（※この記事は、2023年6月29日に更新されました。）
今回は、イベントの進行表について解説します。
現在、以下のようなお悩みはありませんか？
「タイムスケジュールに何を書けばいいのかわからない」
「どうしたらイベントをスムーズに行えるか知りたい」
「イベントの進行表の作成方法やポイントを知りたい」
「簡単にタイムスケジュールを作れるツールやテンプレートは？」
本記事では、上記のような方に向けて、イベントの進行表の作り方や注意点などを紹介しています。
記事後半では、テンプレートやツールについても紹介していますので、イベントの進行表を簡単に作りたい！という方もぜひ参考にしてみてくださいね！
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Table of Contents
イベントの進行表とは？
イベントにおける「進行表」とは、研修会やセミナーなどのイベントにおいて、当日の流れや内容をまとめたものです。
言い換えると
・司会進行表
・スケジュール表
・タイムテーブル
などと言えるでしょうか。
イベントの開催においては、進行表を作成しておくことで当日の流れをスムーズに進めることができます。
当日のプログラムの流れとともに、それに関わるスタッフなどの動きも記載しておくとより全体の把握に役立ちます。
そのため、１つのイベントに１つの進行表ではなく、司会者や運営、準備など目的や役割ごとに作成しましょう！
表をもとに時間配分を決めておくことで、スタッフが動きやすくなるだけではなく、参加者もストレスなくイベントを楽しめるのではないでしょうか。
イベントの進行表の作り方
こちらの項目では、イベント進行表の作り方を解説しています。
以下の手順に沿ってイベントの進行表を作成してみましょう！
1. 必要な項目を用意する（基本構成）
2. 構成に沿って表を埋めていく
進行表の作り方①必要な項目を用意する（基本構成）
まずは、必要な項目を用意しましょう。
WordやExcelなどを使って項目を配置していくと、その後の作業がやりやすいでしょう。
たとえば、以下のような項目が必要です。
1.イベントや会議名
2.開催日時
3.会場
4.会場利用時間
5.イベントの開催時間
6.参加人数
7.各項目、議題の開始時刻
8.各項目、議題の所要時間
9.各項目、議題の内容
10.準備すべき物
11.備考 など
上記の項目は一例ですので、イベントによっては追加で必要な項目などがあるかもしれません。
イベントの内容に応じて必要な項目を設置して、構成を作成してみましょう。
進行表の作り方②構成に沿って表を埋めていく
構成を作成したら、その中に必要な情報を埋めていきましょう。
「イベント名称」や「開催日時」・「会場」などは企画の段階である程度決まっている可能性もありますね。
この段階で、各項目の細かい所要時間などを詰めていく必要があるかもしれません。
イベントの終了時間を明確にして、その中に収まるようにスケジュールを埋めていきましょう。
また、「備考」欄や「準備すべき物」の欄には、その項目で注意すべき点や必要になる物を記載しておくとひと目でわかるため、イベントの進行で役立ちます。
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結局、イベントの進行表を簡単に作るにはどうすればいいの？
進行表の作り方を解説してきましたが、とはいえイメージが湧きづらい、何から始めればいいかわからない……という人もいると思います。
そのような方は、まずは以下のようなテンプレートやツールを使ってみて、進行表をどのように作れば良いかイメージできるようにしておくのもおすすめです。
ツールやテンプレートをそのまま使わないという場合でも、レイアウトなどが参考になりますよ！
①Excelテンプレートなどを使う
②進行表作成ツールなどを使う
イベントの進行表を作る方法①無料Excelテンプレート
作り方については理解したけれど時間がない・必要項目を埋めるだけで簡単に進行表を作りたい！という方や、まずは進行表の構成のイメージを固めたい、という方には、テンプレートの活用がおすすめです。
Doorkeeperのイベント進行表をダウンロードする！(Excel)
Doorkeeperのイベント進行表をダウンロードする！(Google スプレッドシート)
上記のリンクから、ExcelとGoogle スプレッドシートのイベント進行表を無料ダウンロードできます。
イベント進行表テンプレートの編集方法！
1. 当日の開始時間を記入する（例：8:30）
2. 進行事項の所要時間(分)を記入する（例：60）
3. 終了時間が計算され、開始時間が自動で記入される
4. 進行事項の時間を入れていく
イベントの進行表の作り方②進行表作成ツールなどを使う
上記で紹介したテンプレートの他にも、進行表を作るためのツールが存在します。
たとえば、進行表さんでは、イベントのタイトル・開催日時・それぞれのプログラムや所要時間を埋めていくと進行表を作成可能です。
Excelを使いたくないという場合や、より直感的に進行表を作りたいという場合などは、上記のような進行表作成ツールを使うとよいでしょう。
イベントの進行表を作成する上での注意点３つ
本項目では、イベントの進行表を作成する上で注意すべき点を解説しています。
イベントの進行表を作成する上で注意すべきなのは、以下のような点です。
①トラブルを考慮する
イベントの進行表を作成する上での注意点として、起こりうるトラブルを想定しておくという点が挙げられます。
たとえば、イベントの開催中に機材のトラブルが発生するケースもありえますよね。
このような場合どうするかをスタッフ間で決めておき、その内容を進行表にも記載しておくことで、突然のトラブルにも対応しやすくなるでしょう。
②カバー用紙やイベントの詳細書類も
進行表を作成したら、併せて
・イベント名や会議名を記したカバー用紙
・会議の目的、議題、司会者などの会議の詳細を記した配布資料
も作成しましょう。
③会場の利用ルールや注意事項などを記載しておく
イベントの進行表には、会場の利用ルールや注意事項、必要であれば感染症対策等の情報を記載しておきましょう。
これらの情報を進行表とともに確認できると、スタッフがより動きやすくなるでしょう。
会場の利用ルールなども、口頭で伝えるだけではなく目につく進行表に記載しておくことで
「知らなかった」というような事態を避けられます。
イベント運営をさらに効率化するには？
これまで、進行表で時間配分を明確にすることで、イベントの進行をスムーズに行うことができるということを見てきました。
最後にご紹介したいのは、イベント運営・管理ツールのDoorkeeper（ドアキーパー）です。
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