（※この記事は、2023年6月30日に更新されました。）
今回は、イベントお知らせメールについて解説します。
本記事は、以下のような方におすすめです。
「イベントを開催予定で、お知らせ・開催案内メールに記載すべき内容が知りたい」
「イベントお知らせメールの例文やテンプレートが知りたい」
「お客様に失礼にならない正しいお知らせメールの送り方が知りたい」
こちらの記事では、上記のような方に向けてイベントお知らせメールで記載すべき項目や例文だけではなく、送信のタイミングなどについても解説しています。
告知メールもイベントを成功させるための大切なポイントですので、本記事を参考にメールを作成して見てくださいね。
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目次
イベント案内メールを送るべきタイミングは？
そもそも、イベントの案内メールを送るタイミングはいつが良いのでしょうか？
基本的には、以下のようなタイミングで送信するのがおすすめです。
イベント開催の2〜3週間ほど前まで
まず、イベント開催の2〜3週間ほど前までには、1度目の告知メールを送りましょう。
タイミングが遅れてしまうと、その人の予定がすでに埋まっているということもありえるためです。
開催の前日
さらに、開催の前日にもリマインダーメールを送信しましょう。
これにより、参加するつもりだったのにうっかり忘れていた……という事態を防げます。
このように、イベントお知らせメールを2回送ることで、最大限に参加者を集めることができます。
おすすめ記事：イベント企画書の書き方｜構成と押さえるべき８つのポイント
イベントの案内メールは一斉送信していいの？
イベントの案内メールを一斉送信しても良いのか気になる！という方もいると思います。
本項目では、どのように案内状メールの宛先を設定すべきか？を以下の2つのケースに分けて解説していきます。
社内の場合
社外やお客様の場合
具体的な内容については以下の項目で解説しています。
1. イベントの案内メールの一斉送信：社内の場合
まずは、イベント案内メールを社内に送信する場合です。
目上の方に送信する場合は一斉送信すると失礼になるため、できれば個別に送ります。
一斉送信する場合は、宛先に「◯◯各位（◯◯には「社員」もしくは部署名などを記載）」と記載しましょう。
2. イベントの案内メールの一斉送信：社外やお客様の場合
次に、社外やお客様にイベントの案内メールを送信する場合です。
基本的には取引先に一斉送信すると失礼になるため、できれば個別の宛先で送ります。
個別に送信する場合、宛先は以下のように記載しましょう。
会社名
部署名
役職名
◯◯（相手の氏名）様
一斉送信する場合は、場合に応じて以下のいずれかを記載すると良いでしょう。
お客様各位
取引先各位
ちなみに、「各位」は「皆様方」といったような意味であり敬称です。
そのため、このあとに「様」などの敬称を付ける必要はありません。
「お客様各位」は例外で、二重敬語になってしまっていますが一般的に使われています。
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イベントお知らせ・案内メールの書き方、必要な内容
イベントお知らせメール、開催案内状メールで記載すべき項目には、以下のようなものがあります。
イベント名
宛先
挨拶
イベントの概要
イベントの趣旨
イベント詳細
アクセス方法
出欠返信期限
それぞれの項目をわかりやすく記載するのがポイントです。
1. タイトルには開催イベント名を
まず、イベントの案内状メールのタイトルには開催イベント名を記載しましょう。
「〇〇イベントのご案内」と言ったタイトルが簡潔でわかりやすいですね。
開催日時を先頭に記載するのもよいでしょう。
ただし、タイトルが長くなりすぎるとわかりづらくなってしまいますので注意が必要です。
2. 宛先
本文では、通常通りメールの宛先を最初に記載しましょう。
宛名の記載方法については、先ほどの項目で社内・社外別で紹介していますので、参考にしてみてください。
3. 日頃のお礼・挨拶
社外に対してメールを送る場合、「いつもお世話になっております」「平素よりお世話になっております」などの挨拶を記載しましょう。
社内の場合は「お疲れさまです」など、通常のやり取りで使っている挨拶を記載するとよいでしょう。
4. イベントの概要
どのようなイベントを開催するかを記載します。
たとえば、以下のようなイメージです。
「この度新商品の発売が決定しましたので、〇月〇日に展示会を開催いたします」
「この度、〇〇〇に関するセミナーを開催することとなりました」
このように、イベントの概要は簡潔に伝わるように記載するのがおすすめです。
5. イベントの目的・アピールポイントなど
イベントの目的の他にも、趣旨やアピールポイントなども合わせて記載すると興味を持ってもらえる可能性が上がります。
たとえば、「新商品を一足先にお手に取っていただける機会となっております」などですね。
このように、イベントの目的やアピールポイントには、参加することにメリットを感じさせる内容を記載するのがおすすめです。
6. イベント詳細
次に、イベントの詳細を記載します。
具体的には、以下のような項目をまとめて記載するとよいでしょう。
・内容（イベントタイトル）
・日時
・場所 （例：〇〇駅より徒歩 〇 分などあるとわかりやすい）
・費用
これらをまとめて記載する際には、記号などで区切りをつけるとわかりやすくなります。
7. イベント会場へのアクセス方法
できれば、案内メールにはイベント会場の名前だけではなくその場所までのアクセス方法も記載してあると親切です。
もしくは、住所やマップのURLなどを貼り付けておくのもよいでしょう。
〇〇駅の７番出口や駐車場の有無などが記載してあると来場しやすいですね。
8. 出欠返信の期限
イベントの出欠確認が必要な場合は、返信の期限を設けて記載しておきましょう。
返信期限を設定しておくことで、忘れずに返信してもらえる確率が上がります。
また、期限になっても返信がない場合も、こちらから「期限ですが、出欠についてはいかがでしょうか」といった再度のご案内がしやすくなるでしょう。
また、返信先の担当者名も記載します。
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イベントお知らせメール・開催案内メールの例文
本項目では、上記項目で解説したイベントお知らせメールに記載すべき内容を踏まえた例文・テンプレートを記載しています。
コピーしてお使いいただくことも可能ですので、ぜひ参考にしてくださいね。
【イベントお知らせメール例文・テンプレート】
件名：
〇〇（イベント名）開催のお知らせ
本文：
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇（役職名） 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
この度、新商品の発売が決定しましたので、〇月〇日に展示会を開催いたします。
新商品を一足先にお手に取っていただける機会となっておりますので、ぜひご参加ください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ぜひご来場いただけたらと存じます。
◆詳細 内容：〇〇展示会 日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時 会場：〇〇 （住所・マップなど） 参加費：〇〇
出欠については〇月〇日までにこちらのメールへ返信いただけますと幸いです。
ご不明な点等ございましたら、〇〇までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
イベントお知らせメールには返信期限なども記載しましょう
今回は、イベントお知らせメールについて解説しました。
案内メールは、日時や会場だけではなく趣旨や返信期限なども記載し、よりわかりやすく仕上げることが重要です。
ポイントを押さえたお知らせメールで、イベントの集客率アップを目指しましょう。
こちらの記事では、集客するためのイベントのチラシの作り方を紹介しています。
また、イベント開催に便利なツールをお探しの方には、Doorkeeper（ドアキーパー）がおすすめです。
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