セミナー受付システム10選・導入メリット・選び方【2023年】

（※この記事は、2023年7月24日に更新されました。）

「セミナー受付管理システムとは？」

「セミナーの受付業務を効率化したい」

「受付機能を備えたシステムを導入したい」

この記事は、上のようにお考えの方に向けて書かれています。

本記事では、セミナーやイベントの受付業務をスムーズにするイベント受付管理システムの基本機能、導入メリット、選ぶ際のポイント、おすすめのイベント管理システム10選をご紹介いたします。

イベント・セミナー主催者の方は、ぜひ参考にしてください。

セミナーの受付をスムーズにするセミナー受付システムとは？

セミナーやイベント受付システムは、セミナー運営に不可欠な来場者の管理、受付などをスムーズにするための機能で、一般的には、「セミナー管理システム」や「イベント管理システム」に搭載されています。

イベントの申込受付や当日の参加者の受付業務を効率化し、スムーズな受付を可能にしてくれます。

システムによっては受付だけでなく、申込フォームの作成や参加者データの分析など、さまざまな機能が備わっています。

なかにはセミナー運営に関わる業務を、一気通貫でサポートしてくれるシステムもありますよ。

セミナー管理システムについて知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。

セミナー管理システムの基本的な機能

セミナー管理システムによって違いがあるものの、基本機能はある程度共通しています。ここではセミナー管理システムの持つ機能と、そのメリットについて見ていきましょう。

【セミナー前】申込フォーム作成から対応可能！

セミナー開催前に使える機能としては、たとえば以下のものがあります。

• 申し込みフォームの作成

• イベントのWebページ作成

• 参加者の管理

• リマインダーメールの送信

申込フォームやWebページを一から作成する場合、プログラミングの知識やスキルが求められます。

一方、セミナー管理システムを使えば、簡単に申込フォームやWebページが作成できるのです。

操作も簡単なので、特別な知識やスキルは必要ありません。参加者情報は自動で管理されるため、名前の入力ミスや転記ミスがなくなるでしょう。前日までにリマインダーメールを送信しておけば、当日キャンセルのリスクも減らせます。

【セミナー当日】煩雑な受付業務を効率化

セミナー当日は、受付業務がメインとなります。

QRコードを使った受付なら、「名簿から名前を探してチェックする」といった手間は一切かからず、スムーズな来場者管理が可能です。イベント管理システムによっては、来場者情報をリアルタイムで反映できるものもあります。

さらにスタッフ同士での情報共有がしやすいシステムを選べば、受付の人員配置も効率化できるでしょう。

【セミナー後】アフターフォローも万全

セミナーは開催した後のアフターフォローも大切です。

アフターフォローがあることで、反省点を次回のセミナーに活かしたり、後のマーケティングにつなげたりできます。

• 参加者へのお礼メール送付

• 参加者へのアンケート送付

• 参加者情報の分析

特にお礼メールやアンケートの送付は、セミナー後のなるべく早いタイミングで行わないと、効果がありません。とはいえ参加者全員に手作業で送付する場合、時間も手間もかかってしまうでしょう。

イベント管理システムのなかには、こうした機能まで備わっているものも多いです。そのためうまく活用することで、抜けのないアフターフォローができます。

セミナー管理システムを導入するメリット３つ

次にイベントセミナー管理システムを導入するメリットを３つご紹介いたします。セミナーイベント管理システムの導入を検討されている主催者の方はぜひ参考にしてください。

1. 24時間365日申込受付が可能

イベント受付システムを利用することで、24時間365日WEBでイベントセミナーの参加者の申し込みを受け付けることができます。

さらに、キャンセルがあった場合も自動でリアルタイムに対応してくれるため、イベントの参加者を最大限に集めることが可能になります。

2. イベントセミナーの受付がスムーズに

イベントセミナーの受付システムを利用すると、オンライン決済で集金をすることができたり、QRコードチケットが発行できます。

オンライン決済で前払いをすることで、イベント当日に現金を扱う必要がなくなります。加えて、QRコードチケットをかざすだけで参加者の受付が完了するため、チケットの再発行をする必要もなく、セミナーイベントの受付が効率的にスピーディーになります。

3. イベント後のフォローが簡単に

イベントやセミナーを開催した後に、参加者に次回のイベントのお知らせやアンケートをメールで送りたい場合、イベント受付システムで参加者を管理していると、参加者に一斉送信メールを簡単に送信することができます。

システムによっては、イベント申込者の中でも実際にイベントに参加した人だけにメールを送ることも可能です。

自分に合ったセミナー・イベント管理システムの選び方

セミナー・イベント管理システムを選ぶ際には、以下の４つのポイントを確認してみましょう。

1. 必要な機能を明確に

セミナー受付システムを選ぶ前に、解決すべき課題を洗い出しておきましょう。

そうすれば必要な機能が見えてくるので、不要な機能は外すことができます。機能が多いほどコストも高くなるので、見極めが重要です。

2. カスタマイズ性

テンプレートなどを利用してイベントページや申込フォームを簡単に作成できるのは便利ですが、カスタマイズ性が高いシステムを選べば、ブランドイメージやオリジナリティを出すことができます。他のイベントとデザインなどで差をつけたい場合は、カスタマイズ性の高いものを選ぶことをお勧めします。

イベント管理システムによっては、ドラッグ&ドロップでHTMLの知識なしにカスタマイズ性の高いwebページやメールを作ることができるものもあります。

3. オンライン対応

オンラインやハイブリッド開催のイベントも予定している場合は、イベント管理システムがオンラインに対応しているかどうかを確認しましょう。

4. コスト

コストについては月額制、従量課金制などの違いもあります。実際の使用場面をイメージして、試算しておくとよいでしょう。

イベントでも使える！セミナー管理システム10選

ここではセミナーはもちろん、イベントでも使いやすいセミナー管理システム（イベント管理システム）10選をご紹介します。上記の選び方も参考にして、自分に合ったものを選んでください。

1.【コミュニティを通してつながりを作る】Doorkeeper

Doorkeeperは、コミュニティを通してセミナーの開催からフォローアップまで行えるイベント管理システムです。

セミナーの運営に必要な機能は一通りそろっているので、効率的な運営が可能になります。

【主な機能】

• イベントページ作成

• Web申込フォーム作成

• 事前決済

• リマインダーメール送信

• スマートフォン受付

【料金】

1,650円/月～

*初回のイベントは無料で実施可能

セミナー開催後もコミュニティを通してつながりが持てるので、アフターフォローも万全です。

次回以降のセミナー案内など、1度参加した方への情報共有が容易にできます。

→Doorkeeper導入事例はこちら

2.【多機能でカスタマイズ性も◎】Q-PASS

引用：COPRO Q-PASS

Q-PASSはセミナー開催に必要な業務を、一気通貫でサポートしてくれるセミナー受付管理システムです。

【主な機能】

• Web申し込みフォーム作成

• 顧客管理機能

• 入退場受付

• 来場状況確認

• 来場者データ出力

【料金】

8万円～　※要問合せ

2週間無料のアカウントが発行可能

このほかにも多くの機能が備わっており、必要に応じてカスタマイズも可能です。

さらに電話サポートの代行や招待状の発送など、Web以外の業務代行も任せることができます。

実際の利用者からは、「入力が必要な数が導入前より30%程度へ激減しました」「システム提供のみお願いし、他は全て自社で準備運用したため低コストで収まりました」といった声が挙がっています。（引用：COPRO Q-PASS）

3.【オンラインイベントにも対応できて低コスト】EventRegist

引用：EventRegist（イベントレジスト）

EventRegistでは、オンラインイベントにも対応しているイベント受付システムです。

【主な機能】

• イベントページ作成

• 事前決済

• 参加者情報管理

• チェックイン管理

• 受付用アプリ

【料金】

0円＋チケット販売手数料（8%）～

有料チケットを販売する場合は販売手数料がかかるものの、無料のセミナーであれば無料で開催することも可能です。コストを抑えたい方や、まずはセミナー受付システムを試してみたいという方にとっても嬉しいですね。

カスタマイズ性を高めたければ、プランのアップグレードも可能です。ウェビナーやオンラインイベントにも対応しているので、広い場面で活用できるでしょう。

4.【集客に強くコストパフォーマンスも高い】Peatix

引用：Peatix (ピーティックス）

Peatixは、840万人以上の会員数を持つイベント管理システムです。Peatix内でイベントの検索ができたり、類似イベントの参加者にメルマガが配信されたりするので、集客に強い点が特徴といえます。

【主な機能】

• イベントのページ作成

• 申し込みフォームの作成

• アクセス解析

• 参加者情報管理

• 受付用アプリ

【料金】

0円＋チケット販売手数料（4.9%＋99円）～

このほか有料機能もあるので、必要に応じて機能を強化するとよいでしょう。オンラインイベントやハイブリッドイベントにも対応可能です。

5.【単発イベントも継続的なイベントもお任せ】イベントクリエイト

引用：EventCreate[イベントクリエイト]

イベントクリエイトは、単発プランと継続プランがあるイベント受付管理システムです。継続プランは６か月以上、単発プランは３か月以内の契約となります。

【主な機能】

• イベントのページ作成

• 申し込みフォーム作成

• リマインダーメールの配信

• 来場者受付

• アンケート

【料金】

要問い合わせ

トライアル：30日間

このほかオプション機能も充実しています。既存の顧客リストやWebページを活かすこともできるうえ、使い方が簡単な点も魅力です。

また実際の利用者からは、「事務作業の効率化だけではなく、転記やコピペミスの可能性が排除されることにより、正確な事務処理が実現できました。」との声が挙がっています。（引用：イベントクリエイト お客様の声）

6.【入金管理のしやすさは抜群】イーベ！

引用：イーベ！

イーベ！は、セミナー開催に伴う業務を、クラウドで一元管理することができるイベント管理システムです。

【主な機能】

• イベントページ作成

• Web申込フォーム作成

• 事前決済

• リマインダーメールの配信

• 受付用アプリ

【料金】

16,500円/月～　※初期費用55,000円

トライアル：30日間は無料で利用可能

Stripeを使ったクレジット決済ができるうえ、入金状況は一覧管理が可能です。未入金の参加者には自動でメール送信ができるので、スムーズな入金管理ができるでしょう。

また利用者からは、「イーベ！でイベント前日にリマインダ―メールを自動送信すると、セミナー配信の参加率が通常50％程度→75％へ改善しました」という声も挙がっています。（引用：GMOメイクショップ様｜イーベ！を選ぶ5つの理由。）

7.【チケットの種類や受付方法が多様】EventManager＋

引用：EVENT MANAGER

EventManager＋は、チケットの種類や受付方法が多様なイベント受付システムです。

【主な機能】

• Web申込フォーム作成

• 事前決済

• 来場者受付

• 参加者情報管理

• アンケート

【料金】

要問い合わせ

トライアル：要問合せ

チケット販売システムとしても使えるため、デザインチケットやQRコードなど、チケットの種類が豊富です。受付方法も電子スタンプやスキャナー、スマートフォンなどの選択肢から選べます。くじやスクラッチといったカスタマイズ機能があるのも楽しいですね。

細かなデータ管理もできるので、セミナー後のマーケティングに活かせるでしょう。データには必要に応じて閲覧制限もかけられるので、安心して利用できます。

8.【100を超える機能をシンプルに使いやすく】Event Cloud Mix

引用：Event Cloud Mix(イベントクラウドミックス)

Event Cloud Mixは、100種類以上の機能が使えるイベント受付システムです。たとえばセミナーに活かせる機能例としては、以下のものがあります。

【主な機能】

• イベントページ作成

• Web申込フォーム作成

• タイムテーブル作成

• 来場者受付

• ブース来場者情報共有

【料金】

9,800円/月～（※受付機能は19,800円/月～）

トライアル：1か月間は無料で利用可能

さまざまなツールを使っていると作業負荷がかかってしまいますが、Event Cloud Mixを使えばツールを一本化できます。そのため作業効率が上がり、情報共有もしやすくなるでしょう。シンプルな操作が可能なので、多機能でも使いやすいですよ。

9.【セミナーや講義に特化】楽らく受付くん

引用：楽らく受付くん

楽らく受付くんはセミナーや講義の運営に特化したセミナー管理システムで、以下の機能が備わっています。

【主な機能】

• 入力チェック

• 自動応答メール

• 定員管理

• 期間管理

• 受付データダウンロード

【料金】

13,000円/月

トライアル：なし

特に入力ミスや入力漏れを防ぐ「入力チェック」、定員数に達したら申込を止める「定員管理」があるのは嬉しいですね。このほかオプション機能として、イベントページの作成も可能です。多くのイベントを開催する場合、システムの購入もできますよ。

10.【導入実績が豊富なので安心】STORES予約

引用：STORES 予約

STORES予約は、導入実績が豊富なイベント受付管理システムです。

【主な機能】

• 参加者情報管理

• SEO対策

• 事前決済

• リマインダーメールの送信

• 入退室管理システムiDoorsとの連携

【料金】

0円＋事前決済手数料（4.9%＋99円）～

トライアル：あり（期間終了後は自動で無料プランに切替）

無料で「紙やエクセルで予約管理をしていて大変」「当日の集金で受付が手間取る」などの課題をまとめて解決することができます。ジョブカンやLINE株式会社など、大手企業への導入実績もあるので安心ですね。

システム導入でイベントセミナーの受付業務をスピーディーに

以上、セミナー受付管理システムの基本機能、導入メリット、選ぶ際のポイントとおすすめのシステム10選をご紹介いたしました。

システムを導入することで、手作業のイベントセミナーの受付業務にかかる時間を削減・参加者の利便性向上が期待できます。

特に、イベントセミナーの参加者が増えてきて受付業務を人の手で行うには複雑になってきたとお悩みの主催者の方はぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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