にイベントの告知ページ、イベント情報の記載されているランディングページを作成できる機能があります。
自社で一からページを作るとなるとプラグラミングの知識や人材、費用が必要になりますが、イベント管理システムを導入することで簡単な操作、ドラッグ＆ドロップなどでイベント告知ページを簡単に作成することができます。
もし、自社のイベントのブランディングに力を入れたい場合はカスタマイズ性の高いイベントページ作成機能を搭載しているイベント管理システムがおすすめです。
6. 参加者管理を効率化
手書きやエクセルシートに手入力で参加者を管理しているイベント運営者の方はいませんか？
イベント管理システムを導入すれば、参加申し込みを行なった方、参加費を支払った方、実際にイベントに参加した方など状況付きで参加者リストが自動作成できます。
また、参加費を未払いの方にはリマインダーメールなどを送信することで払い忘れによる自動キャンセル、ドタキャンを防ぐことができます。
さらに、会場の収容人数やオンラインイベントの同時接続可能人数などに合わせて、参加申し込みの人数を最初に設定することで、自動的に人数までしか申し込みを受け付けないこともできます。
これにより、イベントに申し込んだのに行けなかったという思いをする人は、次回のイベントに申し込んでくれるか、キャンセル待ち機能がある場合はキャンセル待ちに申し込んでくれるでしょう。
ポイント５つ！イベント受付管理システムの選び方
イベント管理システムを選ぶ際は、以下の5点に注目してください。
あらかじめ「何のためにシステムを導入するのか」という目的をはっきりさせておくとよいでしょう。
①操作方法がわかりやすいか
優秀なシステムであっても、操作を覚えるのに時間がかかってしまう、あるいは担当者が変わるたびに丁寧な引継ぎが必要…という状態では、受付業務の効率化は難しいかもしれません。
できればトライアルなどでお試ししてみて、実際に操作性を確かめてみるとよいですね。
あわせて導入方法についても確認が必要です。
クラウド型のイベント管理システムであれば、低コストかつスピーディーに導入できます。
②イベントに必要な機能があるか
イベント管理システムには多くの機能がありますが、多機能になるほど料金も上がります。
そのため自社のイベントに必要な機能を明確にしておき、それを過不足なくカバーできるシステムを選ぶのが、最も効率的といえます。
例えば、オンラインイベントを開催する場合、イベント管理システムがオンラインにも対応しているかを確認しましょう。
一方で主催者と参加者のつながりを大事にしたいのであれば、参加者とのコミュニケーションがとりやすいシステムを選ぶとよいでしょう。
③利用料金が予算内におさまるか
イベント管理システムによっては月々の利用料金だけでなく、初期費用がかかる場合もあります。
また必要な機能がオプションとして付いている場合もあるので、実際にかかる料金を一度シミュレーションしておくことをおすすめします。
単に料金を比較するだけではなく、「機能に見合った料金設定か」「予算内におさまっているか」という点を確認しましょう。
④他のシステムと連携できるか
特にイベントで得たデータをマーケティングに活かしたい方にとって、他のシステムとの連携は重要なポイントです。
Googleアナリティクスや外部CRMと連携させることで、よりイベントの質も上げていけるでしょう。
決済システムと連携できるものも多いので、うまく使えば支払い管理の手間を大きく省くことも可能ですよ。
⑤サポート体制はどうなっているか
初めてイベント受付システムを導入する場合、
「うまく使えないかもしれない」
「トラブルが起きたらどうしよう」などの不安があるかもしれません。
そこでサポート体制が整っているシステムを選べば、困った時はすぐに相談することができます。
イベントの受付業務手入力だと時間がかかる...📝
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イベント受付を効率化！おすすめのイベント管理システム６選
ここでは、おすすめのイベント管理システムを６つご紹介いたします。
1. 【コミュニティの育成に特化した】Doorkeeper
引用：Doorkeeper
料金：1,650円/月～
トライアル：初回イベントは無料で開催可能
外部連携：Googleアナリティクス
基本機能：
イベントページ作成
QRコードチケット
管理者権限
事前決済
メルマガ一斉送信
サブスクリプション
フォトギャラリー
イベントデータ分析
カスタマイズ可能申し込みフォーム
Doorkeeperはイベントの作成からフォローアップまで、まとめて対応できるコミュニティの育成に特化したイベント管理システムです。
QRコード付きのチケット
メルマガ一斉送信
キャンセル待ち
リマインダーメール
メルマガ配信
などイベント運営者と参加者がつながるために必要な機能が揃っています。
また単発のイベントではなく、コミュニティを作成する形式なので、イベント後も参加者とのコミュニケーションがとりやすい点が特徴です。
次回イベントの案内など、コミュニティ内で情報共有を簡単に行うことができます。
2. 【あらゆるイベント形式に対応！】Cvent
引用：Cvent
料金：要問い合わせ
外部連携：多数の製品と連携可能
トライアル：あり
基本機能：
・イベントページ作成
・メール配信
・イベントデータレポート
・MA、CRM連携
・QRコードチケット
・来場者管理
・ライブ配信
・オンライン商談
・オンライン展示会
Cventはイベント管理数540万回以上という、圧倒的な実績を誇るイベント管理システムです。
オンライン、オフライン、ハイブリッドいずれの開催方法にも対応しており、イベントサイト制作からレポーティングまで、一気通貫のサポートが受けられます。
本社がアメリカにあるグローバル企業なので、多言語に対応している点もポイントです。
一方で日本企業向けのサポートも充実しているため、安心して利用することができます。
3. 【決済サービスとの連携もOK】イーベ！
引用：イーベ！
料金：16,500円/月～ ※初期費用55,000円～
トライアル：30日間は無料で利用可能
外部連携：Stripe（クレジット決済代行）
基本機能：
・参加費事前支払い
・カスタマイズ性の高いイベントページ作成
・QRコードチケット
・メール配信機能
・イベントアンケート機能
イーベ！ではイベントの告知ページや申込フォームの作成ができるうえ、カスタマイズ性も高いのが特徴です。
また参加者管理とあわせて入金管理も可能で、未入金者には支払案内をメールで送るなど、細かなサポートが整っています。
イベント終了後はお礼メールの送付やメルマガ配信を通して、「イベント参加者」を「ファン」に育てる取り組みができます。
一斉メールだけでなく個別メールも送付できるので、効果的なファン作りが可能です。
4. 【来場者の管理を一本化】Q-PASS
引用：Q-PASS
料金：要問合せ
トライアル：2週間無料のアカウントが発行可能
外部連携：Googleアナリティクス
基本機能：
・web申し込みフォーム簡単作成
・QRコードチケット
・イベントやセミナーをオンライン配信
・顧客管理機能
・来場データリアルタイム集計
・受付事務局代行、電話サポートなど
Q-PASSを使えば、来場者の受付だけでなく、データ管理も容易です。
QRコードを使ってスピーディーに受付ができるうえ、受付情報はリアルタイムで集計されます。
リマインダーメールや事前決済の機能も整っているので、顧客管理業務はすべて対応できますよ。
標準機能とオプション機能があるため、必要に応じて機能の増減ができるのも、嬉しいポイントです。
イベントごとに「再入場禁止」「入金状況確認」など、細かく設定できる点も便利でしょう。
5. 【ビジネスに役立つ機能が豊富】EventHub
引用：EventHub
料金：要問合せ
トライアル：要問い合わせ
外部連携：Zoomほか映像配信サービス
基本機能：
・カスタマイズ性の高いイベントページ作成
・集客・参加者管理
・イベントやセミナーの動画配信
・リアルタイム掲示板、リアクション機能、アンケート
・イベントデータ分析
・出展者向け管理画面
・出展企業ブースなど
EventHubにはウェビナーや展示会など、ビジネスイベントに役立つ機能が豊富です。
たとえばウェビナーでは疑似ライブ配信を使って安全に運営する、展示会では出展社向けの管理画面を使って主催側の負担を減らすなど、場面に合った機能が使えます。
さらにサポート体制が整っており、操作でわからないことがあれば、チャットで気軽に質問できます。
イベントのリハーサルまで専属の担当者が付いてサポートしてくれるので、イベント運営も安心です。
6. 【セミナーの申し込み受付管理なら】楽らく受付くん
引用：楽らく受付くん
料金：13,000円月
トライアル：なし
外部連携：要問い合わせ
基本機能：
・申し込みフォームの入力チェック
・自動返信メール設定
・参加者店員管理
・受付データインポート
・バックアップ
・メール一斉送信
楽らく受付くんは、セミナーの申し込み管理に特化したイベント受付管理システムです。
セミナーの参加申し込み受付に特化した楽らく受付くんには、申し込みフォームの入力チェックや、自動応答メール、イベントの店員管理、期間管理、そして一括メール送信などのセミナーの受付管理に役立つ機能が備わっています。
イベント参加者の名前を間違って入力してしまった、受付完了メールを個別に送っていて手間、イベントの定員を上回る申し込みをいただいて多くの方にお断りの連絡をしたなどの経験がある方は、ぜひ導入を検討されてみてください。
イベント受付管理システムを使ってイベントの受付をスムーズに！
ここまでイベントの受付をスムーズにしてくれる、イベント管理システムをご紹介しました。
システムごとに特徴があるため、選び方のポイントを押さえたうえで、自分に合ったものを選ぶことが大切です。
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ぜひイベント受付システムを使って、受付業務の効率化を目指しましょう。
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