（※この記事は2023年6月30日に更新されました。）
「イベントの企画書、書き方がわからない...」
「イベントの企画書はなぜ重要なの？」
というふうな疑問をお持ちの方はいませんか？
リード獲得や認知度向上などの効果を狙えるイベントですが、開催にあたっては企画書が重要になってきます。
本記事では、そのような疑問を持つ方に向けてイベント企画書の書き方やそのポイント８つを解説します。
イベント企画書の書き方のポイントを押さえて、イベントを成功させましょう！
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Table of Contents
イベント企画書は重要なのか？目的は？
イベントを計画する上で、イベント企画書を作成することは大変重要であると言えるでしょう。
その理由としては、以下の3点が挙げられます。
イベントの重要性が高い
関係者との認識のすり合わせが必要
長期間のスケジュール管理が必要
これらの理由について、以下の項目で具体的に解説していきます。
イベント企画書が重要な理由①イベントの重要性が高いため
イベント企画書が重要である一つの理由として、イベントの重要性が挙げられます。
たとえば、株式会社東京アドエージェンシーの実施した調査では、広告の施策として効果が良かった物として上位に「展示会・セミナー」がランクインしています。
出典：BtoB企業 広告活用実態調査｜株式会社東京アドエージェンシーのプレスリリース
このように、マーケティング施策としてイベントは大変有効です。
そのため、イベントを成功させるための核となる企画書の作成には力を入れる必要があるのです。
イベント企画書が重要な理由②関係各所との認識のすり合わせのため
また、企画書はイベントにおける関係者との認識を合わせる役割を果たします。 その他にも、社内・社外の各所からイベントの承認を得るためには企画書が欠かせません。
認識の違いから混乱が起きイベントの開催に問題が発生してしまうことを防ぐためにも、企画書を通して関係者の理解を深めておく必要があるのです。
イベント企画書が重要な理由③長期間のスケジュール管理が必要なため
さらに、イベント開催には計画〜運営後まで長期間のスケジュール管理が必要です。 イベントは一人ではなく組織で行うことになるため、企画書でスケジュール感を共有しておかなければ混乱を招いてしまいます。
このように、イベント企画書は周囲の理解やイベントのスムーズな開催のための骨子となる重要書類なのです。
1枚企画書とは？普通の企画書とは違う？
イベントなどの企画書には、「1枚企画書」と呼ばれる物があります。
1枚企画書は、複数枚で構成されている企画書とは異なり、要点が紙1枚にまとめられているというのが特徴です。
形としては、以下のどちらかが使われることが多いでしょう。
紙を縦にして項目を記載していくスタイル
紙を横にして目線の流れに合わせて「Z」形に項目を配置していくスタイル
また、1枚企画書に配置する項目としては、以下のようなものが挙げられます。
コンセプト
ターゲット
プロセス
ツール
ただし、1枚企画書にはスケジュールなどの細かい内容を表現できないという欠点があります。
そのため、通常の企画書の要約や下書き・土台として活用するのもよいでしょう。
イベント企画書作成に使えるツール
イベント企画書を作成する際には、以下のようなツールが使いやすくおすすめです。
Word
PowerPoint
Word（ワード）
Word（ワード）はMicrosoftが提供している文書作成ソフトです。
1〜2枚のシンプルな企画書を作成する際におすすめと言えるでしょう。
PowerPoint（パワーポイント）
PowerPoint（パワーポイント）は、プレゼンテーションのスライドを作成するのに使われています。
枚数が多い企画書の場合は、WordよりもPowerPointがおすすめと言えるでしょう。
イベント企画書を構成する項目
イベント企画書は、以下のような項目で構成されています。
表紙
企画概要・目的
イベントの詳細
宣伝方法やスケジュールなどの補足
各項目に記載すべき内容については、以下でくわしく解説しています。
表紙
イベント企画書の表紙には、以下のような項目を記載します。
作成者・会社名など
企画書のタイトル
提出先
作成日 など
企画概要・目的
企画書には、以下のようなイベントの概要を記載します。
内容
開催日程
会場
入場料
主催
予算 など
その他に、イベントの開催目的とゴールも忘れずに記載しておきましょう。
また、企画を行うにあたっての課題とそれに対する解決案を記載しておくのもよいですね。
イベントの詳細
以下のようなイベント内容の詳細を記載しておくと、関係者がより企画をイメージしやすくなります。
イベントのテーマ
イベントタイトル
イベントロゴなど（あれば掲載）
メインコンテンツ（集客の目玉となるコンテンツ）
ターゲット など
また、ステージを使ったコンテンツや会場内で実施するプログラムについて登壇者や日程の計画を記載しておくと、スケジュールの見通しがしやすくなるのでおすすめです。
補足・備考①宣伝方法
イベントを開催するにあたっては、集客のための宣伝が必要です。
どのような方法で集客するかをプランにまとめておくとよいでしょう。
宣伝方法には以下のようなものがあります。
SNS
チラシ
ポスター など
さらに、予定している告知物のデザインなどを掲載しておくとイメージが深まるでしょう。
補足・備考②スケジュール
イベントを開催するにあたっては、スケジュール管理が重要になってきます。
イベント開催から運営後までのスケジュールを表にして企画書に差し込んでおくとよいですね。
加えて、当日の運営計画も明確にしておきましょう。
来場者の動きや、それに対する担当者の対応などを図に起こしておくのがおすすめです。また、警備スタッフの配置図などもあるとよいでしょう。
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イベント企画書を作成する際のポイント８つ
イベント企画書を作成する上では、基本構成の他に意識すべきポイントがあります。
本項目で紹介する8つのポイントを意識して構成に落とし込み、よりよい企画書を目指してみてください。
企画書の作成ポイント①イベントの目的や目標をはっきりさせる
企画書作成における1つめのポイントは、イベントの目的や目標をはっきりさせることです。
具体的な数値（〇〇人のリードを獲得するなど）を用いて目標を明確にできれば、その目標を達成するためのプログラムやコンテンツを考えられます。
目標がはっきりしたら、それに適したイベントを選択しましょう。
たとえば、多くのリードを獲得したいのであれば展示会、既存顧客のアップセル・クロスセルが目的であれば交流会などがよいですね。
企画書の作成ポイント②よりわかりやすい内容を目指す
企画書を作成する上で意識すべきポイントとしては、よりわかりやすい内容を目指すことも挙げられます。
なぜなら、企画書は各方面の認識を合わせるために必要なものだからです。
たとえば、文字ばかりの内容では見づらいですし、専門用語だらけではわからない人もいるかもしれません。
そのため、企画書作成においては、図や表を入れたり専門用語を控えてわかりやすい言葉で表現したりという意識が必要になります。
企画書の作成ポイント③スケジュールは余裕を持って
企画書に記載するスケジュールは、余裕を持って計画しましょう。
なぜなら、イベント開催が必ずしもスムーズに行くとは限らないからです。 突然のトラブルに見舞われて、スケジュールが押してしまうことも考えられます。
余裕を持ったスケジューリングをしておけば、問題が発生した際の混乱を軽減できるでしょう。
企画書の作成ポイント④予算と内訳を明確にする
イベント企画書には、全体の予算と各項目にかかる予算を明確に記載しておきましょう。
たとえば、費用が発生する可能性があるのは以下のような項目です。
会場費
機材費
人件費
ゲスト出演費
交通費
飲食費
広告費
動画等制作費
各項目の費用も含めて明確にすることで、関係者の理解も深まるほか、無駄を削減しやすくなります。
企画書の作成ポイント⑤メンバーの役割を明確にする
企画書には組織図を記載し、指揮系統を明確にしておきましょう。
イベント開催中は休憩による交代も発生しますので、それらも考慮しつつ役割を決めておくとよいですね。
また、各役割にリーダーを割り振っておくとさらにスムーズにイベントを運営できるでしょう。
企画書の作成ポイント⑥効果測定方法を決めておく
イベントの効果測定方法を明確にしておくのも大切です。
定量指標（売上や来場者数などの数字）や定性指標（ブランド力や認知度など数値化できない評価）を用いて効果測定を適切に行えば、それらのデータをPDCAに活かせます。
効果測定は、次回以降さらに効果的なイベントを開催するために重要なポイントです。
企画書の作成ポイント⑦修正を前提として早めに作成する
イベント企画書は、できる限り早めに作成するとよいでしょう。
なぜなら、企画書は修正されることが前提だからです。
ミーティングでは企画書に対して細かい修正が求められることもあるため、再提出を前提として余裕を持って取り組みましょう。
企画書の作成ポイント⑧悩んだら「6W2H」に落とし込む
イベント企画書に記載すべき内容に悩んでしまう時は、以下の「6W2H」を意識して項目を作成していくのがおすすめです。
When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
Whom（誰に）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）
How much（いくら）
これらの情報は、企画書に記載し忘れてしまうと修正の原因となる大切な要素です。
また、それぞれの要点を明確にしておけば、それらを土台として内容を広げていくことができます。
このように、「6W2H」を意識して内容を組み立てていくことで、要点のまとまったイベント企画書が作成できるでしょう。
まとめ：企画書のポイントをおさえてイベントを成功させましょう
今回は、イベント企画書の書き方について、ポイントなどを含め解説しました。 要点を明確にして肉付けしていくことで、よりよいイベントの企画書を作成できます。
また、イベントを成功させたいとお考えの方は、Doorkeeperの利用がおすすめです。
Doorkeeperでは、イベント開催前のコミュニティ立ち上げからイベント終了後にいたるまでをさまざまな機能でサポートしています。
初めてのイベントは無料で開催できるので、試してみてはいかがでしょうか。
イベントの流れや準備すべきことがわかるイベント企画ガイドや企画書をプレゼンテーションする際のコツについての記事もありますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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