（※この記事は、2023年6月22日に更新されました。）
「イベントの予約管理を手入力で行っていてミスやオーバーブッキングがある」
「イベントの参加費を当日の会場で集めると時間がかかる」
「予約フォームを簡単に作成できるシステムを導入したい」
上記のようなお悩みを抱えているイベント運営者の方はいませんか？
本記事では、イベントの受け付け、予約者への連絡、イベント参加費の集金、顧客情報管理などの業務を効率化する機能を備えているイベント予約システムについてご紹介いたします。
イベント運営業務をもっと簡単にスムーズにしたい運営者の方、予約システムの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。
イベントの受付業務手入力だと時間がかかる...📝
Doorkeeperでイベントを開催すると、QRコードのチケットを発行できます🎫！スマホを見せるだけのスムーズな受付にしませんか？
Table of Contents
イベント予約システムとは？
イベント予約システムとは、イベントの予約管理システムのことです。
セミナーやイベント、勉強会、展示会など様々なイベントの予約を受け付けることができ、一般的に参加者がオンラインで参加予約を行うと予約者情報として、予約管理システム内で管理されます。
さらに、イベントの開催日が近くなると、参加者にリマインドメールを送信するよう設定もできます。
イベント予約システムの基本的な機能は以下の通りです：
・参加者管理
・イベント予約ページ作成
・リマインドメール送信
・メルマガ送信
・クーポン発行
・イベントのQRコード発行
・オンライン決済
など
おすすめ記事：【2023年】イベント管理システム８選を比較！無料で利用できるものあり
イベント予約システムを導入するメリット４つ
次に、イベント予約システムを導入するメリットを４つご紹介いたします。
1. イベントの予約管理業務を効率化
手書きや手入力でイベント予約の管理を行なっていませんか？
規模が小さいイベントであればなんとかなるかもしれませんが、参加者が多い場合、予約者の中でも参加費用を支払い済み、未払い、キャンセル、キャンセル待ちなどの状況に分けて管理をすることが難しくなってきます。
しかし、イベント予約管理システムを導入すると、２４時間自動でイベントの予約を受け付け、ネット予約と同時にオンライン決済にも対応していることで参加費徴収まで管理することが可能です。
事前にイベントの収容人数を設定し、予約者が最大人数に達すると自動で予約の受付を停止してくれます。
こうすることで、参加人数に達した後の予約者に電話やメールで満席を伝える必要もなくなります。
2. 参加者にとっても予約しやすくなる
イベント参加者にとっても、イベント予約管理システムがあることでイベントの予約を行いやすくなるというメリットがあります。
まず一つ目の理由としては、24時間イベントの予約を受け付けているため自分の好きな時間帯に予約を行うことができる点があります。
次にオンライン決済に対応していることでコンビニや銀行振込をしなくてもネット予約で全てを完結させることができます。
最後に、人がイベントを見つけたときにすでに満席になっていた場合でもキャンセル待ちに申し込むことでイベントに参加するチャンスを得ることが可能です。
3. イベント運営の改善に役立つ情報収集が可能
イベント予約システムを導入することで、イベント運営の改善に役立つ情報を収集することができるようになります。
現在自社でおこなっている集客方法は効率的か、何か改善点があるかなどを検討する際の材料となるデータをイベント予約管理システムで集めることができます。
まず、予約管理システムには予約フォームをカスタマイズ・簡単に作成できる機能があります。
予約フォームを作成する際に設問をカスタマイズし、イベントマーケティングや協賛企業へ提供する情報を集めることができます。
さらに、Google Analyticsなどに連携できるものであれば、イベントの予約ページにどこからトラフィックが流入しているのかなどの情報を得ることが可能です。
4. 集金業務の効率化
オンライン決済に対応したイベント予約システムを導入することで集金業務を自動化することができます。
また、イベント参加費の支払いを忘れていた！という予約者をなくすためにリマインドメールを送ることも可能です。
規模の大きいイベントであれば、イベントの参加費を前払いにすることでイベント会場の受付時にお金を扱うこともなくなり、ドタキャンも防ぐことができます。
イベント運営・管理ツールのDoorkeeperであれば、参加者200人のイベント受付を20分で済ませることが可能です。
イベント予約システムを選ぶ際のポイント３つ
次にイベント予約管理システムを選ぶ際に注目したいポイントを３つご紹介いたします。
システムの導入を検討している場合はぜひ参考にしてください。
1. 必要な機能を備えているか
イベント予約システムを導入することでどのような問題を解決したいかを明確にしておきましょう。
予約管理システムを選ぶ際には、その問題を解決してくれる機能があるかどうかを軸に選ぶことがおすすめです。
また、外部のサービス合わせて利用したい場合は、外部との連携にも対応しているか、プラグインなどがあるかを確認しましょう。
そして、今後イベントの規模を大きくしていきたい場合、スケーラビリティにも注目できます。
2. 予約管理システムの使いやすさ
イベントの運営において、実際にシステムを運用する人がすぐに使うことができるか、使いやすいかを確認しましょう。
カスタマイズ性が高いものでも使い方が複雑であったり、専門的な知識を要するものでは使い始めるまでに時間がかかったり、システムが社内に定着しないという結果になる恐れがあります。
3. オンラインイベントに対応しているか
今日では、ハイブリッドイベントやオンラインイベントの開催が増加しています。
オンラインイベントを開催する予定がある場合は、予約システムがオンラインイベントに対応しているか確認しましょう。
【イベント運営者必見！】おすすめの予約システム10選
イベント予約システムには多くの種類があります。
それぞれに特徴があるので、あらかじめ自分が必要とする機能を明確にしておいてください。
たとえば以下の機能について要・不要を考えておくと、選ぶ際の参考になるでしょう。
・パソコン、スマホ、タブレットからの予約
・メルマガの送付
・顧客情報の管理
・事前決済
あわせて、利用料金やセキュリティについても確認しておくと安心です。
ここではおすすめのイベント予約システムを10個ご紹介します。ぜひ自分に合ったイベント予約システムを見つけてください。
イベントの受付業務手入力だと時間がかかる...📝
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1. Doorkeeper｜コミュニティを作成してリードを育成
Doorkeeperは、コミュニティマーケティング、イベントマーケティングに最適なイベント予約システムです。
まずは、特定のテーマやトピックのコミュニティを作成します。
コミュニティ管理者は、コミュニティメンバーにメールの一斉配信を行うことができるので、イベントに関する情報共有やイベント参加お礼メールの送付も手軽に行うことができます。
また、イベントの参加費は
そのほかオンライン決済やキャンセル待ち、複数の種類のチケット作成、イベントのQRコードチケット発行など、予約や受付をスムーズに進めるための仕組みが整っています。
【料金プラン】
スターター：1,650円/月
プロ：4,400円/月
プラス：8,800円/月
ビジネス：17,600円/月
初回のイベントは無料で開催することができるので、ぜひ試してみてください。
2. STORES予約｜予約から顧客管理まで一元管理
引用：STORES 予約
STORES予約では予約時の細かな設定ができるので、複雑な予約業務を効率化することができます。
たとえば所要時間の設定やスタッフの指名予約、予約メモなどの機能が利用可能です。
Googleカレンダーとの連携もできるため、予定の重複も防げます。
さらに自動で顧客カルテが作成されるため、顧客管理まで一本化できる点も魅力です。
予約情報はCSV形式でダウンロードできますよ。メールやSMSを使った配信もできるので、リピーター獲得につなげることもできるでしょう。
【料金プラン】
※以下は年契約の場合
無料プラン：0円
ライトプラン：8,778円/月～
スタンダートブラン：26,378円/月～
プラチナプラン：66,000円/月～
無料で7日間試すことができるので、その間に適したプランを選んでください。
3. RESERVA｜業種やイベント規模を問わず使いやすい
RESERVAは細かな機能が充実しており、350種類以上の業種に対応しているイベント予約システムです。
マルチデバイスに対応しているほか、事前決済やメルマガ配信、顧客管理までまとめて行うことができます。
Googleカレンダーをはじめ、LINEやFacebookなどのSNS、Zoomなど、外部システムとの連携がしやすいのもポイントです。
管理者だけでなく、顧客にとっても使いやすい予約システムが作成できるでしょう。
【料金プラン】
*以下は年払いの場合
無料プラン：0円/月
シルバー：5,500円/月
ゴールド：11,00円/月
エンタープライズ：22,000円/月
スイート：46,200円/月
さらに上位のプランもあるので、気になる方は問い合わせてみてください。
4. リザエン｜万全のセキュリティ対策で安心感あり
引用：リザエン
リザエンはプライバシーマークや情報セキュリティマネジメントの国際規格（ISO/IEC 27001）を取得しており、セキュリティの高さはお墨付きの予約システムです。
カスタマーサポートも充実しているため、初めて利用する方でも安心して使うことができますよ。
ビジネス版を利用すれば、すぐに利用できるうえ、コストも抑えられます。
一方でエンタープライズ版を利用すれば、他システムとの連携や機能の追加など企業ごとの要望に沿ってカスタマイズできるため、より業務の効率化につなげられるでしょう。
【料金プラン】
ビジネス版：10,000円/月（＋初期費用20,000円）
エンタープライズ版：要見積もり
無料のトライアル期間が1ヵ月あるので、まずは試してみるとよいでしょう。
5. AirRESERVE（リザーブ）｜Airシリーズで連携、業務を効率化
引用：Airリザーブ
Airリザーブは株式会社リクルートが提供しているサービスの一つで、AirペイやAirレジなどのAirビジネスツールズと連携が可能な予約システムです。
必要な機能だけを組み合わせて使えば、最小限のコストで顧客情報を一元管理できるので、業務効率化につながります。
直感的に操作できるシンプルな画面ですが、キャンセル待ちや仮予約など細かな設定もできます。
Googleカレンダーと連携しておけば、予約情報とスケジュールをまとめてチェックすることもできますよ。
困ったことがあれば、メールや電話で問い合わせをしましょう。
【料金プラン】
無料プラン：0円/月
ベーシック：5,500円/月
プレミアム：要問い合わせ
別途初期費用が発生する場合もあるので、ご確認ください。
6. Goope（グーペ）｜ホームページとイベントページをまとめて作成
引用：グーペ
グーペは、専門的な知識がなくても短時間でホームページを作成することができる予約システムです。
テンプレートがあるため簡単に作成でき、Youtubeなどの動画を挿入することも可能です。
サービスの利用登録は手軽で、最短3分ほどで完了します。
ホームページに予約フォームを設置すれば、ホームページ内でイベントの予約受付が完結するので手間がかかりません。
GoogleマップやPayPal、TwitterやLINEなどのSNSツールと連携して、集客や販促に活かすこともできるでしょう。
【料金プラン】
※以下は年契約の場合
ライト：1,100円/月
スタンダード：3,300円/月
気になる方は、無料で15日間のお試し利用ができます。
7. EDISON予約｜イベントやセミナーに特化した予約システム
引用：EDISONE予約
EDISON予約は、「スクール向け」「サロン向け」など、9タイプのテーマがあるイベントやセミナーに特化した予約システムです。
そのなかの「イベント向け」はイベント特化型の予約システムで、期間限定のイベントやセミナー、展示会など幅広いイベントに対応しています。
複数のイベント予約を同時に受け付けることができるほか、予約受付開始日の設定や人数制限、チェックイン機能など、細かい設定も可能です。
機能は豊富ですが操作はしやすく、パソコン操作に慣れていない方向けにかんたん設定もあります。
【料金プラン】
無料プラン：0円
エントリー：528円/月
ステップ：1,078円/月
ライト：2,178円/月
ベーシック：5,478円/月
アドバンス：10,780円/月
有料プランの場合は、トライアルとして初月無料で利用可能です。
8. SelectType｜テンプレートを活用して予約フォーム作成を簡単に
引用：SelectType
予約システムのSelectTypeには、予約フォーム作成のための豊富なテンプレートが用意されています。
たとえば「イベント系予約システム」を選べば、セミナーや説明会に使える予約フォームが自動でセットアップされます。
その後受付時間などの細かい調整を行えば、すぐにWebで予約受付を開始できますよ。
またイベント管理・セミナー管理システムもあるので、イベント告知ページの作成や事前決済、イベント後のアンケート機能まで整っています。
申込情報に基づく統計データも出せるので、さまざまな視点からイベントの分析を行うことも可能です。
単体の機能を使う「個別プラン」と、複数の機能をあわせて使う「パッケージプラン」が用意されています。
【料金プラン】
フリー（個別プラン）：0円
ベーシック（個別プラン）：1,650円/月
プロフェッショナル（個別プラン）：3,300円/月
プレミアム（個別プラン）：11,000円/月
ベーシックパッケージ：3,300円/月
プロフェッショナルパッケージ：5,500円/月
プレミアムパッケージ：16,500円/月
サービス内容によってプランが細かく分かれるため、自分に合ったものを選びましょう。
9. tol（トル）｜スマホで簡単にページ作成ができる
引用：tol
tolは、スマートフォンやタブレットがあれば、簡単に予約受付のための予約サイトを作成できるシステムです。
アプリで操作できるので、パソコンが苦手な方でも問題ありません。
プッシュ通知でお知らせがくるので、リアルタイムで予約状況を知ることもできます。
充実した機能が付いているにも関わらず、月額費用が無料という点も魅力です。
コストをかけずにリマインダーメールの送信や顧客管理、顧客データのCSV出力までできますよ。
ただし事前決済機能を使う場合は、決済手数料がかかるので確認しておきましょう。
10. SuperSAAS｜多言語対応なのでグローバルイベントにも◎
引用：SuperSaaS
SuperSaaSは33言語に対応しており、国内外あわせて19万を超える企業に利用されているグローバルな予約システムです。
対応業種も幅広いので、さまざまな場面で使える点も魅力です。
WordPressをはじめ既存のWebサイトがあれば、プラグインとして統合することができます。
セルフラーニング型のシステムなので、ほかのシステムと比較してコストを抑えられます。
カスタマイズ性も高いので、企業イメージに合った予約システムを作成することができるでしょう。
PayPalやGoogleカレンダーなど、外部ツールとの連携も容易です。
【料金プラン】
無料版：0円
パッケージA：750円/月
パッケージB：1,500円/月
パッケージC：2,250円/月
パッケージD：3,000円/月
パッケージE：3,750円/月
*ただし無料版は商用利用できないため、注意してください。
イベント予約受付を自動化して業務を効率化しよう
以上、おすすめのイベント予約システム１０選をご紹介いたしました。
今まで手作業や手入力で顧客情報管理や予約受付を行っていたという方は、ネット予約システムの導入を検討されてはいかがでしょうか？
運営するイベントの規模やニーズに応じて必要な機能を備えている予約システムを選びましょう。
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