（※この記事は、2023年8月22日に更新されました。）
「オフラインイベントを開催するメリット・デメリットは？」
「オンラインとオフラインどちらが良い？」
上のような疑問をお持ちの方はいませんか？
本記事では、オフラインイベントとは何か、オンラインイベントとの違いなどについて解説しています。イベントの開催を検討している主催者の方はぜひ参考にしてください。
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目次
オフラインイベントとは？どんなイベントに向いている？
オフラインイベントは「リアルイベント」と呼ばれることもあり、参加者同士が一つの会場に集まる形式のイベントです。
以前はイベントの主流だったものの、新型コロナウイルス感染症が流行してからは、オフラインイベントをオンラインイベントに切り替えるケースが増えてきました。
それでも近年では、2020年〜2021年頃のコロナ禍と比べて、オフラインイベントの開催も増えています。
フジロックなどの音楽ライブを始め、臨場感のあるイベントにはオフライン開催が向いているでしょう。生ならではの迫力が感じられるとわくわくしますよね。
またオフラインイベントは人と人のつながりを作る場でもあるので、懇親会や交流会にも向いています。
オフラインイベントを開催するべき理由３つ
コロナ禍に入り、オンラインイベントを開催することが増えました。それでもあえてオフラインイベントを開催するメリットは、主に３つあります。
①実際に会うことでつながりが深まる
大きなメリットの一つが、参加者同士のつながりが深められる点です。
実際に会ってコミュニケーションがとれるので、表情や話し方、声のトーンなど、さまざまな情報が伝わります。
同じ時間を共有することで、会場全体の一体感も高まるでしょう。
イベント内で時間が足りなければ二次会へ行くなど、イベント後の行動につなげられる点もメリットといえます。
一方でオンラインイベントは、画面越しのコミュニケーションにとどまってしまうため、特定の参加者とつながりを深めることが難しいかもしれません。
②五感を使って楽しめる
会場の演出次第では、参加者側に大きな感動を与えることも可能です。
音や光を使った演出だけでなく、場合によっては触覚や嗅覚などを使って楽しむ演出もできるでしょう。
展示会や発表会などでは、製品のよさがよりリアルに伝わるはずです。
会場が一体となって盛り上がり、臨場感を味わうことで参加者の満足度は高まります。
またPRイベントの場合、オフラインイベントの参加者は購買意欲が高いケースが多いです。
そこで満足度を高めることができれば、商品の購入にもつなげられるでしょう。
③トラブル対策がしやすい
オンラインイベントを開催する際にデメリットとしてよく挙がるのが、「インターネット環境のトラブル」です。
通信が途切れてしまった、音声が聞こえないなどのトラブルが発生すると、イベントの進行自体がストップする可能性があります。
それに対してオフラインイベントの場合は、参加者に気づかれることなくトラブル対応できるケースがほとんどです。
事前の準備やリハーサルを怠らなければ、イベントの進行を止めることなく、その場で柔軟な対応ができるでしょう。
オフラインイベントにはデメリットもある
メリットがある一方で、オフラインイベントにはデメリットもあります。オフラインイベントを開催するには、あらかじめデメリットについても理解したうえで準備をしなければなりません。
①かかるコストが大きい
オフラインイベントを開催すると、多大なコストがかかります。
会場費
スタッフの人件費
機材や設備のレンタル料
交通費
特に会場費の占める割合は大きく、イベントの規模が大きくなるほどコストも上がります。
また災害や悪天候などによってイベントが中止となることもありますが、その場合はキャンセル料が発生するかもしれません。事前に予算を明確にしておき、うまく資金繰りをする必要があります。
②準備に長い時間がかかる
オフラインイベントの場合、準備には長い時間が必要です。
たとえば会場を予約するには、１年前から動くことも珍しくありません。
装飾や備品の配置といった会場設営や、当日の受付にも時間がかかるでしょう。
オンラインイベントの場合は当日まで参加を受け付けるケースも多いですが、オフラインイベントの場合はそう簡単にいきません。
直前で人数の変更があった場合、その対応にも時間がとられます。これはデメリットの一つといえます。
③感染予防対策が必要
緊急事態宣言こそ出ていないものの、まだ新型コロナウイルス感染症を警戒している方も多いでしょう。多くの人に安心して参加してもらえるよう、感染予防対策をとることは重要です。
「密」にならないレイアウトにする
イベントの回数を増やし、参加人数を分散する
消毒液の用意をする
場合によってはマスクの着用を促す、体温を測定するなどの工夫も必要かもしれません。
オフラインイベントは対面かつ接触のあるイベントなので、感染リスクをゼロにすることは難しいです。そのため、少しでも参加者が安心できるような対策が求められます。
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オフラインイベントとオンラインイベントの違いを比較！
オンラインイベントとは、WEB上で開催・参加できるイベントのことです。イベントを開催する際は、開催方法に悩むこともあるでしょう。
そのためにオフラインイベントとオンラインイベントの違いを理解し、イベントに合った開催方法を選んでください。
オフラインイベントは実際に体験できる点が強み
オフラインイベントは一つの会場に集まるため、実際に参加者自身が体験できるという強みがあります。
音楽ライブで生の音に触れる、謎解きイベントなどのアクティビティを楽しむ、人と人のつながりを作るなど、オフラインならではの楽しみ方があるはずです。
企業イベントであれば、たとえば展示会で試食コーナーや試用コーナーを作ることで、購買意欲を高めることができるでしょう。
セミナーや勉強会においても、活発な意見交換が期待できます。
大人数を集めたいならオンラインイベントがおすすめ
オンラインイベントのメリットは、スマホやパソコンさえあればどこからでも参加できるため、多くの参加者を集めることができる点です。
オフライン開催では「遠くて行けない」「都合が合わない」という理由で参加を見送った人も、オンライン開催なら気軽に参加できるでしょう。
参加者の数が多くても平等に情報が届くため、企業イベントのなかでもウェビナーや講演会に向いています。
チャット機能を使ってコメントできるので、参加者が意見を言いやすい環境でもあります。
オンライン×オフラインの良さを持つハイブリッドイベントもある
ハイブリッドイベントとは、オンラインイベントとオフラインイベントのメリットを掛け合わせたものです。
たとえばJASISのハイブリッド展示会では、オフラインの展示会とWeb展示会を並行して開催し、それぞれ異なる内容を楽しむことができます。
また、セミナーやライブイベントなどでは、オフラインイベントの様子をオンラインで生配信することも多いです。
あるいはオフラインイベントの様子を録画し、後日オンライン配信することもあります。
ただしハイブリッドイベントの注意点は、主催者側の負担が大きくなる点です。
オフラインイベントの運営をしながら、オンライン配信にも気配りが必要なので、事前の入念なリハーサルが欠かせません。
オフラインイベントを成功させるポイント３つ
オフラインイベントの開催を決めたら、まずはイベントの企画書を作成しましょう。
企画を立てる際は、イベント開催の目的も明確にしておくとよいですね。そのうえで細かい準備を進めていくのですが、イベントを成功させるためのポイントが３つあります。
ポイント①SNSなどのツールを活用して集客する
オンラインイベントと比べて、オフラインイベントは集客のハードルが高いといえます。
参加者に強い興味・関心がなければ、会場に足を運んでもらうことはできません。そのため集客は重要なポイントです。
近年のイベント集客においては、SNSなどのツールを活用するケースが増えています。
SNSの情報は多くの人に広がりやすいうえ、主催者側にとっても情報発信がしやすいため、使いやすいツールではないでしょうか。
ただ、イベントのターゲット層によっては、SNSに頼った集客は危険です。
ポスターやダイレクトメールなどのオフライン集客もあわせて活用するとよいですね。
ポイント②業務効率化のためにイベント管理ツールを利用する
オフラインイベントの開催において、当日の受付は非常に煩雑です。
参加者のチェックや集金にくわえて、配布物を渡す場合もあるかもしれません。
大規模イベントになるほど受付に時間がかかり、参加者を待たせてしまう可能性があります。
受付業務を効率化するには、イベント受付システムの利用を検討してみましょう。
なかにはQRコードを使って非接触で受付ができるシステムもあるので、新型コロナウイルス感染症の対策としても活用できます。
あるいは来場者管理システムや事前決済システムの利用もおすすめです。イベント管理ツールを使うことで、余裕を持ったイベント運営ができるはずです。
ポイント③イベント後のアフターフォローを忘れない
イベント開催後は、参加してくれた方に対するアフターフォローを忘れずに行いましょう。
イベント開催から間を置かずにお礼メールやアンケートを送付し、フィードバックにつなげるようにしてください。
参加者の購入履歴などのデータがあれば、それを元にアプローチすることもできます。
イベント開催には必ず目的があるはずですが、その目的を達成するためには、イベント後の行動が大切です。
これはオンラインイベントやハイブリッドイベントの場合も同様なので、ぜひ押さえておきましょう。
オフラインイベントの開催をサポート！Doorkeeper
以上、本記事ではオフラインイベントとは？について解説しました。オフラインイベントは、来場者が実際に体験できるという点が強みです。
また、オフラインイベントを開催する場合、Doorkeeperがおすすめです。Doorkeeperは、コミュニティ型のイベント運営管理ツールです。
３つの特徴：
コミュニティメンバーへの一斉メール送信可能
QRコードチケットを事前に発行でスムーズな受付を実現
イベント日程をGoogleカレンダーに連携できる
初回のイベント開催、コミュニティ作成は無料でできるため、気になった方はお気軽にお試しください。
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