（※この記事は、2023年6月30日に更新されました。）
「シンポジウムのやり方がわからない」
「シンポジウムに必要な準備ってどんなもの？」
こんな疑問を抱えている方はいるでしょうか。
シンポジウムでは学術研究をはじめ、ビジネスや社会問題などさまざまなテーマを扱っています。
参加することで新しい気づきが得られるほか、同じテーマに関心を持つ人との交流を深めることもできるでしょう。
ただしシンポジウムは大規模で行われることが多いため、事前準備には時間がかかるかもしれません。
そこでこの記事では、シンポジウムを開催するまでの準備や当日の流れ、注意点などを解説します。実りあるシンポジウムを開催するために、ぜひ参考にしてください。
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目次
シンポジウムとは「一つのテーマについて話し合う場」
シンポジウムは「公開討論会」「研究発表会」と訳されることも多く、決まったテーマについて参加者が話し合う場を指します。
参加者は発表する側と聞く側に分かれますが、聞く側も質疑応答を通じて話し合いへの参加が可能です。
セミナーやカンファレンスとは目的が違う
シンポジウムと似たイベントはいくつかありますが、それぞれ目的が異なります。
セミナー：情報伝達が目的。情報を発信する側と受け取る側に分かれている
カンファレンス：関係者の意見交換が目的。第三者はいない点が特徴
フォーラム：テーマについて話し合い、結論を出すことが目的
これに対してシンポジウムの目的は、一つのテーマについて話し合い、さまざまな意見を知ることです。
そのため必ずしも結論を出す必要はありません。
対象者にも制限がなく、興味があれば誰でも参加できるケースが多いです。
シンポジウムとパネルディスカッションの違いは？
シンポジウムとは、シンポジスト（登壇者）が特定のテーマについて発表し参加者は、発表が終わった後に登壇者へ質問をすることができます。
一方、パネルディスカッションでは、登壇者（討論者）同士が議論を行います。
パネルディスカッションの参加者はその討論を聴講者として情報を受け取ります。
また、パネルディスカッションでは複数の登壇者が自由に発言をすることができますが、シンポジウムでは登壇者は決められた時間内に発表を1人ずつ行うことが一般的です。
シンポジウムのドレスコードは？
シンポジウムのドレスコードは特定の服装が決められているわけではなく、シンポジウムの分野によっても違います。
一般的には、ビジネスカジュアルやフォーマル、カジュアルなどの服装が多いですが、シンポジウムのガイドラインや指示などを開催者に確認するか、イベントの分野や会場の雰囲気を考慮して清潔で適切な服装を選ぶことをお勧めします。
シンポジウムのメリットとデメリットは？
討論会や研究発表会とも呼ばれるシンポジウムの開催には、以下のようなメリットやデメリットがあります。
シンポジウムのメリット1. 新たな発見を得られる
参加者は、シンポジウムを通して専門家による講演会を聞くことにより知識や情報を得ることができます。
一方で、専門家や研究者などの登壇者は自分の研究成果を共有することができます。
登壇者を含めた参加者は、自分の知識を改めて整理する機会を得たり、他の発表者から新たな発見を得たりすることができます。
シンポジウムのメリット2. ネットワーキングの機会
参加者は、講演会の後に参加者や発表者と交流をすることができます。
シンポジウムのテーマは決められているものの、参加者の専門分野に指定がないため、分野を超えたネットワークを築くことが可能です。
シンポジウムのデメリット1. 費用がかかる
シンポジウムを含めたイベントの開催には費用がかかります。
参加費を徴収することで費用を賄うこともできますが、集客に力を入れなければなりません。
オンラインシンポジウムは、会場の利用料や人件費を削減できるため会場開催のシンポジウムに比べて開催費用を抑えることができます。
シンポジウムにはどんなものがあるか
シンポジウムは企業や大学、自治体など、さまざまな機関によって開催されています。
国際シンポジウム
（事例：持続可能な社会のための科学と技術に関する国際会議2022）
産業シンポジウム
（事例：2023 産業安全対策シンポジウム）
学術シンポジウム
（事例：学術と連携した環境教育の質的確保に向けて）
教育シンポジウム
（事例：「令和の日本型教育」を語る！～一人一人の子供を主語にする学校教育とは～）
たとえばこのようなシンポジウムが開催されており、それぞれに具体的なテーマが定められています。
また近年ではZoomなどのビデオ会議ツールを利用した、オンラインシンポジウムも増えています。
オンラインシンポジウムはインターネット環境さえあればどこからでも参加できるうえ、大きな会場を準備する必要もなく、低コストで開催できる点が魅力です。
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【6ステップ】シンポジウムのやり方
シンポジウムを開催するにあたっては、半年〜1年以上前に準備を始めることが望ましいです。
具体的にどんな準備が必要なのか、順を追って確認していきましょう。
①まずは企画内容を詰める
はじめにシンポジウムの骨子を決めます。
・目的（テーマ）
・タイトル
・内容
・価格（無料か有料か）
・定員
・開催日時
少なくとも上記項目については、この時点で明確にしておきます。
開催方法はオンラインかオフラインか、それともハイブリッド開催なのかという点も、あわせて検討が必要です。
個人で開催準備を行うのは大変なので、できれば事務局やプロジェクトチームを立ち上げ、複数名で準備を行ってください。
その際はチーム内の連絡手段を確保しておき、スムーズな報告・連絡・相談ができる体制を整えておきましょう。
②会場や登壇者を選定する
骨子ができあがったら、シンポジウムの規模や日程に合った会場を選びます。
参加者を増やすためには、駅から近いなどアクセスしやすい会場を選ぶことが大切です。
オンラインシンポジウムの場合は、大きな会場を用意する必要はありません。
ただし「どこから配信するのか」という点は考えておきましょう。
配信場所を借りる場合は、その手配が必要です。
また、発表者や講演者など、登壇者の選定もこのタイミングで行うとよいですね。
特に著名な人物を呼ぶ場合は、スケジュールの調整が難しいこともあります。
早い段階で依頼を出し、登壇をお願いしておきましょう。
③プロモーションを行って参加者を集める
参加者を集めるためには、プロモーションが重要です。
以下のようにさまざまな告知方法があるので、ターゲット層に応じて使い分けましょう。
・SNS（Twitter、Instagramなど）
・ホームページ
・バナー広告
・ダイレクトメール
プロモーションを開始するタイミングで、申し込みの受付体制も整えておいてください。
当日の受付をスムーズに進めるためには、あらかじめオンライン決済で参加費の徴収を済ませておくのもよい方法です。
④発表に必要な資料や機材を準備する
当日に使う資料や機材の準備もしなければなりません。
発表用の資料は登壇者とも打ち合わせを行い、不足のないように準備します。
あわせて当日の運営をスムーズに行うために、プログラムの作成も必要です。
質疑応答や休憩の時間も忘れずに記載してください。
また機材については会場で借りられるものもありますが、別途料金がかかる可能性もあります。
何を借りて何を持ち込むのか、はっきりさせておきましょう。
⑤リハーサルを行ったうえで当日の運営を行う
当日を迎えるまでに、リハーサルが必要です。
リハーサルでは以下の点を中心に確認してください。
・登壇者の立ち位置が適切か
・話すスピードはちょうどよいか
・音声や映像の乱れがないか
・（特にオンライン配信の場合）カメラの画角は合っているか
シンポジウム当日はプログラムやリハーサルのフィードバックを元にして、落ち着いて運営しましょう。
⑥フォローアップを行う
シンポジウム後はフォローアップが欠かせません。
参加者にはアンケートをとり、反省や次回への引継ぎに活かしてください。
登壇者に対しては、必ずお礼状やお礼メールを出しましょう。
参加者からのアンケートが集まっている場合は、参加者の感想や意見もあわせて伝えるとよいですね。
運営チーム内では、決算や反省、次回への引継ぎを行います。
シンポジウムの内容を次回以降につなげるためには、その後の話が特に重要です。
オンラインシンポジウムのやり方
オンラインシンポジウムとは、オンライン配信で開催されるシンポジウムのことです。
準備は、シンポジウムのやり方と大きくは変わりません。
①シンポジウムのテーマや目的などを明確にする
②登壇者を選定する
③プロモーション・集客を行う
④シンポジウムに必要な資料や機材（オンライン配信のための）を集める
⑤リハーサルを行う
⑥シンポジウム開催後は参加者にフォローアップを行う
オンラインシンポジウムに必要なもの
会場で開催されるシンポジウムと違い、オンラインシンポジウムはより手軽に開催することが可能です。
オンラインシンポジウムの開催に必要なものは以下の通りです：
・ライブ配信用機材（カメラ・マイクなど）
・パソコン
・インターネット環境
上記がオンラインシンポジウムを開催するために最低限必要なものです。
シンポジウム当日の流れ
細かいプログラムはシンポジウムによって変わりますが、基本的には以下の流れで進みます。
開会の挨拶
基調講演
発表
質疑応答
閉会の挨拶
ここに来賓の挨拶や、パネルディスカッションが加わることもあります。
また開場前の受付や、閉会後のアンケート回収、あるいは懇親会への誘導も必要です。
あらかじめ担当者を決めておき、スムーズに進めるようにしましょう。
シンポジウムを開催時の注意点は3つ
シンポジウムを開催する時の注意点は3つあります。
1. 参加しやすい会場を選ぶ
シンポジウムの雰囲気は、会場によって大きく変わるため、必ず下見をしたうえで会場を決めてください。
またアクセスしやすく、場所がわかりやすい会場を選ぶのもポイントです。
2. 機材の動作確認は必ず行う
またシンポジウムそのもののリハーサルも大切ですが、機材の動作確認も別途必ず行います。
オンラインシンポジウムの場合は、問題なく通信がつながることも確認しておきましょう。
3. 運営用のマニュアルを準備する
そして運営スタッフが困らないよう、マニュアルの準備も必要です。
担当者ごとの動きや、機材を搬入・撤収するタイミングなど、詳しく書いておくと安心ですよ。
シンポジウムはその後につなげることが大切！
今回はシンポジウムの開催に当たって、やり方や当日の流れ、注意点について解説してきました。
シンポジウムは準備期間が長くやることも多いですが、さまざまな意見に触れて新しい知見を得る貴重な機会です。
ぜひ本記事を参考に、準備を進めてください。
またシンポジウムは閉会後も参加者と定期的にコミュニケーションをとる、参加者から出た意見を次回以降のイベントに活かすなど、その後につなげることが大切です。
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