イベント内容を充実させることは前提として、イベントの存在や日程を誰も知らなければ参加することはできません。
さまざまな広告宣伝のツールや、イベント告知をするフォーマット・サービスが存在していますが、果たしてどのように集客をするのが良いのでしょうか。
こちらの記事では、イベント管理ツールを手掛ける私達Doorkeeperが、数多くのイベント主催者の経験談を踏まえて、イベント集客の方法から告知における重要な心構えを書かせて頂きました。
為になる情報を集めましたので、ぜひ最後まで読んで頂ければと思います。
効果的にイベント集客をする方法は？
ざっくり代表的な集客方法を考えてみると、
SNS
WEBサイト
DM
メルマガ
WEB広告を出す
チラシなどポスティング
上記6つはイベントを主催する上で、誰もが検討するのではないでしょうか。
6つ全てを使って告知しても良いですし、イベント内容やターゲットに合わせて効果的と思われる手段に絞っても構いません。
告知のために広告を打つのは、イベント日の1ヶ月前あたりが良いと言われますが、参加したかったのに申込みを忘れてしまう人もいますので、定期的に告知しましょう。
予算が限られているのなら、それだけ告知や集客にかける時間と労力も制限することになります。
まずは『どのような人達に来て欲しいのか』を想像してみてください。
イベントと一言で言っても内容や規模は千差万別です。あなたが主催するイベントであれば、それに合った集客方法というのは存在します。
その点をひとつずつ確認してみましょう。
イベントを開催する上で、ターゲットや目的を明確化して集客する
イベントの内容（セミナー、勉強会、展示会、物販など）によって、当然ながらターゲットにする顧客も変わるはずです。
まずはイベントを開催するにあたって、参加してもらいたいターゲットを具体的に想像してみましょう。
年齢や居住地、趣味・嗜好などから、参加者が求めているものが何か考え抜くのです。イベント後は、狙い通りのターゲットが来てくれたのか確認作業をしましょう。
狙いとは違った形で参加者が増えたのか、狙い通りだったのか、それを確かめることによって次回以降の参考データとして、リピーター獲得に繋げることができます。
イベント集客へ向けた具体的なツールの活用方法【メリット・デメリット】
ターゲットを想像できたら、この記事の冒頭で提示した代表的な集客方法について、メリット・デメリットなど細かく見ていきましょう。
自分たちのイベント内容と集客方法が合致しているのか、参考にしてみてくださいね。
○SNS（インスタグラムやツイッター、フェイスブックなど）
【メリット】
SNSは拡散力が強く、コストもかからないので手軽な集客方法として人気です。動画配信や参加者データ分析もしやすく、一気に全国や全世界へ告知ができます。現代では、集客においてSNSを使わないという手はあまり考えられません。
【デメリット】
SNSを集客に使うのは当たり前になりすぎて、情報が氾濫し、目立たないこともあります。また、SNSのアカウントを持っていない人へリーチできない点もデメリットです。高齢者などをターゲットとするイベントの場合など、年齢層が上がるにつれて、SNSでの集客は難しくなると考えられるでしょう。
○WEBサイト
【メリット】
WEBサイトも、SNSと合わせてイベント集客に使うのは当然の認識となっています。ですので、イベントに参加したいと思う顧客を逃さない為にも、手軽にイベントの詳細を確認できるWEBサイトは作っておきましょう。
【デメリット】
WEBサイトを作っただけでは集客に繋がるとは言えません。やはりSNSなどと合わせて告知が必要です。また、せっかく参加したいと思っても、申込みフォームへ飛ぶボタンが見当たらなかったり、申込みフォームの入力項目が多いと、嫌気が差して申込みに至らないケースもあります。
○DM（紙・郵便）
【メリット】
届いた後の開封率が高く、認知してもらえる可能性が高い点がDMの良さです。パーソナライズも可能である事や、高齢者は紙に慣れている方が多く、ネットで集客できない層にリーチできます。
【デメリット】
郵送のコストがかかる点と、DMの発送からターゲットがイベントを認知するまでに、かなりタイムラグがあるという点は気をつけなければいけません。
○メルマガ
【メリット】
SNSのアカウントを持っていない人へもメールアドレスで告知ができます。SNSに比べれば、特定の分野に興味を持っているであろうターゲット像を絞りやすく、一般的な広告よりコンバージョン率は高いと言われています。メール内のデザインもSNSに比べれば、自由度は高いです。
【デメリット】
まずメールアドレスのリストが必要で、把握しているメールアドレスが現在使われていない事も考えられます。執拗にメルマガを送ると悪印象を持たれたり、メールを送る時間帯によっても、開封率などの効果に差が出てしまいます。
○WEB広告を出す
【メリット】
リスティング広告やバナー広告など、Webの検索結果や顧客の興味に沿うように広告を提示してくれるので、ターゲットとする顧客へ告知から集客を行うことができます。
【デメリット】
広告が掲載される期間や顧客のクリック数に応じて費用がかかります。また、大規模な広告を打つほど顧客側の参加への警戒感も増すので、開催するイベントの規模と広告宣伝費が見合っているのか検討が必要です。
○チラシなどポスティング
【メリット】
イベント会場の近隣住民へ一斉に告知することで、地域コミュニティの口コミによる参加や、オンライン上にいない潜在的な顧客へリーチできる可能性があります。また、地図データや家賃相場などを推測して、所得階級別にターゲットへアプローチすることも可能です。
【デメリット】
個人の興味や嗜好などを元にしたターゲットの選定が難しく、チラシを配布したら終わってしまうので、宣伝効果の分析が難しいです。ポスティング費用もかかり、チラシの印刷などを自分で行う場合はその手間もかかります。
集客に成功するイベント告知は、開催前だけじゃない
このように、様々なツールを使ってイベント開催前に告知をするのは当然ですが、上記以外にも成功率を高める方法があります。
それは、イベント中に告知をすることです。
イベント中とは？どういうことでしょうか。
初回のイベント中に初回イベントの告知をするわけではありません。イベント開催中に、次回イベントの告知をして『資料のQRコードを読み取って、次回イベントも申し込んでください。』と促すのです。
今、イベントに足を運んでくれている参加者ですから、開催中のイベント内容に興味があることはわかっています。今回のイベントに満足なら次回も参加したいと思うはずです。リピーターを増やす画期的な方法だと思いませんか？
次回イベントの参加の意思を伺って、日程は参加しやすい希望日を募るという方法もアリかもしれません。
もちろん、申し込みを促す以上にイベント内容の質が担保されてなければいけません。行く必要がない満足感の低いイベントなら、必然的にリピート率は下がるでしょう。
集客した以上、魅力的なイベントを作るために、手を抜いてはいけないのです。
ハイブリッド開催ならイベント自体が告知になる？
オフラインとオンラインを組み合わせた、ハイブリッドのイベント開催も珍しくなくなりました。
有料イベントの場合、定員が決まっているオフラインでは赤字が出ても、オンライン視聴者を含めると、黒字化に持っていくことも可能となり、主催者側にとってはかなりメリットがあります。
そのため、ハイブリッドにすることで予算的にイベントの質を高めやすくなり、参加者が満足できるイベントとなるのです。
前章でも述べたように、内容が薄いイベントの告知をいくらしても、リピーターが生まれず衰退していきます。逆に言えば、良いイベントだと認められれば、そのイベント参加者が勝手にSNSで宣伝して集客してくれることもあるのです。
内容がわからないイベントに、お金を支払う人はいません。そのため、オンラインで気軽に「様子見」ができるシステムは重宝されるのです。
オンラインで「様子見」がしたくなるイベントは、演出が派手だったり、オフラインで参加しているリピーターが多いイベントではないでしょうか。そうなるとオンライン参加者も『今度はオフラインで参加してみようかな』という気持ちになりますよね。
リピーターを生むには、イベントの内容を充実させて、新規がスムーズに参加できるサイクルが必要です。イベント自体が口コミで宣伝広告となるような、そんなイベントを作れるように目指しましょう。
もちろん最初からは難しいですが、初めは参加者が少なくても、内容のあるイベントは、回数を重ねる毎に参加者が増えていくはずですよ。
集客した後はDoorkeeper
これで集客における重要なことは、全てお伝えできました。
ただ、集客の他にも、イベント料金の徴収や参加者リストの管理、キャンセル対応やアフターフォローなど、やるべきことがたくさんあります。
大々的に宣伝しているイベントが、キャンセル料金が返金し忘れたとしたら、ネガティブな印象だけが残ってしまいますよね。
Doorkeeperは、そのような事故が起こらないように数多くのイベント主催者様をサポートしているイベント管理ツールです。
参加者のリスト作成から、イベント申込み時の「アンケート機能」、リピーターを増やす「メッセージ機能」まで、充実した機能によって、イベント開催における無駄な手間を削減することが可能です。
集客後のイベント管理に困ったら、Doorkeeperは気軽に使ってみてくださいね。
Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。
Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか？
