（※この記事は、2023年7月11日に更新されました。）
「エクセルでイベントの予約管理表を作成したい！」
「エクセルの予約管理表無料テンプレートが欲しい」
「予約表のエクセルテンプレートの作成方法が知りたい」
上のようにお考えの方に向けてこの記事を書いています。
本記事では、エクセルで予約管理を行うメリットと無料テンプレート、おすすめツールをご紹介いたします。
イベント運営者の方は、ぜひ参考にしてください！
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Table of Contents
予約を管理エクセルで！予約管理表とは？
飲食店やサロン、医療機関などでは「予約管理表」を使うことも多いでしょう。
企業では、会議室の予約管理などに使われることがあります。
予約管理表を使えば、予約状況が一目で把握できるため、ダブルブッキングなどの予約トラブルを防ぐことができます。
予約管理表には、主に以下の項目が記されています。
予約者名
日時
サービス内容
人数
目的
紙の予約管理表を使うことも多いですが、コストがかかるうえ、記入忘れなどの人的ミスが起きやすい点がデメリットといえます。
申込フォームのテンプレートなら、「申し込みフォームのテンプレートとフォーム作成ツール、書き方を紹介【イベント業務】」をご覧ください。
エクセルで予約管理をするメリット２つ
予約管理表は、表計算ソフトのエクセルでも作成できます。会社のパソコンを使っている場合、すでにエクセルがインストールされていることも多いでしょう。
そのため導入コストはほとんどかかりません。
その他にもさまざまなメリットがあるので、見ていきましょう。
1. データが見やすく管理しやすい
エクセルで予約管理をすれば、何枚も用紙を印刷する必要がなくなるため、その分のコスト削減が可能です。
手書きの場合は誤字脱字も起きやすいですが、エクセルの場合はそのリスクが減らせます。
そして最大のメリットは、手書きの予約管理表と比べてデータが見やすい点です。
自分でテンプレートを作ってもよいですが、既存のテンプレートにも使いやすく見やすいものが多いので、取り入れてみてもよいでしょう。
一つのファイルに複数のデータをまとめられるため、一元管理も可能です。
紙として残すと保管や処分が大変ですが、エクセルであれば容易にできるうえ、データの検索や共有もしやすくなります。
2. 無料で作成できる
エクセルは、マイクロソフトオフィスを購入する必要がありますが、Googleのスプレッドシートを利用すれば、無料で予約を管理することができます。
無料で利用できるテンプレートも多く公開されているため、使い方に慣れている人であればすぐに使い始めることができます。
3. 複数人で管理できる
エクセルやGoogleのスプレッドシートは、複数で管理・編集することが可能です。
そのため、予約管理担当者が複数名いる場合でも１つの予約管理表を複数人で同時編集することで迅速な情報共有ができます。
エクセルで予約管理するデメリット２つ
次に、エクセルで予約管理をするデメリットを２つご紹介いたします。
1. 予約状況を手動で入力する必要がある
予約者が予約をキャンセルした場合、エクセルで予約管理を行なっていると手動で予約状況を更新する必要があります。
また、収容人数などが決まっている場合は、素早く更新しなければ、新しいお客さんより予約を受けた時に他のスタッフが満員と判断して断ってしまう恐れもあります。
2. 入力ミスなどがある
どんなに気をつけて入力していても人間であればミスをしてしまうものです。
電話などで予約を受け付ける場合は、電話口で電話番号やメールアドレス、名前を聞く必要があるため正しく顧客情報を入力する難易度があがります。
予約者の連絡先を間違って入力してしまい、連絡が取れなくなってしまったということがないように録音などをおすすめします。
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エクセルで使える！予約管理表のテンプレート４つ
ここではエクセルを使った予約管理表を導入する方向けに、無料で使えるテンプレートを４種類ご紹介します。
実際にいくつか試してみて、使いやすいものを選んでもよいですね。
①シンプルで使い勝手抜群｜フリーテンプレート
フリーテンプレートは、必要な情報を過不足なく入力できるテンプレートです。
かなりシンプルな表なので、そのまま使うだけでなく、カスタマイズして使うのもおすすめですよ。なかでも以下の２つが使いやすいでしょう。
このほかにも見積書や有給休暇届など、さまざまなシーンで使えるテンプレートが揃っています。
「業務用テンプレート」から一覧で探すことができるので、必要なものを選んでください。
②業界に合った予約管理表を使いたい方向け｜bizocean
引用：bizocean
bizoceanにもさまざまな書式のテンプレートが揃っており、いずれも無料でダウンロード可能です。
予約受付管理表にも多くの種類があり、「飲食店向け」「美容・エステ向け」など、業界ごとに使いやすい形で提供されています。
種類は少なくなりますが、PDFファイルとしてダウンロードできるテンプレートもあるので、用途に応じて選びましょう。
無料でダウンロードできるうえ、簡単に導入できる点が魅力です。
参考：bizocean（ビズオーシャン）とは？評判・口コミ・料金を解説！
③その場でカスタマイズも可能｜PDFelement
引用：PDFelement
PDFelementでは名前のとおり、PDF形式のテンプレートをダウンロードできます。
パソコンにPDFelementをインストールすれば、テンプレートの編集もできるため、使いやすい形にカスタマイズしたうえでダウンロードすることが可能です。
こちらのサイトでも請求書や見積書、予算書など、さまざまなタイプのテンプレートが利用できます。英語版の予約管理表などもありますよ。
④医療機関での汎用性抜群｜クリニックの予約管理表テンプレート
クリニックの予約管理表テンプレートは、患者数によって２種類が用意されています。
会員登録などの手間もなく、エクセル形式ですぐにダウンロードできるため、手間いらずで導入可能です。
そのまま使ってもよいですし、自由にカスタマイズして使うのもよいでしょう。
サイトからは患者に渡す予約票もダウンロードできるので、クリニック関係者の方はアレンジして使ってみてはいかがでしょうか。
エクセルよりも効率的な予約システムもおすすめ
ここまでエクセルを使って予約管理をするために、おすすめのテンプレートをご紹介しました。
いずれも使い勝手がよく、カスタマイズ性も高いものばかりです。
ただ、予約件数が多い場合や、複数人でデータを編集する場合には、エクセルでは心もとないのも事実です。
エクセルよりも効率的に予約を管理したいなら、予約システムを導入するのもよいでしょう。
予約システムは導入にコストがかかる反面、主に３つのメリットがあります。
予約システムのメリット①売上アップが見込める
紙やエクセルを使って予約管理をする場合、予約の手段は電話というケースも多いでしょう。
なかには「予約しようと思ったら、営業時間外だった」「電話予約はハードルが高いから他にしよう」などの理由で、見込み客を逃している可能性もあります。
一方で予約システムを使えば、24時間いつでも受付できるため、深夜や早朝であっても予約を逃すことがありません。
Web上で予約手続きが完結するため、顧客の心理的負担も減らせるでしょう。
結果として店側は売上アップにつながりますし、顧客満足度も高めることができます。
予約システムのメリット②人的ミスを減らせる
手書きや手入力の場合、どうしても誤記入・誤操作のリスクは残ります。
さらに予約内容を記録し損ねれば、ダブルブッキングが発生してしまうかもしれません。
すると顧客からの信頼を失ってしまい、口コミや評価にも響く可能性があります。
予約受付システムの場合は人的ミスが起こりにくいため、ダブルブッキングのリスクも減らせます。
またWeb上で顧客が記入した情報は、そのままシステムに反映されます。
すると転記ミスや誤入力がなくなり、安心して運営することができます。
複数のサイトに登録しているケースでは、一つのデータにまとめて管理できる予約システムを選ぶとよいでしょう。
予約システムのメリット③予約管理業務の効率化
予約システムを導入することで、予約管理業務の効率化が可能です。
例えば、予約者に簡単にメールを一斉送信できるようになります。
エクセルで管理していると、１つ１つメールアドレスをコピーペーストする必要があり、時間がかかりますが、システムを使うとメールの送信作業を効率化することが可能です。
また、システムによっては、リマインダーメールの予約送信もできるため、予約の当日が近づいてきたらリマインダーメールを送信することでドタキャンを防ぐことができます。
また、システムによっては、事前決済やサブスクリプション機能などを備えています。
予約システムのメリット④マーケティングに顧客情報を活用
予約システムを利用することで、予約フォームなどを簡単の作成することができます。
フォームをカスタマイズしてマーケティングに役立つ顧客情報を収集することが可能です。また、予約者がどこから流入してきているのかなどをアナリティクスなどの外部サービスと連携させることで分析することができます。
予約システムやテンプレートを活用して予約管理を効率化！
以上、本記事ではエクセルを使った予約管理のメリットとデメリット、そして予約管理表のテンプレート、おすすめの予約システムをご紹介いたしました。
イベントの予約者の管理方法をお探しの方は、予約システムの搭載されたイベント運営・管理ツールなどを利用することもおすすめです。
Doorkeeperは、コミュニティベースのイベント運営・管理ツールで予約者管理・予約フォーム作成・メール一斉送信・イベントページ作成・QRコードチケット発行など、イベント運営者の負担を減らすために役立つ機能がたくさんつまっています。
予約管理を簡単にしたい！入力ミスなどを防ぎたい！というイベント運営者の方は、一度無料でアカウントを作成して機能を見てみてはいかがでしょうか？
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