（※この記事は2024年5月1日に更新されました。）
「オンラインイベントを運営したいけど何から始めればいい？」
「オンラインイベント運営のメリットとデメリットは？」
というような疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか？
本記事は、オンラインイベントの運営を考えている、運営している方に向けて書いています。
感染症の流行によってリアルイベントの中止が続く一方、急速に人気が高まったのがオンラインイベントです。
感染リスクを気にせずに人を集められるので、ビジネスでの活用シーンも増えてきました。
一方でオフラインイベントとは手順や準備が大きく異なるため、「イベントの企画・運営について何から始めたらいいかわからない」と感じている企業も多いでしょう。
そのためここではオンラインイベント運営の流れや、オンラインイベントのメリット・デメリットなどを詳しく解説していきます。
ぜひ参考にしてください。
目次
オンラインイベントとは？
オンラインイベント（バーチャルイベント）とは、参加者や主催者がオンライン環境で交流することを含むイベントのことを指します。
つまり、実際の場所に行く必要がなくとも『インターネット経由で参加できるイベント』をオンラインイベントと呼びます。
参加者はスマートフォンやパソコンさえあれば、オンラインイベントにどこからでも参加することが可能です。
オンラインイベントの例として B to B 向けウェビナーや株主総会など、B to C 向け音楽ライブやフィットネスといったオンラインイベントが挙げられます。
参考：バーチャルイベントとは何？（What is a virtual event?）
関連記事：【成功事例7選】オンラインコミュニティの種類やメリットを徹底解説!
オンラインイベント運営のメリット３つ
それではリアルイベントではなく、あえてオンラインイベントを運営するメリットはどこにあるのでしょうか。
感染症対策ができるのはもちろんですが、他にも大きなメリットが3つあります。
オンラインイベント運営の３つのメリット概要：
1.運営コストが削減できる
2.集客がしやすい
3.データ分析がしやすい
順に解説していきます。
オンラインイベントのメリット１.運営コストが削減できる
イベントを会場で運営する場合は、以下のようなコストがかかります。
・会場費
・運営スタッフの人件費
・広告費
・機材リース費
・交通費
など。
一方でオンラインイベントを運営する場合は以下のようなコストがかかります。
・スタッフがパソコンを使うための場所代（自宅や社内から運営することも可能）
・オンラインイベントを運営するツール（Zoom やイベント管理ツールなど）
・人件費
・機材リース費
など。
リアルイベントとオンラインイベントのコストの違いは？：
・オンラインイベントは、大きな会場を借りる必要がない
・オンラインイベントは、人件費が安い
（誘導係や照明、音響などのスタッフが不要のため）
・オンラインイベントは、機材リース費が安い
（オンラインイベントに必要なのは、ビデオ会議ツール、イベント管理ツール、パソコン、インターネットぐらいです）
このように、オンラインイベントはリアルイベントより運営コストが抑えられます。
関連記事：イベントDXとは？どのような業務を効率化できる？
オンラインイベントのメリット２.集客がしやすい
オンラインイベントには、インターネット環境さえあれば、世界中どこからでも参加できるという大きな魅力があります。
結果、リアルイベントよりもより多くの参加者を募ることができると予想されます。
その他のオンラインイベントの集客がしやすい理由は以下のとおりです。
・会場の規模に合わせて人数制限をする必要がない
・遠い場所で開催されるイベントにも現地に行かず家から参加できる
・自宅から参加できるため、参加者にとっての心理的ハードルが下がる
・当日の天候にイベントの運営や参加者が左右されなくて済む
近年、オンラインイベントの普及が進んでいる者の一つに、企業説明会があります。
あさがくナビが2023年に行った調査によると、「会社説明会の参加方法を選択できる場合、オンラインでの参加を希望する学生が約7割弱」いるということがわかりました。
東京で多く開催される企業説明会などに地方の学生が「遠いから行けない」「交通費が高くつく」というケースがよくありますが、そんな物理的な距離の生み出す問題を解決してくれます。
参考：会社説明会は「オンライン」参加を希望する学生が 7 割弱。一方、「オンラインでの開催が多いので、リアルで参加できる機会があれば積極的に参加したい」の声も/2023 年卒対象アンケート
オンラインイベントのメリット３.データ分析がしやすい
リアルイベント・オンラインイベントともに『イベント開催＝ゴール』ではありません。
イベントを運営する目的は、コミュニティの構築や参加者との繋がりを深める、イベントのトピックについて認知度を広めるなどその後の目的があるはずです。
オンラインイベントで利用するツールによっては、出欠管理ができる、アンケート機能が付いているなど、イベント参加者のデータ分析に役立つ機能が豊富です。
イベント参加者のデータ分析ができれば、その結果を次回以降のイベントマーケティングに活かすことができます。
オンラインイベントのデメリット3つ
オンラインイベントのデメリット3つ
メリットがある一方で、オンラインイベントにはデメリットも存在します。
オンラインイベント３つのデメリット概要：
1.通信トラブルのリスクがある
2.参加者が途中退出しやすい
3.参加者とのコミュニケーションがとりづらい
事前にオンラインイベントのデメリットを理解することで、オフラインイベントを運営する方が適していると判明するかもしれませんし、オンラインイベントを運営をするにあたって対策をすることができます。
オンラインイベントのデメリット1.通信トラブルのリスクがある
インターネットを利用する以上、通信トラブルのリスクは付きものです。
特にライブ配信の場合は、「映像が乱れてよくわからなかった」「音が小さすぎて聞こえなかった」などの参加者からクレームが入る可能性もあります。
こうしたケースを避けるために、必ず事前に配信テストをしておきましょう。
しかし、当日の通信障害は予測することができません。
万が一通信トラブルが起こった場合の対応策も考えておく必要があります。
オンラインイベントのデメリット2.参加者が離脱しやすい
リアルイベントを途中で退席するのは難しいですが、オンラインイベントの場合はボタン一つで退出できます。
さらにイベントの参加者の周りで他の物事が発生していたり、他のことをしていた途中に参加していたりと場所を選ばすに手軽に参加できるという点が逆に離脱もしやすくなる原因になっています。
特に無料イベントであれば「飽きたから抜けよう」と簡単に退出する人も出てくるでしょう。
参加者のエンゲージメントを高く保つにはイベントの企画を工夫する必要があります。
例えば、要点を絞って説明する、動画の視聴時間は15分程度にする、参加型の企画を取り入れるなどが挙げられます。
オンラインイベントのデメリット3.参加者とのコミュニケーションがとりづらい
主催者と参加者、あるいは参加者同士のコミュニケーションがとりづらい点もデメリットといえます。
主催者のみが発信するセミナー型のイベントであれば問題ありませんが、オンラインイベントを通して参加者からの意見を募りたい、参加者同士の交流を深めたい、という場合は工夫が必要です。
そのような場合は、以下のような工夫をしてみましょう。
・チャット機能を使って参加者が発言できるようにする
・グルーピング機能を使って参加者を少人数のグループに分ける
・Zoomなどのリアクション機能の利用を呼びかける
など。
オンラインイベントの企画運営方法
オンラインイベントとは｜オンラインイベント開催の流れ
オンラインイベントの企画運営を順を追って解説していきます。
【オンラインイベントの企画方法】
①イベントのターゲットを明確にする
まずは、オンラインイベントのターゲット層を定めます。
このイベントは誰のためのものかを決め、ターゲットは何が欲しいか、聞きたいか（特定のトピックについての情報が知りたい、質問ができる場所が欲しいなど）をもとにイベントを企画していきます。
②イベントを開催する目的を決める
次に、イベントをなぜ開催するのかという理由・目的を決めます。
イベントを開催することで何を得たいかということを明確にしておくことで、イベントの開催後にイベントが成功したのかをデータを取ることで測定することができます。
イベントの目的の例は、収益を得る、ブランドの認知度を上げる、単純に参加者の役に立つ情報を提供するなどです。
目標は１つである必要はありません。
イベントを開催する目的を決めることで、何をイベントのKPIとするべきかがわかります。
また収益が目的の場合、チケット販売のできるプラットフォームや支払いURLを組み込むことができるプラットフォームを選ぶようにしましょう。
③オンラインイベントの開催形式を決める
次に、イベントの規模、開催形式、構成などを決めます。
イベントの目的を達成するためにはどのイベント形式が一番効果的か、効率的かという質問を考えてみましょう。
イベントの形式を決める際もターゲットは何を求めているかをもとに検討します。
例えば、ターゲットはネットワーキングの機会が欲しくてイベントに参加している場合、ライブ配信にしたり、参加者同士の話し合いの時間を設けたり、参加者が質問できるパネルディスカッションなどの参加型イベントにするなどが考えられます。
目的に関わらずオンラインイベントは、リアルタイムで参加者や主催者、登壇者がリアルタイムにコミュニケーションをとることができるライブ配信がおすすめです。
④オンラインイベントを配信するツールの準備
今までの企画を実施するのに最も適切なツールを選びます。
ウェビナーに向いているツール
最低限の機能があって低コストなツール
回線が安定していて大規模イベントに強いツール
など、配信ツールにもさまざまな特徴があります。
選ぶ際は、以下のような質問を考えてみましょう。
イベントの参加者にとってツールは使いやすいか
どのソーシャルメディアを参加者はよく使うか
イベントの目的を達成するために必要な機能は何か
参加者同士のコミュニケーションが必要か？
グループに分かれる機能が必要か？
特に初めてオンラインイベントを開催する場合は、サポートが充実したツールを選ぶのも良いでしょう。
⑤必要なサービスを決める
オンラインイベントの企画運営には外部のサービスを利用する必要がないと思いがちですが、効果的なイベントを実施するためには自社の企画に加えてイベント専門のサービスを利用することをお勧めします。
例えば、コミュニティ型のイベント運営・管理ツールDoorkeeperでは、集客の際にSNSやHPに掲載するイベントの情報を記載するページや参加者の管理、集金などのイベント運営に必要な業務をまとめて行うことができます。
自社でイベント実施のためのプラットフォームを構築することもできますが、費用や時間をなるべくかけたくないという方には、イベント管理ツールの利用がおすすめです。
⑥イベントの開催日時を決める
次にオンラインイベントを実施する日時を決めます。
ターゲットのライフスタイルやイベントが法人向けか一般向けかなどを考慮することができます。
例えば、法人向けの場合祝日や休日を避けた方が良いでしょう。
また、オンラインイベントはタイミングがそこまで重要でない場合ライブ配信でなくても問題ありません。
さらにイベントの目的が参加者の教育である場合、ライブ配信ではなくオンデマンド配信の方が参加者の都合の良い時間で視聴できるので良いでしょう。
⑦イベントのプロモーション
イベントの大枠が定まったら、集客に向けたプロモーションを始めます。
SNSなどインターネットを使った告知も有効ですし、イベント運営・管理ツールを使うという手もあります。
あわせて参加者データの管理方法も決めておきましょう。
⑧リハーサル、本番
事前リハーサルでチェックすべき項目には以下のようなものがあります。
イベントの招待リンクは正常に使えるか
カメラの画角は合っているか
画面の切り替えやチャット対応はスムーズにできるか
音声や映像は問題なく届くか
当日通信トラブルが起こった場合の対応方法は
など。
これに加え、イベントの進行表を作成し運営スタッフと共有すればイベント進行をスムーズに行うことができます。
しかし、どれだけ念入りにリハーサルをしたとしても、イベント当日のハプニングに備えて柔軟に対応できるように準備をしておきましょう。
関連記事：イベント時に確認しておきたいチェックリスト
【オンラインイベントを実施した後は？】
①オンラインイベントの参加者にお礼のメール
オンラインイベントの開催後は、参加者にお礼のメールを書きましょう。
イベントへの参加お礼メールは、時間を割いて参加してくれた参加者へのお礼の気持ちを表す以外に、参加者からの質問・感想を受けたり、アンケートへの協力を依頼したりする機会でもあります。
イベント参加者へのお礼メールを送るのは、イベント当日の夜などイベント実施からなるべく時間が経たないうちに送るのがベストです。
お礼メールの詳しい書き方は、「イベント参加者にはお礼メールを必ず書こう！【例文あり】」の記事をご覧ください。
②アンケートの実施
イベント実施後はすぐにアンケートも実施しましょう。
アンケートを行うことで、参加者情報の収集、イベントの成功を測定、その後のイベントの企画運営の改善に繋げることができます。
参加者が答えやすいアンケートの設計を意識することで、アンケートの解答率を上げることができます。
３つのポイントは以下の通りです：
わかりやすく短い設問
選択式の質問にする
設問数は15問
以上を意識して答えやすいアンケートを設計しましょう。
詳しくは、「イベントアンケートのテンプレート｜回答率アップのコツも解説」をご覧ください。
③参加者データ分析
イベントの開催後は、参加者のデータを分析することで次回のイベント運営をより効率的に行うことができます。
参加者のデータやアンケート結果を分析し、設定した目的に対してどんな結果が出たのか確認しましょう。
集めるべきデータの例：
何を経由してイベントを知ったか
イベントに満足したか
改善点
参加者の性別
滞在時間
過去のイベント参加履歴
など。
オンラインイベントのデータ分析には、Google Analyticsがおすすめです。
気になる方は、下の関連記事をご覧ください。
関連記事：Google Analytics でイベントのデータ分析をする方法
オンラインイベントの企画運営は難しくない！
オンラインイベントは「リアルイベントの代わり」として広まった側面もあるものの、独自のメリットも多いです。
B to B、B to C問わず多様なイベントに活用することができます。
ただ、企業内にオンラインイベントのノウハウがないというケースも多いでしょう。
その場合は、イベント運営・管理ツールなどの利用も考えてみてはどうでしょうか。
初めてオンラインイベント開催を考えている方には、Doorkeeper がオススメです。
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