（※この記事は、2023年6月30日に更新されました。）
イベント企画を担当されている方、そしてイベントの開催を検討されている方へ
「ハイブリッドイベント」というイベントの開催方式を聞いたことがありますか？
ハイブリッドイベントとは、リアルとオンラインどちらからでも参加できるように企画されているイベントのことを指します。
イベント会場では、リアルにイベントが開催され、同時にオンラインからも例えばコメントや質問、ゲームなどを通して同じイベントに参加することができます。
本記事では、ハイブリッドイベントについて、ハイブリッドイベントのメリットと開催する際の注意点についてわかりやすく解説しています。
ハイブリッドイベントを開催したことがない方またはイベント自体を開催したことがないという方もこの記事を読んで、ハイブリッドイベントの成功にお役立てください！
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目次
ハイブリッドイベントとは？
まず、ハイブリッドイベントとはリアルとオンラインの両方から参加できるイベントのことです。
イベント企画者は、オンラインとオフラインのどちらの参加者も最高のイベント体験ができるようにイベントを企画する必要があります。
参考：2021年イベント調査レポート（Peatix）
Peatixの行った調査によると、回答者の約 78.3% がコロナ感染症収束後もハイブリッド形式のイベントの開催を検討しているそうです。
このように今注目を集めているハイブリッドイベントですが、具体的にどんなイベントを指すのでしょうか？
まずはハイブリッドイベントの悪い例から見ていきましょう。
ハイブリッドイベントの悪い例
しかし以下に当てはまるようなイベントは、良いハイブリッドイベントとは言えません。
・リアルイベントをオンラインで視聴することができる
・リアルイベントにバーチャルの要素を付け加えた
・オフラインで飲食しながらバーチャルイベントを視聴する
・オンデマンドコンテンツを使ったライブイベント
・リアルとオンラインのイベント内容が全く違うイベント
参考：What is a hybrid event - Really?
ではハイブリッドイベントって結局何？
それでは、正しいハイブリッドイベントとは一体なんなのでしょうか？
皆さんは、サッカーの日本代表やアイススケートをテレビで応援したことがありますか？
あると答えた方は、ハイブリッドイベントに参加したことがあると言えるでしょう。
スポーツ観戦は、現地で試合が行われていながらも遠く離れた場所からでも熱くなって参加することができます。
テレビの前の視聴者は、ツイッターなどで呟くと試合の解説者に取り上げられることもありますよね。
しかし、あなたの開催するハイブリッドイベントがスポーツ観戦と同じ規模でなければいけないというわけではありません。
大切なポイントの１つとして、「イベント会場から離れているオンライン参加者も会場にいる参加者と同じように楽しんでくれるイベント体験を作るには何ができるか？」を考えることが挙げられます。
参考：What is a hybrid event - Really?
オンラインとリアルイベントの強みを比較
まずはオンラインとリアルイベントの強みを比較してみましょう。オンラインイベントとリアルイベントに人々が期待するものはそれぞれ違うはずです。それぞれの強みを理解することで、何を企画に盛り込むべきかを明確にできます。
オンラインイベントのメリット３つ
コロナ禍でZoomを使ったミーティングも一般的になり、オンラインイベントの開催は、以前よりハードルは低くなりました。
1. より多くの参加者が期待できる
TECH PLAYのオンラインイベントに関する調査レポートによると、オンライン配信時の平均参加者はオフライン開催時に比べ約2.3倍になったというデータがあります。
2. 忙しい人でもイベントに参加しやすい
自宅で参加できる手軽さは、子育てに忙しい主婦などにもウケています。
Peatix のイベント調査レポートによると、20% の人が「忙しいのでなるべくオンラインで参加したい」と回答しています。
3. 遠くからでもイベントに参加できる
従来の会場開催では参加が難しかった遠方に住む方がオンライン開催により集客を可能にしました。
オンライン開催の大きなメリットの１つは、地理的な距離に関係なく、幅広い層の参加者を手軽に呼び込める点と言えるでしょう。
参考：オンラインイベントに関する調査レポート（TECH PLAY）
参考：2021年 イベント調査レポート（Peatix）
リアルイベントのメリット３つ
オンラインイベントの開催がより簡単になったとはいえ、リアルイベントでしか達成できないことも存在します。
1. 実際に音や匂い、味をなどを体感できる
一方、オフラインは実際にイベント会場での雰囲気を体感できたり、音や匂いまで感覚的に味わう事が出来ます。
食品や香水などを扱ったり、何かを実演したり体験型のようにするのであれば、オフラインの方が参加者により世界観が伝わりやすいでしょう。
2. 参加者同士が交流しやすい
イベントの内容にもよりますが、参加者たちの交流もオンラインよりは活発化すると思われます。
3. 熱量や本当に興味のある参加者を集めることができる
会場まで足を運ぶ熱量がある参加者ですから、イベントの内容に本当に興味を持っているに違いありません。
例えば、企業の開催するイベントや展示会の場合、参加者がすでに興味を持っているということがわかっているため、顧客になってくれる確率は高いと推測することができます。
あなたのイベントをハイブリッド開催するべきか？
以上のことを踏まえて、ハイブリッドイベントの開催が本当に最善策かどうかを確かめるために以下の質問を考えてみてください。
・イベントを開催したい理由は何か？（開催目的は？）
・イベントのターゲットは誰か？
・展示会のような体験型にしたいか？
・リアルとオンラインでイベントを開催した時のスポンサーは？
あなたのイベントにリアルとオンラインイベントの両方のメリットが役に立ちそうな場合はハイブリッド開催が適していると言えるでしょう。
参考：What is a hybrid event - Really?
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オンライン参加者がハイブリッドイベントを楽しむためには？
ハイブリッドイベントでは、リアルとオンライン参加者のどちらも楽しませるための工夫が必要です。ついオフラインイベント会場の方ばかりに準備をしてしまいそうですが、ハイブリッドイベントの強みを最大限に活用するためには、オンライン参加者とのコミュニケーションを忘れてはいけません。
ここではハイブリッド開催の準備で、オンライン参加者がスムーズにイベントにポイントを４つご紹介します。
1. ツールの使い方を説明しておく
ビデオ会議ツールやチャットツール、SNSを利用した質問コーナーやコメントコーナーなどがある場合は、その使い方を事前にオンライン参加者に説明しておきましょう。
事前に資料にまとめて、申し込みの受付と同時にメールに添付して送ることもできますし、ウェブサイト等ある場合にはオンラインイベント参加の方法を掲載することもできます。また、イベント開催中にオンライン参加者の質問や技術的な問題に対応できるようなカスタマーサポートが用意されているとなお良いです。
2. コミュニケーションの手段を確保する
チャットツールやSNS、投票機能などを利用してオンライン参加者とのコミュニケーションを促進しましょう。参加者がイベントに参加しながら質問や意見を投げかけることができれば、よりイベントへ参加している気持ちになることができます。
3. リアルタイムのストリーミングを提供
オンラインとリアルの会場の参加者と一緒になってリアルタイムにイベント会場で起こっていることを体験できることが大切です。そうすることで、オンライン参加者はリアル会場の雰囲気を体験することができ、よりリアルなイベント体験になります。
4. オンライン参加者をモニタリングする
最後のポイントとして、オンライン参加者のモニタリングが挙げられます。時々、オンライン配信の問題にイベント運営スタッフが気付くことが遅れたり、気づかなかったりすることがあります。そのため、オンライン参加者がチャットやSNSなどで問題を訴えていないかモニタリングすることで早く問題に対処することができます。
ハイブリッドイベントの企画手順６つ
ここでは、ハイブリッドイベントを企画する際の手順を簡単にご紹介いたします。
1. 目的を設定する
初めに、イベントを開催する目的を明確にします。参加者への情報提供、参加者同士の交流、製品やサービスの認知度向上などが例に挙げられます。
2. ターゲットを設定する
どんな人に参加してもらいたいのか、イベントの対象となるオーディエンスを設定します。ターゲットのニーズをもとに、イベントのコンテンツを企画していきましょう。
3. ハイブリッド形式に対応できる会場を探す
次に、リアル会場に加えてオンラインプラットフォームを探してハイブリッド形式にイベント会場を対応させます。加えて、参加者がスムーズに参加できるような登録方法や参加料などを検討しましょう。
4. ハイブリッドイベントコンテンツの企画
イベントの目的や会場、リソースに合わせて、コンテンツを企画していきます。この時、オンラインとリアルの会場の参加者が同じくらい楽しめるように意識したコンテンツを企画するようにしましょう。
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5. カスタマーサポートを用意する
ハイブリッドイベント運営の中でも、オンライン参加者に対応するカスタマーサポートは非常に大切です。オンライン配信では、技術的なトラブルが生じた際にすぐにオンライン参加者がイベントへ戻れるように対応できるカスタマーサポートが必須でしょう。
6. イベントの宣伝
次に、参加者を集めるためにイベントの宣伝を行います。ウェブサイトやSNS、プレスリリースなどを利用してイベントの開催をできるだけ多くの人に知ってもらいましょう。現在では、ターゲティング広告なども利用できるため、イベントのターゲットに直接アプローチすることが可能です。
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特に事前アンケートは、イベント内容と参加者のニーズが合っているか、主催者はしっかりとチェックすることができるのです。
イベント終了後は、参加者・申込みしたが参加しなかった人・キャンセルした人、それぞれにメッセージを送れる「メッセージ機能」がありますので、次回のイベント参加率を向上させるヒントを得られるはずですよ。
Doorkeeperを使って理想のイベントを開催してみてくださいね。
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