（※この記事は、2023年5月26日に更新されました。）
イベント企画の担当者になり、初めてで何をどうしたらいいのかアイデアが浮かばず困っている人も多いはずです。
一気にやることを書き出すと、仕事が多すぎて自分に出来るのか不安になりますよね。
一つ一つ順を追って企画を組み立てていくことで、最終的には納得の行くイベントになるはずですよ。
こちらの記事では各ステップごとに順序立てて、イベント企画の手順を説明して参ります。
現実的には、当初の計画通りに問題なく進むということは少ないと思いますが、目安として頭に入れておくだけでも、参考になるかもしれません。
イベント企画に慣れてない方でも、気軽に最後まで読める内容になっています。
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目次
１．イベントの目的を決めることから始めよう
「誰のため（ターゲット）」の「何のイベント」なのか？は明確にしなければならない
目的とターゲットを決めることは、イベントの企画において根幹となる重要な作業です。思い浮かばなければ、「誰のためのなんのイベントなのか？」をイメージしていきましょう。
目的がブレてしまうと、イベントが成功なのかどうか判断できず、次回の企画にも活かせません。せっかくイベントを終えても、想定したような利益が得られない可能性があります。
予算の範囲内で済ませる必要があり、準備期間も決まっているとしたら、余計なコストは払わず、目的に向かって一直線に進めていきたいものです。
ターゲットを決めたら、何のイベントなのかターゲットに伝わりやすい企画を考えていきましょう。
会議で様々なアイデアが浮かんでも、目的はブレてはいけない
企画会議を進めていくとワクワクして様々なアイデアが飛び交い、最終的に当初の目的から離れた企画を作ってしまうことがあります。
目的を変更するほど良いアイデアなら路線変更する価値はあるかもしれませんが、イベントの開催日が決まっている場合、それまでの時間のロスは取り返せません。
目的はひとつに絞って、最初から最短距離で進めるのが理想です。アイデアを足す事と同時に、シンプルにわかりやすいイベントになるよう心掛けましょう。
２．イベントのスタイルによって最適な企画を考える
展示会であれば電源の場所、セミナーであればスライドが見えるか注意
もともと会場が決まっていれば会場選びはできませんが、イベントの内容と会場の相性は確認しておくべきかもしれません。
例えば、自社商品を使ってもらったユーザーの生の声が欲しいなら、展示会での体験を通じて使い心地や感想などを記録して、商品開発に活かすことができます。
試食などを提供する場合は、衛生状態やゴミの処分なども考えましょう。
試食を何にするか散々練った後になって、会場では飲食禁止とわかった時には、絶望しかありません。
コンセントの位置や屋外なら電源の確保など、企画を練る段階で事前に知っておくと無駄に検討しなくて済みます。
セミナーであれば、スライドの見やすさや会場の温度管理をはじめ、休憩時間にトイレが行列になることはないか等、そこまで想定できれば参加者に喜んでもらえる、印象深いセミナーになるのではないでしょうか。
顧客ニーズを忘れて、雑なアイデアにならないように
展示会のように多数のブースを大勢の人が行き交う場なら、他のブースより記憶に残りやすい目立つ企画にしようと張り切ってしまいます。ただ、前章で述べた通り、目的からブレないようにするべきです。
流行や季節感のあるイベントは目を引きますが、成功例を真似して企画すれば、どんなイベントでも成功するわけではありません。ターゲットに合ったイベントのスタイルや、目的を達成できるイベントを企画していきましょう。
「面白い企画にしたい！」という意気込みは必要です。その一方で、イベントに来てくださる方のニーズにきちんと応えているかを忘れてはいけません。
３．イベントに行きたくなるメリットを企画して打ち出す
プレゼントなど特典をばら撒いてメリットにしない
「来場してもらうメリット」を考えると、どうしても来場者へのプレゼント特典などをイメージしてしまいます。もちろんそれも悪くないですが、考え方としては、イベントでアピールしたいことや「目玉商品」のような足を運びたくなるキッカケと捉えたほうが良いです。
例えば、自社サービスと関係ある著名なゲストを呼んで特定の時間にトークショーを行ったり、アンケートに回答して事前予約をした来場者には、高級自社商品の試食ができるなど、工夫次第でいろいろなアイデアを試せると思います。
タダでばら撒くのではなく、効果的な計画を立ててから、しっかりとニーズを捉えて「行きたい！」と思わせることが重要ですね。
確実にターゲットに刺さるメリットを告知で全面に押し出す
言うまでもないですが、告知の段階でイベントにどれだけの人が集まるか決まると言っても過言ではありません。
「行きたい！」と思うかどうかの判断基準は、顧客にとってのメリットの有無と言えるでしょう。宣伝やマーケティングも自社で行うのか、外部に委託するのか考える必要があります。
ターゲット像をより具体的にイメージできるほど、ターゲットが何にメリットを感じるのか想定しやすいはずです。そうすれば、自信を持って告知を打ち出すことができますよ。
集客について知りたい方はこちらの記事もどうぞ。
４．関係者を巻き込みながら、イベント実現可能性を上げていく
関係者のスケジュールを配慮して、仕事依頼は早めにする
企画が固まってきたら、関係者に協力を打診します。
関係者に仕事を依頼するタイミングは、社内の他部署なのか外部に委託するのかによって変わるかもしれません。
申込みの時期によって価格が変わるものであれば、予算のことも考えなければいけませんね。
最高の企画書を作ったとしても、関係者のスケジュールが空いていなければ仕事を依頼できません。早めに打診しておくようにしましょう。
その時には、計画の変更などを視野に入れつつ、確実性の高いものから順番に仕事を依頼するべきです。
予定のギリギリになって仕事依頼をしたり、キャンセルをすると、当然ながら仕事上の関係性が悪化します。
開催までの準備期間が長い場合はこまめに連絡して情報共有
イベント開催までの準備期間が長いと、仕事を依頼した先方から音沙汰なしで不安になる事もあるかもしれません。
すぐに代替業者を見つけられない場合や、それが無くなるとイベントが成立しないような重要な依頼であれば、こまめに連絡して進捗を確認しましょう。その進捗は、業務に携わる全員に共有しておくべきです。
例えば、来場者に配るオリジナルのお土産を発注しても、何らかの事情で海外工場が稼働停止になったり、物流網に関わる事故などで原材料が不足して予定より数量が半分になるかもしれません。
そのような緊急事態でも、こまめに連絡を取り合っていれば、すみやかに双方にとっての妥協案を見つけられると思います。
５．イベント当日や開催直前になったら、プランBの準備も忘れずに
体調不良や悪天候は計画に織り込めない
イベント開催直前、あるいは当日でさえ計画変更を余儀なくされる場面は訪れます。
ゲストスピーカーが体調不良で登壇できなかったり、悪天候による来場者の激減など、いくら計画を立てても避けようがありません。
そのような場合に備えて、プランBは必ず準備しておきましょう。
プランBと言っても同じ効果が見込める代替案ではなく、「もし、ゲストスピーカーが欠席になったら」と事前に想定して準備する程度で構いません。
もちろん完全な代替案があれば良いですが、事前にブッキングしていても、緊急で当日に対応してくれるゲストを見つけるのは難しいと思われます。
ですので、速やかにSNSで来場者へ向けてお知らせしたり、有料チケットを購入いただいている方には、すぐに連絡や返金できる仕組みをプランBと考えて良いでしょう。
イベント企画においては、計画通りに実行できる能力を重宝します。それと同じくらい、柔軟に計画を変更してイベントのリスクを減らしていく臨機応変な能力も求められるのです。
６．せっかく企画したイベントを単発で終わらせるのは勿体ない
イベントに訪れてくれた人とコミュニティを作ろう
イベントが成功したように見えても、実際どれほどの効果が生まれたのか分析が難しいところもあります。
もし、来場してくれた方と長期的に繋がりを持ってコミュニティを作れるとしたら、イベントの効果も測りやすくなるはずです。
そのような悩みを解決するために、Doorkeeperを使ってみてはいかがですか。Doorkeeperは長期的なコミュニティを作ることを前提とした、イベント管理ツールです。
長期的なコミュニティを作ると、回数を重ねるごとにイベントの質を高めていけるだけでなく、イベント参加者のニーズの移り変わりを把握することもできます。
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コミュニティを作れば、企画も立てやすくなる
イベントを企画する上で難しい点は、ニーズを汲み取るのが難しい点です。コミュニティを作ると、その課題を解決する手助けになります。
コミュニティを作ってメンバーからニーズを汲み取ることで、ターゲット層のニーズをより正確に把握することが可能です。
メンバーを通じて似たようなニーズを持った新メンバーが集まり、コミュニティの規模を大きくできれば、イベントの規模も拡大して、好循環になります。
イベント企画初心者がイベントを計画する際のポイント３つ
初めてイベントを企画するという人がイベント企画をする際に押さえておきたいポイントを３つご紹介いたします。
1. ターゲットに合わせて宣伝を行う
イベントを成功させる鍵の１つとして、集客があります。
効率的に集客を行うためには、ターゲットに合わせて宣伝を行う必要があります。
例えば、プログラミング学習者やエンジニアをターゲットにしたオンラインイベントを行いたい場合に、自分の住む近くの地域にポスターを貼るだけで効果的な宣伝ができるでしょうか？
この場合は、TwitterなどのSNSやIT関連のイベント告知サイトを利用することがおすすめです。
このように、イベントのターゲットがよく利用する媒体やイベントの種類などから効果的な宣伝方法を選びましょう。
2. 予算をしっかり計算しよう
予算の管理は難しいですが、具体的なイベント企画書を前もって作成することで、明確に予算を計算することができます。
予算は、計画性が求められるためイベント企画初心者である場合は、イベントの企画書を作り込んで具体的な数字が得られるようにしましょう。
3. 運営スタッフ間のコミュニケーション
イベントを成功させるためには、運営スタッフ同士の意思疎通や目的の共有が非常に大切です。
イベントの当日には、運営スタッフ全員が当日の流れを把握できるように、イベントの進行表や企画書などを事前にシェアしておきましょう。
オフラインイベントの場合は特にすぐに担当者へ辿り着くことが難しいため、事前にしっかり打ち合わせをしなければいけません。
進行表には、スタッフの動きを担当場所別に記載しておきましょう。
また、場所や作業ごとにリーダーを決めて、リーダースタッフの連絡先も載せておくといざという時にすぐに連絡をとることができます。
イベントの進行表について詳しくは、「進行表のテンプレートと作成ポイント！スムーズな進行を実現しよう」をご覧ください。
最後に
今回の記事では、イベント企画の概要についてざっくり解説していきました。
この記事を通じてイベントの主催者と参加者の両方にメリットがあるイベントを企画できるよう願っております。
イベントの企画は苦労した分、成功したときの嬉しさは忘れられません。
コミュニティを作って、定期的にイベントを開催したい！と考えている方は、是非Doorkeeperを活用して気軽にコミュニティを作ってみてくださいね。
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