【同窓会の幹事必見】当日までにやること・注意点を詳しく解説

（※この記事は、2023年6月29日に更新されました。）

多くの方にとっては「参加して楽しむ」場となる同窓会ですが、幹事にとってはそうはいきません。やることが多く、同窓会が終わってからやっと一息…という場合もあるでしょう。

とはいえ幹事にとっても同窓会は貴重な機会なので、せっかくなら楽しみたいですよね。

そのためここでは、同窓会の幹事がやることを詳しく解説します。事前にやることが分かっていれば準備の負担も減り、当日を楽しむこともできるのではないでしょうか。ぜひ参考にしてください。

同窓会の幹事がやることその①【企画】

同窓会の開催が決まったら、まずは企画をつめていきます。企画段階でやるべきことは、主に4種類です。

余裕を持ったスケジュール管理

同窓会には準備期間が必要です。規模にもよりますが、4カ月〜半年の準備期間を見ておくと良いでしょう。

最初に開催日時を決め、そこから逆算して以下のタイミングを決めます。

• 会場の手配（目安：3～4カ月前）

• 案内状発送（目安：2～3カ月前）

• 出欠の締切（目安：1カ月前）

• リハーサル（目安：2週間前～1カ月前）

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人数・雰囲気に合わせた会場準備

スケジュールを立てたら、同窓会の規模や雰囲気に合わせて会場を決めます。大規模な同窓会はホテルで行われることが多いですが、カジュアルな雰囲気にしたければレストランで、少人数であれば居酒屋などで開催することもできます。

会場を手配する際は、あらかじめ下見をしておくと安心です。音響機器などの機材を借りたり持ち込んだりする場合は、その費用や手続きについても確認しておきましょう。

同窓会の会費は一般的に6,000円〜10,000円と言われているので、事前に会場に使える予算を決めておくと良いですね。

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案内状作成にはSNSも有効

日時と会場が決まったら、次は案内状の作成です。案内状は往復ハガキや封書、カードなどで出すことが多いですが、近年はSNSを活用するケースもあります。特に住所が分からない方には、SNSを通じて連絡しても良いでしょう。

日時や会場、会費の他、以下の内容も記載します。

• 学校名（〇期生、あるいは〇年度卒業生まで入れるとより良い）

• 挨拶、案内文

• 幹事の氏名、連絡先

• 出欠の締切、申請方法

• （決まっていれば）当日いらっしゃる先生の名前

もし先生に案内状を送る場合は、生徒とは文面を変えて送るようにしましょう。

出欠管理とリマインダーはセットで行う

出欠の返事が届いたら、情報を同窓会名簿に落とし込みます。複数人の幹事がいる場合は、幹事全員が情報共有できるようにしておくと便利です。

締切日を過ぎても返事が来ない方には積極的に連絡をとり、早いうちに人数を確定させてください。締切の数日前にリマインドの連絡をしておき、なるべく出欠不明者を出さないようにしましょう。

人数が確定したら会場に連絡します。当日の無断欠席を減らすためには、同窓会の前日までに再度リマインドの連絡をしておくと効果的です。

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同窓会の幹事がやることその②【集金】

集金は幹事にとって気をつかう部分です。集金額が経費に届かないと幹事が赤字になってしまいますし、経費よりも大幅に上乗せして集金してしまうと参加者に不信感が生まれてしまいます。

経費の種類と会費の決め方

まずは同窓会を開催するにあたり、どういった経費がかかるか確認しましょう。

• 会場費（使用料、機器レンタル料あるいは持ち込み料）

• 飲食代

• 案内状の印刷・発送代

• 名札等の備品代

• （必要なら）記念品代

• 予備費

対して収入は参加者の会費のみなので、こうした経費をまかなえる金額の会費設定が必要です。

ただ、案内状を送付する段階で分かるのは会場費と飲食代だけ、という場合もあるかもしれません。その場合は会場費・飲食代プラス2,000円〜3,000円で会費を設定するケースが多いです。

また事前に対策をとっていても、当日キャンセルは起こり得ます。そうした場合は予備費から補填することとなるので、必ず予備費の設定は必要です。

集金方法は主に2種類

集金方法として多いのは、当日集金と事前徴収です。当日集金だと参加者は手間がかかりませんが、受付が大変になる、さらに経費の先払いに対応できないというデメリットがあります。特に会場費など大きな経費が先払いの場合、幹事が立て替える負担も大きくなるでしょう。

一方で事前徴収の場合は、当日の受付がスムーズになり、経費の先払いにも対応可能です。その反面で幹事には銀行口座開設の手間、参加者には振込の手間ならびに振込手数料の負担が加わります。

いずれもメリット・デメリットがあるので、状況によってどちらが良いか検討してください。

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同窓会の幹事がやることその③【当日の流れ】

幹事は当日の開場に先だって準備が必要です。良い同窓会を作り上げるため、あと少し頑張りましょう。

まずは受付と集金から

事前に同窓会名簿を作っておき、それを基に来場者のチェックを行います。当日集金が発生する場合も、このタイミングで行います。釣り銭が必要となる場合は、あらかじめ準備しておいてください。

受付を行う方は幹事でなくとも問題ありませんが、あらかじめ受付を頼みたい方に依頼しておく必要があります。

会場設営時は機器チェックも忘れずに

当日の会場のレイアウトや、必要な機材の準備をしておきます。音が鳴らない、映像が出ないといった不具合がないよう、事前の動作確認も必要です。

スムーズな進行は安心につながる

同窓会をスムーズに運営するため、司会進行を行います。受付と同様に幹事がやらなくても問題ありませんが、その場合は早めの依頼とプログラムの打ち合わせが欠かせません。

進行がスムーズであれば、参加者も安心して楽しむことができます。

同窓会の幹事が注意すべき5つのポイント

幹事の仕事をスムーズに進め、かつ参加者の満足度も高めるために、5つのポイントに注意してください。

1点目は、早い段階で一緒に幹事の仕事をしてくれるメンバーを募集することです。幹事のやることは多く、一人では大変です。メンバーを募り、分担して取り組んでください。あわせて幹事同士の情報共有ができる仕組みを整えておくと便利です。

また案内状を作成する際は、服装についても記載しておきましょう。会場に合ったドレスコードを指定しておけば、参加する側も準備しやすくなります。

3点目のポイントは、当日の挨拶を考えておくことです。当日は幹事が一言述べる場面があるので、事前に言いたいことをまとめておきましょう。

そして閉会後は、先生へのお礼を忘れてはいけません。後日で構いませんので、お礼の手紙かメールを送ってください。

最後に、会計をはっきりさせておくこともポイントです。参加者に会計報告をする義務はありませんが、経費を使った際は領収書をとっておき、幹事間での会計報告はしておきましょう。

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幹事も楽しめる同窓会を開催しよう！

ここまで同窓会の幹事がやることをまとめましたが、かなりやることが多いです。事前準備に追われ、当日もやることに追われていては、幹事は楽しめなくなってしまいます。せっかくの同窓会なので、幹事も負担を減らして楽しみたいですよね。

幹事の負担を減らせる便利なツールとしては、Doorkeeperがおすすめです。案内の送付や出欠管理、前日のリマインドがまとめてできる他、事前集金も簡単にできます。情報共有もしやすいので、幹事が複数人いる時も使いやすいですよ。

一度コミュニティを作成すれば、同窓会終了後も連絡が可能です。当日の写真をアップロードしても良いですし、2回目以降の同窓会では新たに情報を入力する手間が大きく省けます。

Doorkeeperを使って、幹事も楽しめる同窓会を開きましょう！

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