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出欠確認ツールおすすめ10選を紹介|イベント主催者必見

MADOKA ISHIHARA
MADOKA ISHIHARA

14 Aug 2023

(※この記事は、2023年7月28日に更新されました。)

「飲み会の日程調整方法を探している」

「イベントの出欠確認をアプリで行いたい」

「参加者が気軽に参加できるようなツールを探している」

上のようにお考えの方に向けてこの記事は書かれています。

本記事では、日程調整ツール・出欠確認アプリとは、導入メリット・利用シーン・おすすめのツールを10選ご紹介いたします。

イベントや会議の出欠確認・管理を簡単にする方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。

参加者200人のイベント受付を20分で完了できます。

Doorkeeperには、QRコードチケット発行・参加者名簿自動作成・オンライン決済・メルマガ配信などイベント運営に便利な機能がたくさん!初回のイベント開催とコミュニティ作成は無料です。

Table of Contents

幹事・主催者の負担削減「出欠確認ツール」とは?

幹事・主催者の負担削減「出欠確認ツール」とは?

出欠確認アプリやツール(日程調整ツール)とは、イベント時の出欠確認に役立つツールです。

これまでは幹事が参加予定者に連絡を取り、人数集計やキャンセル時の対応も行っていたでしょう。

出欠確認ツールや出欠確認アプリを使えば、そうした作業を自動で行ってくれるのです。

出欠確認アプリには、以下のような機能があります。

  • イベントの作成

  • 参加者の招待

  • イベントの日程調整

  • 出欠確認の送信・回答

  • 未回答者への催促

  • Googleカレンダーと連携

日程調整機能が付いているものを選べば、イベントをはじめ、会議や打ち合わせなど、さまざまなシーンで使うことができます。

あるいは未回答者への催促ができるツールを選べば、幹事が何度も連絡を取る手間が省けますね。

Google カレンダーとの連携をすることで、他の予定とまとめて管理することが可能です。

ツールによって機能が異なるので、特徴を知ったうえで選びましょう。

出欠確認アプリの利用シーン

出欠確認アプリの利用シーン

出欠管理アプリ・日程調整ツールはどのような場面で使われているのでしょうか?

以下に出欠確認アプリの利用シーンを3つ挙げます。

イベントの出欠管理


イベントの参加者の出欠管理ができます。イベントページを作成・公開して参加したい人は、申し込みフォームより参加申し込みが可能です。

参加者の管理を出欠確認アプリで行うことで、キャンセルが出た際に自動で申し込み予約を削除して空席を作ることができたり、定員に達した場合は、ウェイティングリストに申込者を追加することができます。

飲み会の日程調整・出欠管理


会社や大勢のグループなどで飲み会を企画する場合は、メールやラインでのやり取りよりも、出欠確認アプリ・日程調整ツールを使う方が便利です。

第一希望や第二希望などを選ぶことでできるだけ大勢が参加できる日程を決めることができます。

会議のスケジュール調整


リモートワークの普及した今日、ハイブリッド会議を行う企業もあります。

そんな時に、出欠管理アプリを利用することで、現地参加、オンライン参加など参加にしてもカテゴリに分けて管理することが可能です。

出欠確認アプリを導入するメリットとは?

出欠確認アプリを導入するメリットとは?

出欠確認アプリを導入するすることで、主催者にとっても参加者にとってもメリットがあります。

以下は、出欠確認アプリを導入する主なメリットです。

1. 出欠状況がリアルタイムで把握できる


参加者が出欠の入力をすると、リアルタイムで一覧表に反映されます。参加状況をスムーズに把握できるので、臨機応変なスケジュール調整が可能です。

2. 正確な情報が反映される


入力漏れや転記ミスなどの人的ミスも起こらないため、正確な情報が一目でわかります。

メールアドレスや名前などを間違って入力してしまうと、メールが届かなかったり、名前を間違えて相手を不快にさせるなどの事態を防ぐことができます。

3. 返信の手間が減る


参加者はツールで「〇/×」などの入力をすればよく、文章を考えて返信する手間がかかりません。

返信する時間がなかったり、めんどくさいために参加しないという人を減らすことができます。

最適な出欠確認アプリを選ぶ3つポイント

最適な出欠確認アプリを選ぶ3つポイント

出欠確認ツールには、さまざまな種類があります。

そのなかから1つを選ぶためには、3つのポイントに注目してください。

ポイント①どの導入方法を選ぶか


出欠確認ツールの導入方法は、主に3つあります。

  1. Webアプリ

  2. スマホアプリ

  3. SNS

1. Webアプリ

最も手軽に始められるのは、利用媒体を選ばずインストールの手間もかからないWebアプリです。インターネットにつなげることができれば、誰でも簡単に使えます。

2. スマホアプリ

スマホアプリの場合は、参加者にもインストールしてもらう手間が発生します。ただ細かい設定ができるため、充実した機能を求める場合は役立つでしょう。

3. SNS

SNSも同様に、参加者にもインストールしてもらう必要があります。また細かい設定もできないことが多いです。ただLINEなどすでに参加者全員が使っているものがあれば、すぐに利用を開始できます。

ポイント②どんな方法で共有するか


出欠確認の状況を共有する方法も、主に3つあります。

  1. 共有URL

  2. メーリングリスト

  3. アプリ

1. 共有URL

近年では共有URLを発行し、そこから情報を確認する方法が増えています。URLはメールやSNSなど好きなツールから送ることができるので、便利な方法といえますね。

2. メーリングリスト

メンバーが固定されている場合は、メーリングリストを使って共有するのもよいでしょう。アプリやSNSに慣れていない方にとっても、使いやすいかもしれません。

3. アプリ

またツールによっては、アプリ内での情報共有が可能です。アプリ内で出欠確認のすべてが完結するので、わかりやすいといえます。

ポイント③どんな機能が必要か


求める機能をはっきりさせておくことも大切です。

人によって「出欠確認以外の機能さえあればいい」「日程調整の機能もほしい」「集金管理もしたい」など、求める機能は違います。

自分は何に困っていて、どんな機能が必要なのか、事前に考えておきましょう。

機能は多ければよいというものではありません。不要な機能が多すぎると、操作が煩雑になるうえ、場合によっては余計なコストがかかってしまいます。必要な機能を網羅しつつ、余計な機能の少ないツールが理想的ですね。

イベント開催に役立つ!おすすめの日程調整ツール10選

ここではイベント開催に使える、おすすめの日程調整ツールを10種類ご紹介します。3つの選ぶポイントも参考にしながら、悩み解決につながるツールを見つけてください。

①【コミュニティを作ってイベント管理を一括サポート】Doorkeeper


Doorkeeper 
  • 利用料金:1,500円/月~(初回イベントは無料で開催可能)

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:URL

Doorkeeperは、ただの出欠管理アプリではなく、イベントの運営を丸ごとサポートしてくれるイベント管理ツールです。

イベントページならびに申込フォームの作成や、事前決済QRコード付きのチケット発行、Googleカレンダーと連携、参加者へのメール一斉送信など、便利な機能が付いています。

またコミュニティが作成できるのも大きな特徴です。

イベントを実施して終わりではなく、コメントや写真の共有などを通じて、継続的に参加者とのやり取りができます。

Doorkeeper導入事例 Re:Creator's Kansai

主催者ストーリーを見ると、これまで多くのイベントで活用されてきたことがわかるでしょう。

イベントの申し込みフォーム作成ならDoorkeeper。

Doorkeeperには、カスタマイズ可能な申し込みフォーム作成・イベントページ作成・複数の種類のチケット作成・参加者へのメール一斉送信などイベント開催に必要な機能が揃っています。

②【多機能メールがさまざまなシーンで役立つ】らくらく連絡網


②【多機能メールがさまざまなシーンで役立つ】らくらく連絡網

引用:らくらく連絡網

  • 利用料金:無料(有料プランあり)

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:メーリングリスト

らくらく連絡網は完全無料で利用できるメーリングリストで、さまざまな団体で利用されています。

Webでも使うことができますが、アプリをインストールすると、トーク機能も使えるようになります。

出欠確認や日程調整はもちろん、既読状況の確認やアンケートなど、7種類もの機能付きメールが配信可能です

実際に『(忘れ物が)誰のか分からない時は、写真を撮って「読了完了メール」で連絡します』という声が出ているように、便利な機能といえるでしょう。

参考:便利な既読機能/賛否確認/アンケートの多機能メール

③【Googleカレンダーと同期してスムーズに日程調整】アイテマス


アイテマス

引用:アイテマス

  • 利用料金:無料

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:URL

アイテマスの大きな特徴は、Googleカレンダーと連携できる点です。

普段からGoogleカレンダーでスケジュールを管理していれば、自動で空いている日程を抽出してくれるため、時間をかけずに日程調整が可能です。

幹事はアカウント取得、またはアプリのインストールが必要ですが、参加者はアカウント取得の必要がありません。そのため相手に負担をかけずに日程調整、ならびに出欠確認をすることができます。

④【出欠確認がWebサイト上で簡単にできる】調整さん


調整さん

引用:調整さん

  • 利用料金:無料

  • 導入方法:Webアプリ

  • 共有方法:URL

調整さんはログイン不要で利用できる、無料のWebアプリです。

参加者にURLを送るだけなので手間がかからず、直感的に操作できるので、30秒ほどで出欠表が完成します。

機能は出欠確認と日程調整の2つなので、シンプルなツールを探している方におすすめです。

調整さんは6年前にリリースされてから、累計利用者2500万人以上という実績を持っています。各種イベントはもちろん、会議や打ち合わせ、セミナーなど幅広いシーンで役立つツールです。

⑤【出欠確認表のテンプレ化で継続イベントに便利】Encount


Encount

引用:Encount

  • 利用料金:無料(有料プランあり)

  • 導入方法:Webアプリ

  • 共有方法:SNS(LINE)

EncountはLINEで使える出欠確認ツールで、LINEの友達登録をすれば、すぐに使い始めることができます。

参加者もLINEを使っている必要がありますが、参加者は友達登録をする必要がないので、スムーズに導入ができるでしょう。

LINEにも出欠確認機能は付いていましたが、Encountには人数制限や参加費チェックなど、さまざまな機能がプラスされています。一度作った出欠確認表はテンプレート化できるので、継続的にイベントを実施する方にもおすすめです。

⑥【グループ運営を丸ごとお任せ】サークルスクエア


サークルスクエア

引用:サークルスクエア

  • 利用料金:無料(有料プラン、オプション機能あり)

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:アプリ

サークルスクエアは、グループ運営に必要な機能が揃っています。

出欠確認はもちろん、写真やスケジュールの共有、掲示板など、便利な機能が豊富です。

単発のイベント向けというよりは、グループ内でのイベント開催に役立つアプリといえるでしょう。

アプリ内でのやり取りが中心となるので、参加者はアプリに登録しておく必要があります。

基本的に投稿内容はグループ内のみで共有しますが、必要に応じて一般公開することも可能です。

⑦【グループ内のコミュニケーションはこれ一本で完結】BAND


BAND

引用:BAND

  • 利用料金:無料

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:アプリ

BANDもグループ運営に役立つツールの一つです。出欠確認機能だけでなく、ライブ配信やアンケート、投票など、充実した機能が付いています。

参加者もアプリに登録しなければなりませんが、その分セキュリティ面でも安心して使うことができるでしょう。

アプリ内のカレンダーを使えば、イベントの日程を共有するのも容易です。

定期的に行うイベントであれば、繰り返し設定をすれば何度も手間をかける必要がありません。GoogleカレンダーやAppleカレンダーなど、外部カレンダーとの共有もできますよ。

⑧【スポーツチームに役立つ機能が盛りだくさん】TeamHub


⑧【スポーツチームに役立つ機能が盛りだくさん】TeamHub

引用:TeamHub

  • 利用料金:無料(有料プランあり)

  • 導入方法:Webアプリ、インストール型アプリ

  • 共有方法:アプリ

TeamHubはスポーツに特化した機能も多いため、スポーツチームにおすすめのツールです。

試合のスコアを記録したり、チーム内でのチャットや用具管理ができたりと、スポーツチームの運営を簡便化することができます。

もちろん出欠管理もしやすく、『TeamHubを使い始めてからはみんなの携帯から回答ができるようになったので手間が省けました』という声も出ています。

未回答者への催促もワンタップで簡単にできますよ。 参考:TeamHub

⑨【出欠と集金状況をまとめて管理】その場で簡単!出欠確認


その場で簡単!出欠確認

引用:その場で簡単!出欠確認

  • 料金:400円

  • 導入方法:インストール型アプリ ※iPhoneのみ

  • 共有方法:アプリ

その場で簡単!出欠確認では、スマートフォンの「連絡先」と同期してメンバーの登録ができます。

一度メンバーを登録して出欠表を作っておけば、その出欠表は何回も使うことができるので、同じメンバーで何度も集まる場合におすすめです。

当日の出欠を手軽に記録できるツールで、集金状況もあわせて登録することができます。

App Storeのレビューは☆3.5で、「使いやすい」という声がいくつも挙がっています。ただしAndroid版は出ていないので、注意してください。

⑩【いつものSNSで気軽に出欠確認】LINEスケジュール


LINEスケジュール

引用:LINE

  • 利用料金:無料

  • 導入方法:インストール型アプリ

  • 共有方法:SNS(LINE)

LINEのスケジュール調整ツールでも出欠確認が可能です。LINEを使う方法には以下の2つがあります。

・トークルームから「日程調整」をタップする

・ホームタブの「便利ツール」から「LINEスケジュール」を選ぶ

いずれもイベントの詳細を入力し、参加メンバーに送信するだけです。

受け取った側は「〇/△/×」のいずれかを選び、タップすれば回答できます。

普段からLINEを使っている場合は、新たにツールを導入する必要がないので、気軽に出欠確認ができるでしょう。

参考:トークの日程調整を利用する|LINEみんなの使い方ガイド

アプリやツールで日程調節・出欠管理を簡単に!

以上、出欠確認アプリ・日程調整ツール10選と導入メリット・利用ケースを紹介しました。

ツールを使うことで、参加者にも主催者・幹事にも様々なメリットがあります。

ツールやアプリを活用して参加者が大勢いるイベントの管理を簡単に行い・参加者が気軽に参加できるようなイベントを開催しましょう!

おすすめ記事:イベントやセミナーの予約管理をエクセルで!おすすめツール4選

おすすめ記事:イベント入場管理システム10選【スムーズな受付&参加者情報管理】

Doorkeeper is an online tool that frees you from the drudgery of organizing events.

Using us, you can easily manage participants, collect prepayments for your event, and check people in at the door.


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