おすすめの来場者管理システム10選を紹介！QRコードを作成可能

（※この記事は、2023年7月7日に更新されました。）

「イベントの来場者をリアルタイムに管理したい！」

「イベントの受付にQRコードを導入したい！」

「イベントの参加者管理を一元管理したい！」

上のようにお考えのイベント運営者の方はいませんか？

本記事では、イベントの来場者管理システムとは、導入メリット、そしておすすめのシステム10選をご紹介いたします。

イベントの運営業務を効率化させたい！という運営者の方はぜひ参考にしてください！

イベントの来場者管理システム・入場管理システムとは？

イベントの来場者管理システムとは、イベントの来場者情報や、申込み状況の管理・入場管理などをサポートするシステムです。

来場者一人ひとりの状況を手動で管理するのは手間がかかり非効率ですよね。

そんな時、管理システムを活用することで、自動で顧客情報を登録したり集金などを効率化することができます。

また、一般的にイベント来場者管理システムは、イベント管理システムに搭載されていることが多いです。

そのため、イベント管理システムを導入することで、イベントの来場者管理を効率化することができます。

一般的な来場者管理システムの基本機能

一般的な来場者管理システムでは、以下のような機能を利用することができます。

なお、システムによって提供されている機能は異なるため、以下は一例です。

1. 申込み管理をサポートする機能

2. 参加者管理機能

3. 当日の受付機能

イベントの来場者管理システムの基本機能①申込み管理のサポート機能

イベントの来場者管理システムには、申込みやその管理をサポートする機能が備わっています。

具体的には、以下のような機能です。

• 申込みフォームの作成機能

• 事前決済機能

• QRコードやマイページの発行機能　など

このように、イベントの来場者管理システムでは、申込みに関する便利な機能が提供されています。

イベントの来場者管理システムの基本機能②参加者管理機能

イベントの来場者管理システムには、参加者・顧客の管理機能が備わっています。

システムを活用すれば、申込みや登録を行った参加者の情報を自動で集約できるため、手作業で入力するなどの労力が削減できるのがよいですね。

このように、イベントの来場者管理システムにはユーザーの情報を一元管理する機能が備わっているため、煩雑な管理業務を削減することができます。

イベントの来場者管理システムの基本機能③当日の受付機能

イベントの来場者管理システムには、当日の受付機能も備わっています。

たとえば、発行したQRコードをかざすだけでスムーズに入場できるようにしたり、当日の来場者の状況をリアルタイムに確認できたりといった機能が提供されているサービスもあります。

このように、イベントの来場者管理システムに備わっている受付機能を活用すれば、忙しいイベント当日でも業務負担を減らしながらスムーズな入場を実現可能です。

来場者管理システムを導入するメリット４つ

イベントの来場者管理システムを導入するメリットには、以下のようなものがあります。

1. 業務効率の改善につながる

2. 来場者も申込みが簡単に

3. イベントの改善に役立つ

4. 予約・来場者数をリアルタイムに管理

メリット①業務効率の改善につながる

来場者管理システムを導入することで、業務効率を改善できる可能性があります。

私がイベント開催について調べた結果、Peatixによる調査レポートを見つけました。

そちらの内容では、オンラインイベントの申込みのタイミングについて、イベント前日・当日がもっとも多いという結果が出ています。

もし手作業で前日、当日の申込みにいちいち対応していたら非効率な上、イベント開催準備で忙しいこともありミスも考えられますよね。

来場者管理システムを導入することで、こういった問題を解決し、業務効率の改善が期待できるのです。

参考：2021年 イベント調査レポート Peatix Blog | イベント成功術！ 〜企画 x 運営 x 集客〜

メリット②スムーズな申し込み

来場者管理システムを導入することスムーズな申し込みを実現、参加者も気軽にイベントに参加することができます。

申込み方法や決済方法がわかりにくいなどの問題があると、参加を検討していても面倒になってしまったり途中で申込みをやめてしまったりするかもしれません。

システムを導入して申込みしやすいフォームを作成したり事前決済機能を活用したりすることで上記のような問題を解決することができます。

また、システムによって前日に自動でリマインドメールなどが送られてくれば、イベント開催日を忘れがちな申込者にとっても安心です。

このように、来場者管理システムを導入することで、スムーズな申込みや来場を実現できます。

メリット③効果的なマーケティング施策

来場者管理システムを導入することで、効果的なマーケティングのための情報収集、情報の一元管理が可能です。

システムを活用して自動的に来場者情報の収集を行うことで、その後のイベント開催やマーケティングに役立てることができます。

たとえば、想定していたターゲットと実際の来場者情報にずれがあれば、内容を見直すなどの改善策を考えられますよね。

また、中にはイベント後のフォローまでサポートしてくれるツールもあるため、そのような機能を活用できれば来場者の満足度を向上させ、次に繋げることも可能です。

このように、来場者管理システムを導入することで効果的なマーケティングを効率的に行うことができます。

メリット④予約・来場者数をリアルタイムに管理

管理システムの導入により、来場者の管理をリアルタイムに行うことができます。

特にコロナの後では、会場内の人数管理はしっかり行いたいですね。

また、システムによっては申し込みの人数をリアルタイムに管理し一定の人数に達したら、自動で受付を終了する機能も搭載されています。

予約者数をリアルタイムに管理することで、定員に達した後に参加者を受け付けてしまうことを防ぐことができます。

おすすめのイベント管理システム10選

それでは、おすすめのイベント管理システムを紹介します。

今回紹介するシステムは以下の10サービスです。

1. Doorkeeper

2. KOSAIDO NEXT

3. ECOS

4. Q-PASS

5. 展示会受付.com

6. SmileTracking

7. 楽らく受付くん

8. イベントクリエイト

9. Event Cloud Mix

10. everevo

おすすめのイベント管理システム①Doorkeeper

出典：Doorkeeper（ドアキーパー）| セミナー・勉強会・イベント運営ツール

Doorkeeperは、イベントのコミュニティ作成から当日の受付、さらにその後のコミュニティの育成まで幅広いサポートを提供している来場者管理システムです。

オンラインイベントやハイブリッドイベントにも対応しています。

作成したコミュニティに情報を共有したい場合に使えるメールの一斉送信機能や、自動イベント通知などの集客サポートによって、よりイベントを盛り上げることができます。

また、コミュニティの作成と初回イベントの開催は無料ですので、どのようなシステムか確かめてみたいという方にもおすすめです。

【料金】

• コミュニティ作成・初回イベント開催は無料

• スタータープラン：1,650円/月（税込）

• プロプラン：4,400円/月（税込）

• プラスプラン：8,800円/月（税込）

• ビジネスプラン：17,600円/月（税込）

【機能】

• イベントページの作成

• QRコードを発行

• 管理者権限

• 事前決済

• メールマーケティング

• 自動イベント通知

• サブスクリプション

• フォトギャラリー

• イベントデータ分析

• メンバー管理・データ出力

• 割引コード

• 申込みフォーム

• Google Analytics連携

• キャンセル待ち　など

→Doorkeeper導入事例はこちら

おすすめのイベント管理システム②KOSAIDO NEXT

出典：来場者管理システム

KOSAIDO NEXTの来場者管理システムは、スマホ1台からスムーズな来場受付を実現するサービスです。

QRコードやバーコードを読み取るだけで来場受付ができ、来場者データをリアルタイムに集計することもできます。

また、来場者が1万人を超える場合にもカスタマイズで対応可能です。

【料金】

• 要問合せ

【機能】

• Web申込みフォーム作成

• 申込みデータの取り込み

• QRコードを発行

• 読み取り履歴のダウンロード　など

おすすめのイベント来場者管理システム③ECOS

出典：ECOS

ECOSは、展示会やセミナーなどのイベントを運営している担当者のために提供されているシステムです。

来場者管理の機能だけではなく、出展者やセミナー開催者に向けた機能も提供されています。

使いやすい機能が豊富に揃ったクラウドサービスです。

【料金】

• 14日間無料トライアルあり

• 料金は要問合せ

【機能】

• 来場者申込みフォームの作成

• マイページ発行

• QRコード対応

• 入退場受付、管理機能

• 招待者・来場者管理機能

• 来場者あて一斉送信メール機能

• 一括インポート・エクスポート機能

• その他セミナー関連機能

• その他出展者関連機能　など

おすすめのイベント来場者管理システム④Q-PASS

出典：簡単！便利！高機能！の来場者管理システム「COPRO Q-PASS」

Q-PASSは、イベントのスムーズな受付を実現する来場者管理システムです。

QRコードやバーコードによるスピーディーな受付だけではなく、来場者事前登録によるブースの受付・予約によるセミナー受付確認なども可能です。

その他にも、お客様来場の際に担当者を呼び出すスタッフ管理機能やスマートフォンでお客様のアテンドができるアテンド対応機能なども提供されています。

【料金】

• 要問合せ

【機能】

• Web申込みフォーム作成

• QRコードやバーコードでの入場受付

• 顧客管理機能

• 来場者データの即時集計

• 個別カスタマイズに対応

• 来場事前登録

• 来場状況確認

• 来場者行動履歴

• 来場者データ出力

• スタッフ管理

• 説明ブース受付

• アテンド対応

• 代行サービスも提供　など

おすすめのイベント来場者管理システム⑤展示会受付.com

出典：展示会の受付がQRコードで管理できるクラウドサービス

展示会受付.comは、展示会の受付がQRコードで簡単にできる来場者管理システムです。

入場パスの自動発行により非対面での入場受付を実現する他、入退場の情報を即時反映することのできる機能も備わっています。

その他にも、さまざまなオプションを利用したりカスタマイズをしたりすることも可能です。

【料金】

• 基本システム：100,000円（税抜）

• 月額利用料金：20,000円（税抜）

• システムオプション料

  • セミナー受付システム：50,000円（税抜）

  • ブース受付システム：50,000円（税抜）

  • 簡易伝票登録システム：100,000円（税抜）

• その他機能・ハードウェアレンタル料あり

【機能】

• 招待者CSVアップロード

• QRコードメール送信

• 来場事前登録者照会

• 来場事前登録者CSVダウンロード

• 入場受付

• 来場者照会

• 来場者CSVダウンロード

• 退場受付

• Web申込みフォーム・セミナー関連機能など（オプション）

おすすめのイベント来場者管理システム⑥SmileTracking

出典：イベント来場者管理アプリ - SmileTracking | 大阪 WEBシステム開発 SmileVision

SmileTrackingは、QRコードでの来場受付によって、イベント主催者と出展企業が来場者情報を取得できる来場者管理システムです。

来場者が申込時に発行されるQRコードをかざして入場することで、申し込む際に入力した名前や連絡先などをスマホなどですぐに確認することができます。

また、SmileTrackingには「セミナー管理（ソロタイプ）」と「合同企業説明会/展示会管理（マルチタイプ）」の2タイプがあるため、希望に合わせて選択可能です。

【料金】

• 要問合せ

【機能】

• 受付完了メールの送信

• アンケート機能

• QRコード

• 来場者のリアルタイム確認

• データのCSV出力

• 来場者の状況をQRコードで確認　など

おすすめのイベント来場者管理システム⑦楽らく受付くん

出典：楽らく受付くん

楽らく受付くんは、設置費無料で申込受付業務をスムーズにする申込み管理システムです。

申込受付への自動返信メールで個別返信の手間をなくせる他、定員管理機能で予想外の申込があった場合にもトラブルを防ぐことができます。

その他にも、入力ミスをなくす入力チェック機能やバックアップ機能などで安心してセミナー運営を進めることが可能です。

【料金】

• 設置費無料

• 月額利用料金：13,000円

• 月額利用料金にプラス60,000円にてWebページを追加可能

【機能】

• 入力チェック

• 自動応答メール

• 定員管理

• 期間管理

• 受付データ

• バックアップ

• 登録内容修正

• 一括メール送信

• セキュリティ　など

おすすめのイベント来場者管理システム⑧イベントクリエイト

出典：イベントクリエイト

イベントクリエイトは、イベントの告知や受付管理業務を効率化する来場者管理システムです。

専門知識がない方でも10分でイベントの受付を開始できる設計で、スムーズに来場者を管理することができます。

受付機能以外にもアンケート機能などが充実しているため、イベントをさらに良くしていきたいという場合にもおすすめのシステムです。

【料金】

• 30日間の無料お試しあり

• 利用料金は要問合せ

【機能】

• 告知用ホームページ

• 申込受付フォーム作成

• 自動申込受付

• 自動返信

• 一括送信メール

• 来場者受付

• アンケート

• 来場者リアルタイム通知機能

• 申込みの定員管理

• リマインドメール配信

• 申込みリスト一括インポート

• QRコード・バーコードによる来場受付

• 代理申込み機能　など

おすすめのイベント来場者管理システム⑨Event Cloud Mix

出典：Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、イベント準備から当日の運営・事後フォローまでサポートする管理システムです。

オールインワンのシステムで一つのツールですべての管理ができるため、よりイベント運営を効率化することができます。

専門的な知識や経験がなくてもシンプルな操作でイベントを管理できるツールです。

【料金】

• プランSS：9,800円/月

• プランS：19,800円/月

• プランM：29,800円/月

• プランL：80,000円/月

• カスタム：問い合わせ

【機能】

• マイページ

• イベント登録者管理

• QRコード発行

• CSV登録者データ入出力

• 自動検閲

• データ納品

• 登録者データレポート

• 重複登録防止

• セッション別登録者リスト管理　など

おすすめのイベント来場者管理システム⑩everevo

出典：イベントの告知・申込・決済・参加者連絡・受付を - 簡単にする

everevoは、イベント運営を一元的にサポートする管理システムです。

パソコンでなくてもスマホで数分で手軽にイベントを作成し、受付開始することができます。

また、どのような規模のイベントであっても、手数料はかかりません。有料イベント開催時のみ、チケット販売手数料が発生します。

【料金】

• 基本無料

• 有料イベント：チケット販売額の5％

【機能】

• イベント情報の告知・集客ページの作成

• イベントチケット発行

• 申込みフォーム作成

• チケットの事前決済

• 参加者管理

• 参加者への連絡

• 来場者受付管理　など

システム導入で効率的な来場者管理を

以上、システムの基本的な機能、導入メリット、そしておすすめのシステム10選をご紹介いたしました。

来場者情報を一元管理したい、収集した情報を有効活用したい、イベント後のフォローアップを行いたいというイベント運営者は、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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