Doorkeeper
主催者ストーリー

毎回参加してくれるメンバーを増やすことが成功へのカギ!Re:Creator's KansaiがDoorkeeperで実践していること。

株式会社スワールコミュニケーションズ
代表取締役 小山瑞穂さん
Re:Creator's Kansaiの主催者

ウェブマーケティングやウェブ制作のサービスを提供する会社を経営されている小山瑞穂さん。 Re:Creatorʼs KansaiというコミュニティをDoorkeeperで運営しています。

Re:Creatorʼs Kansaiが発足したのは2007年3月。小山さんご自身が「東京などで活躍している方にお会いしたい!お話を聞きたい!」と思ったことからアイディアが生まれ、「せっかくお話を聞くなら、みんなで聞こうよ」ということでセミナーの形式で「リクリセミナー」を開催することになったとか。

「リクリセミナー」では、小山さんが「話を聞きたい!」と思う方がスピーカーとして招かれ、ウェブ業界の人にとって興味深い、幅広いテーマで、新しい知識や情報を得る機会が提供されています。参加人数は30~70人とイベントごとに異なりますが、募集人数に対して、ほぼ毎回90%以上の席が埋まるなど、安定した集客率を保っています。「Webデザイントレンド」という注目度の高いイベントの時には100人を超え、キャンセル待ちが出ることもあります。

Doorkeeperを使ってみて

実は小山さんが「リクリセミナー」運営のためにDoorkeeperを使い始めたのは2011年。2007 年に発足してからDoorkeeperを使い始めるまでの期間、Re:Creator’s Kansaiではどのようにイ ベントを運営・管理していたのでしょうか? 小山さんに伺うと、Doorkeeperを使い始める前は自分たちで申し込みフォームを作って、申し込 みの受付や管理をしていたとのこと。管理にも手間がかかる上、参加予定だったのに来ない人が 多いなど、困ることもあったそうです。第6回リクリセミナーからDoorkeeperを使うようになっ て、まず最初に「ワンクリックで申し込み状況がわかるなんて画期的!楽!」と思ったとか。 Doorkeeperのイベント管理ページでは、画面上にすべての申込者の状況が一覧で表示されるの で、チケット代が未払いの人、チケット代を期限内に払わずキャンセルになった人、支払い済み の人などのほか、イベント開催後には、参加した人、不参加だった人もリストで確認できるので、 楽に管理ができるようになったそうです。

メッセージ機能を積極活用

未払いの人へのフォロー

リクリセミナーは前払いの有料イベントなので、入金の管理も重要。申込者のリストでチケット 代未払いの人がいる場合には、リマインドメールを送ってフォローしているそう。こまめにフォロー することで、払い忘れによる自動キャンセルも防ぐことができますね。

参加予定者へのリマインドメール

また、リクリセミナーを始めた当初は「参加予定者のうち約1割の人が来ないことが当たり前になっ ていた」という小山さん。懇親会に来る予定だった人のうち、約20人が来ない!困った!という こともあったそうです。「ドタキャンをするつもりはなくても、申し込んだこと自体を忘れていた人もいるのでは?」とのことでしたが、すでに会場や食事を予約してしまっている主催者にとっ ては、大変困ります。Doorkeeperを使い始めた後、リクリセミナーでは、申し込みをした人にイ ベント開催1週間前や前日にリマインドメールを送るようになったそうで、それ以来、ドタキャン も随分減ったそうです。

メルマガ配信

Doorkeeperのメッセージ機能を大いに活用している様子の小山さんからは、コミュニティメンバー へのメール配信について、「イベント告知はもちろんですが、他のコミュニティや同じ地域のイベ ントなどの情報も含んだメルマガもDoorkeeperで定期的に発信することで開封率も上がるので は」とのアドバイスも。

集客アップのための工夫

安定した集客率を維持しているリクリセミナーでは、どのような工夫をしているのでしょう? 小山さんが教えてくれた一つ目の工夫は、「イベント開催時に次のイベントの案内をする」。継続 的にイベントを開催したい場合は特に、「毎回来てもらうためには、今回のイベントに来てくれた 人を何人捕まえられるか」が大切だと言います。確定していなくても、「次はいつ頃、どんなイベ ントを開催するかを、なるべく具体的に。その時点でわかっていることを全部伝える」ことを心 がけているそう。その時に「Doorkeeperのイベントページはいつ頃公開予定」ということを伝え、 イベントページを公開したら、コミュニティメンバーにメッセージを配信して案内する、というの が、リクリセミナーで実行している流れだそうです。

二つ目は、「講演者の人にも告知の協力をお願いする」。リクリセミナーの場合、「この人の話 を聞きたい!この人に会いたい!」と、小山さんが思うほど魅力的な人がスピーカーとして登壇し ていますが、小山さんによると「(小山さんと同じように)その人に会いたいからイベントに参 加してくれる人も多い」。主催者側でももちろんFacebookやTwitterで告知をするそうですが、 スピーカーご本人によるSNSでの告知による効果も大きいそうです。

三つ目の工夫は、イベントページの作り方。Doorkeeperのイベントページではマークダウン記法 が使えるので、文章に強弱をつけて、読みやすく、具体的な情報を記載したページ作りを意識す るといいとか。大事な内容は当日までお楽しみ!と書きたいところですが、「講演者の情報や講 演内容を知りたい。ちゃんと知ってから参加したい、という人は意外と多い」と小山さんは言い ます。「タイムテーブルなどがあるとさらに喜ばれる」そうなので、出し惜しみをせず、具体的な イベント内容を記載するのがよさそうですね。 また、リクリセミナーのように定期的に、継続的に開催するイベントの場合には、「第◯回」と いう開催数をイベント名に入れたり、イベントページのデザインを毎回同じにしたり、といったよ うに、統一感を出すことでレギュラー参加メンバーを増やす効果があるそうです。

「セミナーで知識を蓄え、セミナー後のアフターパーティーで同業者の仲間を増やしてほしいから」と、2007年からリクリセミナーを続けている小山さん。ここまで継続してこられたのは、いつもお手伝いをしてくれている女性スタッフたちの協力があったからこそ、と言います。

「社員に業界でも優秀な方の話を直接聞ける機会を与えられる。人と出会うことによって社員が成長してくれれば嬉しい」という経営者としての顔ものぞかせながら、会社の発展と関西のウェブ業界の発展のために尽力するご自身の人柄、そして仲間やスタッフと一緒にイベントを作り上げている一体感がイベントの雰囲気からも伝わってきますね。

小山さんに教えていただいたDoorkeeperの活用方法は、どれもすぐに実行できそうな内容ばかり。ぜひ参考にしてみたいですね!

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?