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【簡単フォーム作成】大学説明会を事前申し込みを導入し効率的に開催!

Doorkeeper スタッフ
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2022年7月22日

大学のオープンキャンパスや説明会は、大学側にとって学生に受験してもらうための数少ないアピールのチャンスです。

そのような説明会の申込みに「名前・住所・電話番号を記載の上、下記メールアドレスまでお申し込みください。」といった申込み方法をとっていませんか?

スマートフォンを使い慣れている若者であっても、そのような申込方法だと嫌気がさして、申込者を増やすことは出来ないかもしれません。

主催者側としても、不特定多数からメールが送られてくる状況は管理が難しいですし、サイバーセキュリティの面でも少し問題がありますね。

古典的で手間の掛かる申込み方法は今すぐやめて、Doorkeeperを使ったスマートな申込方法で説明会を運営してみましょう。

大学の説明会の申込みは、学生が申し込みやすい方法でミスが無いようにする

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申込み時になるべく文字は打たせないように

よほど熱意を持って申込みをしてくれる学生を絞りたいという目的があるなら話は別ですが、幅広く多くの学生を集めるなら、申込みのプロセスで文字入力は極力減らすべきです。

その理由の1つとして、単純に面倒だからです。

今の学生はSNSなどに若くして触れていますので、ボタンひとつで申し込みが完了するくらいでないと敬遠されますし、個人情報を打ち込んでメールを送信することに慣れていません。

総務省の「令和2年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」によると、インターネットの利用項目別の平均利用時間[平日]で「メールを読む・書く」において10代は僅か18.4分で、他の年代より突出して低くなっています。

逆に「動画投稿・共有サービスを見る」の項目は10代が突出して高く、文章の読み書きで情報伝達をするより、動画に慣れています。

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引用:【https://www.soumu.go.jp/main_content/000765135.pdf

学生であれば、かしこまったビジネスメールを打つ機会も無いですし、知らない大人にメールを打つ機会もありません。そのようなストレスを減らす為に、申込み時に入力を求めるのは名前くらいに抑えましょう。

文字入力が多いと申込みミスの原因になる

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申込み時に文字入力を減らすべき理由の2つ目は、文字入力の量が増えるとミスが増えるからです。

申込み情報が変換ミスなどで間違った場合、間違ったまま登録されてしまい、結果的に運営側で修正が必要になったり、仕事を増やす原因になります。

また、電話番号などを間違えていたり、迷惑メールに振り分けられると連絡が取れないので、Doorkeeperのようなイベント管理ツールを使って、少なくとも参加者との連絡はしっかりと取れる状況を確保しましょう。

Doorkeeperには、大学の説明会向けにご利用頂いているユーザー様の実績もございます。もし気になる方はお気軽にご相談ください。

主催者側も参加者側も申込みの事務処理に手間をかけずに、気軽に参加できる状況が理想ですね。

申込時に参加者のニーズを把握して、説明会へ反映させる

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申込時のアンケート機能で、学生が説明会に何を求めているのかを把握する

Doorkeeperにはアンケート機能があり、申込み画面で簡単なアンケートを取ることが出来ます。

アンケートの質問内容は自分好みに変更できますので、是非この機能を使って学生が何を求めているのかを把握して、説明会に活かしてください。

大学の説明会となると、シラバスやキャンパスライフをはじめ、遠方から来る学生への一人暮らしのサポートなども気になる所かもしれません。

どれも大切なことですが、説明会の時間内に全てを詰め込むのは難しいです。あれもこれも詰め込んで、説明会が長時間になるのも良くないですし、端的にニーズに応えられる説明会にしましょう。

あらかじめアンケートを取ることで、学生が求めている内容に絞って説明会を実施することができるのです。

余計な説明を省くことが出来て、運営側の仕事の効率化にも繋がる

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自分から大学の説明会に参加するということは、少なくとも大学のホームページには目を通しているはずです。

ですので、ホームページに書かれている内容と重複するような説明は必要ないですし、学生の多くもそれを望んでいないでしょう。

あらかじめ学生のニーズの把握することで、運営側としても余計な説明をせずに済みますし、学生のニーズがないのに忙しい教授を招いて説明会に登壇させる必要もないのです。

時代が変わるのと同じく、学生のニーズも変化していきます。毎年同じような内容の説明会をするのは、運営側としては楽かもしれませんが、学生のニーズから外れた無駄な説明会になってしまいます。

学生からのニーズを把握して、学生が知らない大学側がアピールしたいことを盛り込めば、きっと説明会は成功するはずです。そのように具体的に説明会の内容を絞ることで、運営に無駄なコストを掛けず、効率的に運営できます。

教育現場はコロナを経てオンライン活用の重要性が高まった

オンラインツールを活用するのは当たり前の時代

新型コロナが感染拡大し始めた事で、オンライン教育やオンラインによる行政手続きなどが急速に普及しました。

中には専門学校での2年間を、ほぼオンライン授業で過ごして卒業したという学生もいるほどです。

学生としては、せっかくのキャンパスライフがそのような形で終わってしまうのは悲しいですし、将来に不安を抱えることになります。コロナが収束傾向の中でも、大学側はオンライン講義でもしっかりと学生をサポートできるような説明が求められそうです。

Doorkeeperはオンライン・オフラインの両方のイベントに対応していますので、両方を組み合わせた大学説明会を開催することができます。

オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド開催にすることで、地域問わず幅広く学生を呼び込めるだけでなく、オンラインにもしっかりと対応した設備と意識がある大学だということをアピールできます。

今の学生はオンラインツールに慣れていますし、大学側がオンラインツールを全く活用しないというのは、時代遅れでは済まされないかもしれません。

将来を見据えて学生のケアに本気になっているか

現代のテクノロジーでは、オンラインでの実験や実技は難しいです。しかし、今後テクノロジーが発展していくと、メタバースのような仮想空間で講義を受けて実験や実技を行える可能性も充分にあり得ます。

そのような未来はまだ何年も先かもしれませんが、今ある技術を積極的に取り入れて未来を創っていく場所が教育業界ではないでしょうか。

講義ならまだしも、たかが説明会で新システムを導入する必要なんかない。と思うかもしれませんが、これから少子化が加速していくと言われる日本において、学生を集めることは年々厳しい状況になっていくはずです。

学生からすれば大学というのは通過点で、将来を見据えた選択になります。学生や社会の将来について考えていない大学というのは、魅力的に映ることはないでしょう。

時代を先取りして、学生のケアに充てられる大学は支持されて、この先も残っていくと思われます。

まとめ

大学説明会は、ホームページには載っていない大学の良さを伝えられるチャンスです。

学費も決して安くはないですし、数年通うことになる大学については、将来の就職を見越して選択したいと多くの学生は考えているはずです。

当然ながらいろいろな大学説明会を回りながら、どこの大学が良いか決めていくことになります。そのような時に申込み手続きが複雑であったり、全然デジタル化やDX化されていない大学となると、他の候補と比較してイメージが悪くなってしまいます。

逆に言えば、他の大学が使っていないスマートな申込みシステムが導入されていると、期待感は高まるはずです。

ここまでお読み頂いて、これからスマートな説明会を実施していきたいと思われたら、是非Doorkeeperをご活用ください。

大学の説明会で活用された実績もありますので、ご利用方法の詳細や効果的なツールの使い方まで、サポート致します。

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?


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