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オンラインイベント開催の流れ【メリット・デメリットや注意点も解説】

Doorkeeper スタッフ
Doorkeeper スタッフ

22 Nov 2022

感染症の流行によってリアルイベントの中止が続く一方、急速に人気が高まったのがオンラインイベントです。感染リスクを気にせずに人を集められるので、ビジネスでの活用シーンも増えてきました。

一方でリアルイベントとは手順や準備が大きく異なるため、「開催のハードルが高い」と感じている企業も多いでしょう。

そのためここではオンラインイベント開催までの流れや、メリット・デメリットなどを詳しく解説していきます。ぜひオンラインイベント開催時の参考にしてください。

オンラインイベントとは

オンラインイベントを一言でいうと、『インターネット経由で参加できるイベント』を指します。参加者はスマートフォンやパソコンさえあれば、会場に足を運ぶ必要がありません。

たとえばB to B向けにはウェビナーや株主総会など、B to C向けには音楽ライブやフィットネスといったオンラインイベントが開催されています。

関連記事:【成功事例7選】オンラインコミュニティの種類やメリットを徹底解説!

オンラインイベントのメリット

それではリアルイベントではなく、あえてオンラインイベントを開催するメリットはどこにあるのでしょうか。感染症対策ができるのはもちろんですが、他にも大きなメリットが3つあります。

オンラインイベントのメリット

  • コストが削減できる

  • 集客がしやすい

  • データ分析がしやすい

順に解説していきます。

コストが削減できる

リアルイベントを開催する場合、まず会場費が発生します。スタッフの人件費も大きいですし、広告費や機材リース料、交通費などのコストもかかります。

一方でオンラインイベントの場合は、大きな会場を借りる必要がありません。自社スタッフが入るための小さな会場、あるいは社内のスペースを使っても良いでしょう。人件費や機材リース料などはかかりますが、リアルイベントの開催に比べてコスト削減が可能なのです。

関連記事:イベントDXとは?どのような業務を効率化できる?

集客がしやすい

オンラインイベントには、インターネット環境さえあればどこからでも参加できるという大きな魅力があります。「遠いから行けない」というケースはなくなりますし、会場規模に合わせて人数制限する必要もありません。

また自宅からでも参加できるため、参加者にとっての心理的ハードルも下がります。当日の天候が悪くても、オンラインであれば気軽に参加が可能です。

データ分析がしやすい

リアルイベント・オンラインイベントともに『イベント開催=ゴール』ではありません。イベントをきっかけに新規顧客をつかむ、あるいは顧客との関係を強めるなど、その後の目的があるはずです。

オンラインイベントで利用するツールによっては、出欠管理ができる、アンケート機能が付いているなど、データ分析に役立つ機能が豊富です。データ分析ができれば、その結果を次回以降のイベントに活かせます。

オンラインイベントのデメリット

メリットがある一方で、オンラインイベントにはデメリットも存在します。

オンラインイベントのデメリット

  • 通信トラブルのリスクがある

  • 参加者が途中退出しやすい

  • 参加者とのコミュニケーションがとりづらい

あらかじめデメリットを理解しておき、対策をとっておきましょう。

通信トラブルのリスクがある

インターネットを利用する以上、通信トラブルのリスクは付きものです。特に「映像が乱れてよくわからなかった」「音が小さすぎて聞こえなかった」などのケースは珍しくありません。

こうしたケースを避けるために、必ず事前に配信テストをしておきましょう。万が一通信トラブルが起こった場合の対応策も考えておく必要があります。

参加者が途中退出しやすい

リアルイベントを途中で退席するのは難しいですが、オンラインイベントの場合はボタン一つで退出できてしまいます。特に無料イベントであれば「飽きたから抜けよう」と簡単に退出する人も出てくるでしょう。

要点を絞って説明する、動画の視聴時間は15分程度にする、参加型の企画を取り入れるなど、イベント内容にも工夫が必要です。

参加者とのコミュニケーションがとりづらい

主催者と参加者、あるいは参加者同士のコミュニケーションがとりづらい点もデメリットといえます。主催者のみが発信するイベントであれば問題ありませんが、参加者からの意見を募りたい、参加者同士の交流を深めたい、という場合は工夫が必要です。

チャット機能を使って参加者が発言できるようにする、グルーピング機能を使って参加者を少人数のグループに分けるなど、目的に合わせて機能を選びましょう。

オンラインイベント開催の流れ

オンラインイベントを開催するには、リアルイベントとは異なる準備が必要です。順を追って解説していきます。

オンラインイベントとは|オンラインイベント開催の流れ

①企画立案

まずはイベントを開催する目的を明確にし、ターゲット層を定めます。それを基にイベント内容や日時、出演者といった企画の詳細をつめていきましょう。

オンデマンド配信かライブ配信か、アーカイブ配信はあるのかなど、配信方法も考えておきます。

②ツールの準備

①で立てた企画を基に、適切なツールを選びます。「ウェビナーに向いているツール」「最低限の機能があって低コストなツール」「回線が安定していて大規模イベントに強いツール」など、配信ツールにもさまざまな特徴があります。

特に初めてオンラインイベントを開催する場合は、サポートが充実したツールを選ぶのも良いでしょう。

③プロモーション

イベントの大枠が定まったら、集客に向けたプロモーションを始めます。SNSなどインターネットを使った告知も有効ですし、イベント開催告知ツールを使うという手もあります。

あわせて申込者の管理方法も決めておきましょう。

④リハーサル、本番

事前リハーサルでチェックすべき項目はたくさんあります。

  • カメラの画角は合っているか

  • 画面の切り替えやチャット対応はスムーズにできるか

  • 音声や映像は問題なく届くか

加えて通信トラブル時の対応方法も確認しておいてください。本番中もトラブルがあったときに備え、スタッフが常駐していると安心です。

関連記事:イベント時に確認しておきたいチェックリスト

⑤データ分析

イベントは開催して終了ではありません。参加者のデータやアンケート結果を分析し、設定した目的に対してどんな結果が出たのか確認しましょう。

オンラインイベントは性別や視聴時間、過去のイベント参加履歴といった参加者のデータが管理しやすいです。ぜひ分析し、次回以降のイベントに活かしてください。

関連記事:Google Analytics でイベントのデータ分析をする方法

オンラインイベント開催時の注意点

オンラインイベントを開催する際は、イベント内容に合ったツールを選ぶことが大切です。たとえば目的が「動画を配信して商品の魅力を伝え、顧客を増やしたい」というイベントと、「オンライン講座を通して参加者同士の交流も深めたい」というイベントでは、選ぶツールが変わってきます。

また、通信環境の整備も怠ってはいけません。いったん音声や映像が途切れてしまえば、途中退出者が増えるのは明白です。大人数の接続が予想される場合、回線が安定しているツールを使うなどの工夫をしましょう。

上手にオンラインイベントを活用しよう

オンラインイベントは「リアルイベントの代わり」として広まった側面もあるものの、独自のメリットも多いです。B to B、B to C問わず多様なイベントに活用することができます。

ただ、企業内にオンラインイベントのノウハウがないというケースも多いでしょう。その場合はプロの力を使うことも必要です。

初めてオンラインイベント開催を考えている方には、Doorkeeperもおすすめです。多くのイベント開催実績があるので安心ですし、初回のイベントは無料で開催できますよ。ぜひご相談ください。

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