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【セミナー・勉強会向け】伝わる資料の作り方を徹底解説

Doorkeeper スタッフ
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2022年9月9日

コロナ禍でリモートワークが普及した事により、Zoomなどのツールを使って仕事を進めるのが一般的になりました。それに伴い、オンラインセミナーや勉強会の中で共有する資料を、どのように作ったら良いのか迷う人もいるようです。

資料に決まった作り方はないのですが、あまりにもわかりにくかったり、みすぼらしい資料を披露するわけにもいきません。最低限のポイントを抑えておくだけで、伝わりやすくなることもあります。

全てのセミナーや勉強会が同じ内容ではないので、企画しているセミナーや勉強会のテーマに沿ったアイデアを多少は盛り込む必要がありますが、見やすさ・わかりやすさを心掛けて資料作りに取り組んでみましょう。

こちらの記事も参考に:イベントを開催する大まかな流れ

資料作りは誰でも時間が掛かる業務です!

『資料作成』は営業職がリモートワークになって増えたと思う業務第一位

提案資料作成クラウド「SmartSlide(スマートスライド)」を提供する株式会社ワッツユアリッチが行った営業パーソン400名にアンケートを実施したところ、「リモートワークになって増えたと思う業務の第一位が『資料作成』」という調査結果が発表されています。

引用:【https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000004.000052185.html

同じくこの調査によると、営業パーソンが一番時間を費やす業務が「資料作成」であり、「資料作成」に一番時間がかかっている人の半数が、業務時間の50%以上を資料作成に割いているとも報告されています。

営業パーソンが業務の中で資料作成にかけている時間の割合

営業職には営業事務という資料作成をメインとするポジションを設けている企業も多いかと思いますが、それくらい資料作りには時間と手間がかかるようです。

当記事を読まれている方は、営業ではなくマーケティングや広報の方もおられるかもしれませんが、資料作成は誰にとっても時間がかかる大変な業務であることには変わりありません。

どのようにしたら、資料作成を短時間で質の高いものにできるのでしょうか。

資料作りに時間が掛かるのは、アウトラインが固まってないから

資料作りに苦手意識はありますか。

あるとしたら、なぜ苦手なのか考えたことはありますか。パワーポイントやエクセルの操作が苦手であったり、レイアウトの見栄えが悪い。など、いろいろ思い付くことがあるかもしれません。

しかし、問題はそのようなツールの使い方よりも、スタートの段階でのアウトラインが固まっていない事によるものが多いです。

簡単に言ってしまえば、「資料全体で何を伝えたいのか、目的が明確でない」ということです。次のような特徴に当てはまっていませんか。

  • 資料で伝えたい事の優先順位が明確でない

  • 迷っても相談せず一人で作り続けてしまう

  • アイデアが固まってないのに作り始める

  • 見栄え良く完成したと思っても上司からの評価が低い

どうでしょうか。もし、一つでも当てはまったら、改善の余地はあるかもしれませんね。

上記4つは、アウトラインが決まっていない場合に生じやすい問題です。では、どのように改善すればよいのでしょうか。

資料を作り始める前のアウトラインが超重要

勉強会・セミナーなら、わかりやすく伝えられるストーリーを考える

最初に述べたように、資料作りと一言で言っても、どのような資料も同じように作れば良いものではありません。「起承転結」が好きな方もいるでしょうし、最初に結論を提示して理由を加えていくやり方もよく目にします。

勉強会やセミナーでしたら、問題提起から入って具体例や解決策を提示した後に、結論に持っていくのも良いでしょう。理由としては、はじめに結論を知ってしまうと、セミナー中のモチベーションが下がる可能性があるからです。

このようなアウトラインであれば、途中にケーススタディの例を出して、参加者と一緒に考えるようなやり方もできます。

ただ、共通することは、どのようなアウトラインであっても資料を見た相手がわかりやすく納得できるように作ることです。

それ以上でもそれ以下でもありません。特に勉強会・セミナーであれば、資料に何が書いてあるのかわからなければ参加者がすごく不安になってしまいます。

そのような事態を避ける為に、アウトラインを組み立てましょう。

アウトラインの組み立ては、資料全体の骨格を作る作業です。これにより資料全体が整理されて、資料で伝えたい事の優先順位が明確でないという問題は解決できます。

この骨格さえしっかり出来ていれば、資料作りの効率がアップして時間の短縮にもなります。

資料作りにおいて、アウトラインを作るメリット

メリットは以下の2つです。

・資料で伝えたいことの全体像を整理整頓でき、わかりやすい資料になる

・文章の修正などが減って、作業時間が短縮できる

伝えたい事が整理整頓されるのは資料を見てもらう方の為なのですが、実際に資料作りをする担当者にとっても、自分でストーリーを組み立てながら資料作りができるので、納得感が生まれやすいです。

また、アウトライン(骨格)が出来ていれば、文章を書きながら方向性がわからなくなる事もありません。

もし直属の上司がいるなら、このアウトラインを作った段階で一度上司に相談してみましょう。

アウトラインが出来たら見栄えと文章を考えていく

余計な情報は省き、文章は短く、デザインはシンプルに

資料作りにパワーポイントを使用する企業は多いです。この章ではパワーポイントの資料作りについてお話します。

パワーポイントは一長一短なツールで、発表者側のペースでどんどん進んでしまうと、参加者が置いてけぼりになるケースが散見されます。そうならないように、「文章は短く、デザインはシンプルに」が基本です。

箇条書きを利用したり、イラストと組み合わせる事で、わかりやすい資料になります。色やイラストは多様せず、最低限で統一しましょう。

グラフは視覚的にわかりやすい一方で、罫線や細かな数字が入っていると単位が見えなかったり、スライドを表示している時間内に参加者が理解できないことがあります。

例えば、「今年5月の売上は、前年同期比で2倍になりました。」と伝えたい場合、昨年5月から今年5月までの13ヶ月分の棒グラフをスライドで提示してもゴチャゴチャしますよね。

本当に伝えたい事は、昨年5月の数字と今年5月の数字なわけですから、その2つのデータだけを棒グラフで提示すれば、誰でも一瞬で理解できます。

勉強会・セミナーの内容と資料の相性も考える

パワーポイントを勉強会やセミナーに使うと、スライドの枚数は相当数になると思われます。

「1スライド1メッセージ」と、資料作りではよく言われますが、それを印刷すると大変な量ですし、口で説明できる一言二言を資料として落とし込むのも疑問です。文字数が多くなるなら、じっくり読んで理解ができるよう別途でWordの資料を1枚用意しても良いかもしれませんね。

印刷して資料として手渡すのか、オンラインで画面共有するだけの資料なのか、勉強会やセミナーの進め方によって資料の使い方が異なります。

勉強会やセミナーを開催するのなら、参加者にどのような形で資料を活用してもらいたいのかをイメージしましょう。資料を作った目的を絶対に見失ってはいけません。

イラストや余白も大事ですが、一番は目的に沿った資料であること

言いたいことが伝われば、過度に資料の見栄えを気にする必要はないというのが私の意見です。それでも、インデントのズレや、文字ばかりの説明にならないよう、最低限の見栄えは整えてください。

特に勉強会やセミナーは、商談ではありませんので見栄えの綺麗さより、わかりやすく伝える事にフォーカスするべきでしょう。

資料に書き込みながら進める勉強会なら、余白を多めに作っておくべきです。また、Zoomなどでチャットをしながら進めるセミナーであれば、資料でわかりにくい箇所を質問できるようなスケジュールや、参加者に知識が身に付きやすい方法を最優先に考えなければいけません。

また、年齢層が上の方へ向けた資料であれば、老眼で見えにくい小さな文字を使うのはやめましょう。そのような相手への配慮も必要です。

資料の見栄えばかりに気を取られて、相手のことを全然考えていない資料を作ってしまうのは本末転倒ですよね。

資料を見た相手がどう思うか想像できれば、資料作りの達人

資料を見た相手がどう思うか想像できれば、資料作りの達人

資料を作ったら、他人に読んでもらって完成

資料作りが終わったら、必ず他人に目を通してもらいましょう。

誤字脱字などのチェックもそうですし、自分では伝わりやすいと思っていた言い回しや表現も、人によって感覚に差があります。

自分の意図が伝わるか不安な言い回しやアウトラインの構成など、他人の意見をもらいながら進めれば、資料作りへの不安も小さくなるはずです。

人それぞれ意見がありますし、表現に正解や間違いということもありません。なるべく多くの人に見てもらい、セミナー・勉強会で使用する資料であることを伝えて評価してもらいましょう。

資料を作りながら、参加者の気持ちが理解できるようになろう

資料を作る過程で、「ここでこんな事を疑問に思う人がいるだろうな。」などと、参加者の気持ちを想像できるようになれば、資料作りはスムーズに進むはずです。

セミナーや勉強会は、何かわからない事があって参加するわけですから、その疑問にダイレクトに答えられる資料が作れれば、参加者にとってすごく価値のあるものになります。

参加者の年齢やセミナー前の事前知識を想定しながら、セミナー中の参加者の顔が想像できるくらい、読み手を思いやった資料作りに挑戦してみましょう。

まとめ

「あれもこれも資料に詰め込まないと!」と思ってしまうと、まとまりのない伝わらない資料になる事が多いです。

資料に全ての情報を詰め込まずに、アウトラインを練りながら、重要な情報を取捨選択する作業が一番の資料作りのコツかもしれません。

初学者へ向けたものなのか、ある程度の予備知識がある人への資料なのか、読み手の立場によっても資料作りの方向性は異なるでしょう。セミナーや勉強会を開催するのなら、イベント後も知識の定着が促されるような資料作りをしたいですね。

資料の在り方が、セミナー・勉強会の目的に沿っていなければ何の意味もないのです。

デザインなど細かい事は最初は考えずに、まずはシンプルに伝えたいことや目的を決めて、アウトラインを組みましょう。完成後に上司から修正されても、落ち込む必要はないですよ。

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