（※この記事は、2023年6月30日に更新されました。）
本記事では、イベントのキャンセルポリシーの例文や書き方のポイントを解説します。
イベントをどれだけ完璧に企画したとしても、参加者のキャンセルは完全には避けられないものですよね。
そこで重要なのが、キャンセルポリシーを決めることです。 キャンセルポリシーを設定しておくことで、参加者との余計なトラブルを防げるでしょう。
この記事では、イベント主催側が押さえるべきキャンセルポリシーの書き方のポイントや、参加者への伝え方についてくわしく説明します。
具体的な例文も記載しているので、ぜひポリシーを作成する際の参考にしてみてください。
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目次
キャンセルポリシーとは？
「キャンセルポリシー」とは、ネット予約や申し込みをキャンセルする場合のルールを定めたものです。
特にイベントでは、参加者のキャンセルによる影響を最小限に抑えるためにも、キャンセルポリシーを決めることが重要になります。
キャンセルポリシーには、たとえば、
・キャンセルの連絡方法（無断キャンセルをされた場合の対応）
・キャンセル料が発生するか（イベント開始日の何日前までならキャンセル料金は不要、もしくは全額返金など）
・キャンセルの可能な期間（当日キャンセルの場合は？）
・イベントの延期または中止になった際の対応
・災害や天候不良など特別な事情への対応
といったような決まりを明記しておくことが大切です。
このような決まり事を作っておくことで、主催者と参加者の間でのトラブルや、キャンセルについての問い合わせが来て慌ててしまうなどの無駄を防ぐことができるのです。
なぜキャンセルポリシーが必要なのか？
今日では、さまざまなものがネット予約できるようになりました。
ネット予約は非常に便利ですが、誰でも簡単に予約できてしまうことで無断キャンセルも簡単にできてしまう点がデメリットと言えるでしょう。
さらに、やむを得ない事情でキャンセルしたい予約者にとってもキャンセルの方法が明記されていることで、無断キャンセルをせずに連絡を行うことができます。
ここでは、キャンセルポリシーの重要性についてご紹介いたします。
1. 参加人数の把握
事前に参加費を支払ってもらったり、キャンセルポリシーを定めることで無断キャンセルやイベント開催日直前になってのキャンセルを防ぐことができます。
参加人数を把握しておくことで、イベントに向けての準備がしやすくなるでしょう。
2. 本当に参加した人に参加してもらうことができる
予約のキャンセルポリシーを設定することで、本当にイベントに参加したい人だけに参加予約をしてもらうことができます。
無断キャンセルをする参加者に参加枠を埋められてしまうと、本当に参加できない人が参加できなくなってしまいます。
3. 損失を削減
参加者がキャンセルが可能な期限内にキャンセルの連絡をしたとしても、すぐに別の参加者が集まるかどうかはわかりません。
そのような際に備えて、キャンセル料を徴収する期間を設けることで経済的な損失を削減することが可能です。
4. 参加者への明確な情報提供
上記のような場合に加えて、本当にやむをえない事情で予約をキャンセルしたい予約者もいます。その場合に、どこにどのようにいつまでにキャンセルの連絡をするべきかを明確にしておくことで、無断キャンセルを防ぐことができます。
5. キャンセル時のトラブル防止
参加予約申込者がキャンセルをしたい場合に、明確なキャンセルポリシーがあることでルールや制限を明確に伝えることができます。
このように具体的にルールや制限を設定することで、キャンセル料を徴収する、無断キャンセルが続く場合は参加予約をお断りするなど、それに従った対応をトラブルなく事実上了承を得た上で取ることができます。
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キャンセルポリシーの書き方のポイント３つ
イベントのキャンセルポリシーを作る上で意識すべきポイントには、以下のようなものがあります。
1. わかりやすく明確な内容にする
2. 災害などの緊急事態が発生した場合の対応を記載する
3. 見やすい場所に記載する
参加者が安心してイベントに申し込みできるよう、以下の項目を参考にキャンセルポリシーを考えてみましょう！
1）わかりやすく明確な内容にする
キャンセルポリシーには、参加者にとってわかりやすいように具体的にキャンセルポリシーを設定しましょう。
たとえば、「イベントのキャンセルを希望する場合は、なるべく早くご連絡ください」という内容だと、何日前までに連絡すればいいのかはっきりせず参加者が困ってしまいますよね。
「イベントの7日前までにキャンセルした場合、チケット代金の50%をキャンセル料として徴収させていただきます。」といったように具体的に内容を記載することで、わかりやすいポリシーを作成することができます。
また、キャンセルの手続き方法・連絡先（メールでの連絡、専用フォームの使用など）も明記すると良いでしょう。
このように、明確な数字を使ってキャンセルポリシーを定めておくことで、参加者の疑問を減らしてトラブルを避けることができます。
2) 災害などの緊急事態が発生した場合の対応を記載する
キャンセルポリシーには、災害や緊急事態が発生した場合の対応を記載しておきましょう。
たとえば、イベント当日に大きな地震や台風が起こらないとも限りません。
災害以外でも、外で行うイベントの場合は、大雨などの悪天候により中止しなければならない可能性もあります。
このような不測の事態が発生した時、イベント中止として返金対応するのか、開催日時を変更するのかというのも記載する必要があるでしょう。
これらの対応についても明確に記載しておくことで、当日に緊急事態が発生した場合の問い合わせを減らしたり、仮に問い合わせが来てもしっかりと説明することができるため安心です。
3) 見やすい場所に記載する
キャンセルポリシーは、参加者の目に付く場所に記載しましょう。
たとえば、チケットの購入時やイベントの申込前のページなどに目を通してもらえるよう表示しておくのがおすすめです。
キャンセルポリシーを読んでもらって、それに同意するチェックボックスを用意しておくのもよいかもしれません。
また、何らかの事情でキャンセルポリシーを変更した場合は、参加者にメールなどで通知すしましょう。
このように、参加者にしっかりとキャンセルポリシーを確認してもらうことで、「知らなかった」などのトラブルを防ぐことができます。
4）連絡先を複数用意する
できれば連絡先を複数用意した方がいいでしょう。
連絡先が複数あることで、一つの連絡先に連絡する手段を持っていなかった場合でも、予約者が別の連絡先に予約のキャンセルを伝えることができ、無断キャンセルを防ぐことができます。
また、予約のキャンセルだけでなく、当日予約者がイベント会場に移動中にアクシデントがあった場合を想定して、当日予約者が遅刻する場合にその旨を伝えることができる連絡先も用意しましょう。
イベントの種類によって遅刻の連絡が必要かどうかは異なりますが、もし必要な場合は、メールアドレスよりも担当者の電話番号などの方がすぐに対応できるため適切な場合があります。
イベントのキャンセルポリシー例文
本項目では、イベントのキャンセルポリシーの例文を紹介しています。
今回は、以下のケースに対応したキャンセルポリシーを記載しています。必要に応じて内容を追記・変更するなど、参考としてお使いください。
1. 一般的なイベントのキャンセルポリシー
2. 申込み後の返金不可の場合
3. 7日前までなどのキャンセルであれば返金する場合
なお、例文では返金対応について記載していますが、キャンセル料金の支払いが必要な場合については適宜書き換えてください。
例文1：一般的なイベントのキャンセルポリシー
【参加予約のキャンセル】
当イベントへの参加予約をお申込みいただいた後にキャンセルをされる場合は、下記までご連絡をお願いいたします。
〇〇【会社名、係、担当者名など】 電話番号：〇〇（対応可能時間：平日◯〜◯時） メールアドレス：〇〇
【キャンセル料について】
参加予約完了後に予約をキャンセルされたい場合は、イベント開催日の前日（◯月◯日）の12:00までの予約キャンセルの場合はキャンセル料がかかりません。
それ以降のキャンセル、当日のキャンセルについては、参加費の100%のキャンセル料が発生します。
無断キャンセルにつきましても参加費の100%のキャンセル料が発生します。ご了承くださいませ。
【キャンセル料が発生した場合の支払方法】
クレジットカード決済の場合：クレジットカード決済を選択された場合、事前に登録いただいたクレジットカードにキャンセル料が請求されます。
銀行振込の場合：銀行振込を選択された場合、指定の銀行口座位にキャンセル料をお振り込みいただくようお願いいたします。
【無断キャンセルの対応について】
事前に連絡なくイベントへの参加を取り消された（無断キャンセル）場合は、事前に徴収させていただいた参加費をそのままキャンセル料として100%いただきます。
無断キャンセルは参加できないお客様にご迷惑をかける恐れがあるため、無断キャンセルが２回連続で発生した場合、今後の参加申し込みを拒否させていただくことがございます。
何卒ご了承くださいませ。
【キャンセル料が発生しない場合の免責事項について】
1. イベント主催者によりイベントが中止された場合、事前にお支払いいただいた参加費は全額返金されます。参加費の返金方法やスケジュールについては、別途お知らせいたします。
2. 家族の不幸や天候、災害などの緊急事態によりイベントへの参加が困難になった際には、ご連絡いただければ、当日キャンセルの場合でも事前にお支払いいただいた参加費を全額返金致します。
* キャンセルが可能な期間をすぎてのキャンセルが複数回続く場合は、参加予約のお申込みをお断りする場合がございます。
【イベント開催当日に遅刻をする場合】
やむを得ない事情により、イベント開催当日に遅刻する場合は、なるべく早急に下記までご連絡をお願いいたします。
イベント終了時までに間に合わない場合は、無断キャンセルになり無断キャンセルの取り扱いに基づいたキャンセル料を徴収させていただきます。ご了承くださいませ。
電話番号：[担当者電話番号]
メールアドレス：[担当者メールアドレス]
例文2：申込み後の返金不可の場合
お申し込みの前に以下のキャンセルポリシーについて必ずご一読ください。
◆キャンセル料について
申込後、お客様都合によるキャンセルの場合チケット代金の返金は致しかねますので、ご了承願います。
※天候や災害などの事態によりイベントが中止になった場合、チケット代金は全額返金いたします。
◆返金方法について
ご指定の口座にチケット代金を返金いたします。キャンセルのご連絡の際に以下の内容をお知らせください。
金融機関名
支店名
口座種目（普通・当座）
口座番号
口座名義（カタカナでご記載ください）
◆災害時の対応・イベント開催中止の場合について
主催者都合によりイベントを中止する場合、災害などのやむを得ない場合を除き、原則として当日までにメールまたは電話でご連絡いたします。
◆お問い合わせ・キャンセル連絡先
やむを得ない事情によりキャンセルを希望する場合は、下記までご連絡をお願いします。
〇〇【会社名、係、担当者名など】 電話番号：〇〇（対応可能時間：平日◯〜◯時） メールアドレス：〇〇
例文3：7日前までなどのキャンセルであれば返金する場合
お申し込みの前に以下のキャンセルポリシーについて必ずご一読ください。
◆キャンセル料について
イベントの7日前までにキャンセルの場合：チケット代金の◯%を返金
イベントの3日前までにキャンセルの場合：チケット代金の◯%を返金
それ以降のキャンセルや無断キャンセルについては返金は致しかねます。
※天候や災害などの事態によりイベントが中止になった場合、チケット代金は全額返金いたします。
◆返金方法について
ご指定の口座にチケット代金を返金いたします。キャンセルのご連絡の際に以下の内容をお知らせください。
金融機関名
支店名
口座種目（普通・当座）
口座番号
口座名義（カタカナでご記載ください）
また、返金時の振込手数料はイベント中止などの弊社都合を除き、原則としてお客様負担とさせていただきます。
◆災害時の対応・イベント開催中止の場合について
主催者都合によりイベントを中止する場合、災害などのやむを得ない場合を除き、原則として当日までにメールまたは電話でご連絡いたします。
◆お問い合わせ・キャンセル連絡先
やむを得ない事情によりキャンセルを希望する場合は、下記までご連絡ください。 電話番号：〇〇（対応可能時間：平日◯〜◯時） メールアドレス：〇〇
まとめ：明確な予約キャンセルポリシーを作成しましょう！
イベントの主催者と参加者の間で信頼関係を築くためには、明確なで具体的な内容のキャンセルポリシーを作成することが重要です。
予約者のキャンセルによってトラブルが発生しないように、しっかりとキャンセルポリシーの内容を確認しておきましょう。
災害が発生した場合や遅刻を連絡する場合などについてもキャンセルポリシーに記載しておくと、参加者も安心してイベントに申し込みできますよね。
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