（※本記事は、2023年5月8日に更新されました。）
今回は、イベント代行サービスについて解説します。
本記事は以下のような方におすすめです。
「イベントの予約や申込などを管理するのが大変」
「イベント代行サービスの選び方がわからない」
「イベント代行にどのくらいの料金がかかるのか知りたい」
この記事では、そんな時に役立つイベント代行サービスのメリットや選び方・料金相場などを紹介します。
イベントを成功させるためには、代行依頼するサービスを見極めることも大切です。
よりよいイベントを開催するために、ぜひ本記事をお役立てください！
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目次
イベント代行サービスとは？
イベント代行サービスとは、企業や団体が主催するイベントに対して、企画・運営を行うサービスのことです。
イベント代行サービスでは、クライアントの要望に応じてイベントの企画から撤収までをトータルにサポートすることが一般的で、具体的には以下のような業務を行っています。
イベントのコンセプトやテーマの設定
進行プログラムの作成
会場の手配
出演者や司会者の手配
セキュリティ対策
飲食の手配
音響や照明
運営後の撤収
運営後の参加者アンケート など
このように、イベント代行は企画や運営におけるさまざまな業務を委託できるサービスです。
【おすすめ３選】イベント会社をご紹介！
1. glassy イベントワークス株式会社
glassyは、社員エンゲージメント向上を目的とする社内イベントの運営代行会社です。
社内イベントを良いものにしたいけど、普段の業務があるためイベント企画・運営に手が回らないという方におすすめのイベント会社です。
年間１００件のイベント開催実績をもつイベント集団であるため今までイベントを運営したことがないという方でもglassyを利用することで運営業務を効率的にそしてイベントをより価値のあるものにすることができます。
2. ユニオンアルファ
株式会社ユニオンアルファは、屋内・屋外のイベントをプロデュースする会社です。
イベントに必要な資材のレンタル、全国各地の会場へお届け、イベントの企画・運営、サイン・看板制作、ホールの貸し出し、事務局代行などイベント運営に関する様々な運営代行を行なっています。
さらにフェスティバルからグルメ、スポーツ、企業イベント、学会など様々なタイプのイベントに対応しているため、初めてイベント代行会社を利用する場合でも安心です。
3. 株式会社コムネット
コムネットは、創業30年という経験の豊富なイベント会社です。
丁寧なヒアリングをもとにイベントを企画、わかりやすい制作進行管理、スピーディーなカスタマーサポート、明確な料金が強みのコムネットのサービスのリピート率は80%と高品質であることがわかります。
イベント代行サービスを利用するメリット３つ
イベント代行サービスを利用すると、自社のみの力でイベントを開催する場合と比べて以下のようなメリットがあります。
1. 自社の生産性を下げずにイベントを開催できる
なぜなら、イベント代行サービスが開催までの企画や手配などさまざまな場面でサポートしてくれるからです。
イベントの開催には多くの人員と時間が必要になるため、自社のみで準備を進めていく場合は通常業務の生産性が下がってしまう可能性があります。
また、イベントの専門知識を持たない人材が企画運営を行うことになると、準備や運営などの計画進行がうまくできない場合もあります。
イベント代行サービスや採用ソフトウェアを活用すれば、上記のような状態になるリスクを避けてイベントを開催できるのです。
2. イベントの質や集客効果を高められる
イベント代行会社は蓄積されたノウハウからより効率的にクオリティの高いイベントを開催する方法を知っているからです。
一方、ノウハウがないまま手探りでイベントを運営する場合、思ったより集客できない……という状態に陥ってしまう可能性もあります。
実際に、Peatixが行ったイベント調査では、オンラインイベントにおいて主催者の65.6％が集客に課題を感じていると回答しています。
せっかくコストをかけてイベントを開催するのであれば、質を高めて多くの人を集めたいですよね。
代行サービス会社はイベントの質や集客効果を高めるノウハウを持っているため、より効率よくクオリティの高いイベントを開催するためにサポートしてくれるでしょう。
参考：2021年 イベント調査レポート Peatix Blog |
3. 新たな知見や面白い企画に触れられる
イベント代行サービス会社は多くの実績から豊富な知見を持っているため、企画提案の場や運営準備において新たな視点や発想に触れることができるでしょう。
サービスによっては企画提案もしてくれる場合があるため、自社では思いつかなかったような効果的で面白い企画を考えてもらえるかもしれません。
イベントを成功させるには企画が大変重要なため、より効果の高いイベントを追求するのであればプロに意見を求めるのもひとつの手です。
イベント代行サービスを利用するデメリット３つ
イベント代行は自社の負担を軽減しつつイベントのクオリティを向上させてくれる便利なサービスですが、以下のようなデメリットも考えられます。
1. 自社のみでの開催と比較して費用がかかる
イベント代行サービスを利用する場合、当然ながらサービスの利用料金がかかります。
自社のみで開催する場合と比較すると費用が高くなってしまうということですね。
費用がかかるが自社の負担を軽減したいと考えるか、逆に費用を節約して自社で頑張ってイベントを開催してみるかを目的によって考慮してみるとよいでしょう。
2. スピード感のある対応が難しくなることも
イベント代行サービスを利用する場合、スピード感のある対応が難しくなる可能性もあります。
理由としては、自社と代行サービスの間でやり取りが発生するためです。
たとえば、自社のみでのイベント開催であれば担当者間の打ち合わせなどもすぐにできますよね。
一方で、外部である代行サービスとやり取りするためには、多少なりともタイムラグが発生してしまいます。
また、代行サービスが複数のクライアントを抱えている場合、対応に時間がかかってしまうケースもあるため、注意が必要です。
3. 誤った選び方をすると期待した効果が得られないこともある
いざイベント代行サービスに業務を依頼しても、誤った選び方をしていると期待した効果が得られないことがあります。
期待した効果が得られないケースは、たとえば、業務範囲や得意ジャンルが希望のものとは異なっている場合などです。
以下の項目でサービスの選び方のポイントを解説していますので、イベントを成功させるために一度チェックしておきましょう！
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イベント代行サービスの選び方３つ
代行サービスを活用してイベントを成功させるためには、サービス選びが重要です。
こちらの項目では、どのような視点でサービスを選ぶべきか解説しています。
1. イベントの規模や依頼したい業務範囲に対応しているか
イベント代行サービスに依頼する前に、その会社が自社で開催したいイベントの規模や依頼したい業務範囲に対応しているか確認してみましょう。
あらかじめ、どんなイベントをどのくらいの規模感で開催したいか、代行サービスに依頼するのであればどの範囲までお願いしたいのかというのを明確にしておくとよいですね。
対応可能な規模や依頼したい業務範囲、企業ごとの得意ジャンルなどをチェックするには、実績を確認するのがおすすめです。
企業サイトなどに過去の開催実績が掲載されていることもありますので、そちらから確認してみましょう。
2. コミュニケーションがスムーズに取れるか
イベント代行サービスを選ぶ上では、コミュニケーションがスムーズに取れるかという点も重要です。
イベントの開催には多くの業務が発生し、迅速で適切なコミュニケーションが必要とされます。
コミュニケーションがうまく取れないということは、連携がうまくできないということです。
スムーズな連携ができれば、トラブルを最小限に抑えてイベントを成功させられるでしょう。
ユーザーからの評価と合わせて、問い合わせによってどのような対応が得られるか確認してみるのがおすすめです。
3. スケジュールの管理能力があるか
イベント代行サービスを選ぶポイントとして、スケジュールの管理能力がしっかりしているかという点も挙げられます。
イベント企画・準備・運営においてはスケジュール管理が大変重要だからです。
イベントは開催日が決まっているため、当日までに抜かりなく準備を進める必要があります。
口コミなどの評判を確認しつつ、候補の代行サービスにスケジュールの管理能力があるか見極めるのが重要です。
イベント代行サービスにかかる料金の相場はどのくらい？
イベント代行サービスに企画運営を依頼する場合、どのようなイベントを実施するかでも費用が大幅に異なります。
以下の表では、参考までに100名程度のセミナーを開催する場合に発生する料金の相場を掲載しています。
料金はイベントの内容やサービスの提供企業によっても異なりますので、以下はあくまで参考程度にとらえ、一度問い合わせてみるのがおすすめです。
イベントの開催を効率化できるツールをご存知ですか？
イベント代行サービスを依頼するほどでもないけれど参加者の申込や支払い管理が面倒だと感じている方には、便利なツールの利用がおすすめです。
Doorkeeperには、イベントの運営に必要なコミュニティの管理や支払い管理などのさまざまな機能が豊富に揃っています。
イベントを効率化しつつ顧客を育てていきたいという方にぴったりのツールです。
コミュニティの作成と最初のイベント開催は無料でできますので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回は、イベント代行サービスについて解説しました。
サービスを利用するのはコスト面でもったいないと感じる方もいるかもしれませんが、イベントを成功させるという目的に対して有効な方法として視野に入れておくとよいかもしれません。
イベント代行サービスや便利なツールのサポートを借りながら、効率的にイベントを開催しましょう！
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