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展示会の受付管理システム|簡単導入で“非接触”な受付を可能に!

Doorkeeper スタッフ
Doorkeeper スタッフ

2022年9月28日

こちらの記事は、展示会のブースに出店される方、または展示会自体を主催して参加者を呼び込みたい方へ向けて書いています。この記事を読めば、展示会の参加者リストをいちいちエクセルで作ったり、煩雑なキャンセル対応したり、当日の受付が長蛇の列になることもありません。

初めて展示会に出展される方であれば、どんなトラブルがあるのかイメージが湧かない方もおられると思います。しかし、はじめからDoorkeeperを使えば、そのようなトラブルに見舞われることはありませんので心配ご無用です。

Doorkeeperを管理システムとして導入するメリット、その理由を以下でご説明いたします。

QRコードでの受付機能なら受付を非接触かつ円滑に実施可能!

QRコードでの受付機能なら受付を非接触かつ円滑に実施可能!

チェックイン機能ではご自身のスマホをお使い頂けます

Doorkeeperでは、自分のスマホを使ってQRコードでのチェックインが可能です。これなら受付で紙に印刷された参加者リストの名簿に、手書きでチェックする必要もありません。

主催者のスマホをQRコードが読み取れるように事前に設定していただき、当日は参加者のスマホからQRコードを読み取るだけで、自動的に誰が来場したかを把握できます。

チェックイン機能が必要ない場合でも参加者リストを印刷可能

もしQRコードを利用したチェックイン機能を使うほど参加人数が多くない場合、パソコン画面のリストを確認しながらウェブチェックインによる受付も可能です。会場でインターネットの接続が悪ければ、紙で受付するための「印刷用参加者リスト」を印刷できます。

いずれにせよ、エクセルでいちいち参加者の名前を入力して、名簿を作る手間は要りません。チェックイン機能を使わずに紙を使う選択がある点もDoorkeeperの良いところですね。

メッセージ機能でリマインドからキャンセルになった原因まで調べられる

メッセージ機能でリマインドからキャンセルになった原因まで調べられる

メッセージ機能なら一斉送信 and キャンセルしたメンバーを抽出

メッセージ機能とは、その名の通りメンバーにメッセージを送れる機能です。シンプルで当たり前に思いますが、使いこなせば素晴らしい効果を発揮します。

メンバーに展示会の連絡事項を一斉送信できるのはもちろん、宛先のプルダウンメニューを開いて「キャンセルの全お申込者」を選択することで、キャンセルして参加できなかったメンバーを抽出することが出来るのです。次回の展示会の告知や、キャンセルした理由を聞いてみるのも良いでしょう。

リマインドメール and キャンセル原因究明で参加率アップ

参加する気があっても「当日の予定を確認してから、後で申し込みしよ~」と、後回しにしてしまい、そのまま参加申し込みを忘れてしまうことはよくあります。

せっかくの潜在的な参加者を取りこぼしてしまうことが無いように、申込み締切の数日前にはリマインドメールを送りましょう。実際、参加率を上げるのに、すごく効果があります。

Doorkeeperでは開催時刻の24時間前に、リマインドメールが自動で参加者へ送信されるように設定されてます。さらに、この自動送信メールの文章も編集が可能です。

細かなやり取りを重ねていくうちに、メンバーが何を望んでいるかデータが取れて、展示会の質を向上させていきましょう。

アンケート機能で不良在庫を限りなくゼロへ

アンケート機能で不良在庫を限りなくゼロへ

アンケート機能で事前に参加者のニーズを集計可能

アンケート機能とはイベントの申込フォームを編集することで、同時に参加者にアンケートを取れる機能です。

もし展示会で来場してくださった方へ粗品を配ろうと考えているのなら、アンケートを取ることで在庫の目安を立てられますし、デザインが数種類あるなら、人気順に数を調整することもできます。

来場者に試食をしてもらう展示会であれば、アンケート機能は廃棄を減らす重要なツールになるでしょう。

アンケートを見て、イベント内容も柔軟に変更

事前アンケートを参考にして、展示会の内容を参加者のニーズに沿ったものへ開催日別に変更するということも可能です。

申込みフォームの内容は自由に編集できますので、展示会で扱う商材や展示会の内容に合った質問文を設定できます。

展示会に来る方の満足度を最大限引き上げるための最高のツールと言えますね。

前払い・当日会場払いが選択できる集金方法

前払いシステムで当日のキャンセルを減らす

お金の問題は展示会の規模が大きくなるほど管理が難しくなります。当日キャンセルがあると、より手続きが面倒になりますよね。

そのような問題を解消するために、Doorkeeperでは料金前払いを推奨しています。(別途手数料が掛かります)【料金一覧https://www.doorkeeper.jp/pricing

前払いは当日キャンセルを減らす効果だけでなく、返金作業が必要になった際も簡単に手続きができますので、展示会全体に掛かるトータルのコストで見れば、導入するメリットは充分にあるでしょう。

現金主義や高齢者の方には会場払いも準備

とはいえ、現金主義の日本ですから、会場払いをしたがる参加者も多いです。そのような方の為に現地で会場払いもできるように準備はしておきましょう。特に高齢者にお越し頂く可能性があるなら、当日の会場で支払いできるシステムも必要です。

参加者のニーズに応えるということが大前提であり、支払いシステムなどで参加者を選別してしまう状況はよろしくありません。

豊富な実績を持つDoorkeeperは幅広いイベントに対応

手軽に始められるのがDoorkeeper最大の魅力

手軽に始められるのがDoorkeeper最大の魅力

いざ展示会に向けて動き出そうとしても、大企業のように資本力もなければ、知識もない状況で始めるのは勇気がいりますよね。

でも、そんな方こそDoorkeeperのユーザーになってもらいたいと私達は考えています。初回イベントの料金は無料ですので、ご安心ください。

Doorkeeperのウェブサイトのトップページをご覧になっていただくとわかりますが、これだけの大小さまざまなコミュニティがDoorkeeperの実績です。

「このような展示会をやりたいけど、自分にもできるかな?」そう思えるお手本のようなコミュニティをきっと見つけられるはずですよ。是非気軽にDoorkeeperまでご連絡ください。

一過性イベントにならないコミュニティは財産

Doorkeeperは長期的なコミュニティ作りをサポートプラットフォームです。展示会の場合、主催者がコミュニティを作り、参加者にはメンバーとしてコミュニティ、イベントに参加していただく形となります。

展示会の出展者側で繋がってコミュニティを作ることもできますし、展示会の主催者として多くのバイヤーの方へ来場していただくようにコミュニティを作ることも出来ます。

コミュニティ全体で展示会を支えていくようなチーム感は、きっとビジネス上で大きなメリットとなるはずです。

コミュニティがあれば展示会の商談も長期的にアプローチできる

展示会に参加する以上、成果を持って帰りたいと誰もが思っています。一度きりの展示会で商談がうまく進めばいいですが、大概はそうではないはずです。成果なしのまま、展示会を終えて繋がりが途絶えてしまうのは勿体ないですよね。

コミュニティがあると主催者同士の繋がりやバイヤーとの繋がりがあることで、予期せぬビジネスチャンスから成果に結びつくこともあります。一般的な単に会社が集まって、さまざまな参加者が来る展示会には無い点です。

展示会のときには縁がなくても、時間が経ち、環境が変わったりすると「そういや、こんな商品を扱ってる会社あったな。」と何かをキッカケに連絡が来ることもあるかもしれません。その時にコミュニティがある事は重要なのです。

まとめ

Doorkeeperの最大のメリットは、展示会の事務手続きを効率化できること以上に、コミュニティを活用した継続的な繋がりを増やせる事と言えるでしょう。

展示会を主催したいと考える方の多くは、一日あるいは数日ある展示会で目立つことより商談の機会を増やしたり、自社の売上に繋げたいと考えているはずです。

そのように中長期的な目線で展示会を開催したいと考えているのなら、管理システムとしてDoorkeeperを選択するほかありません。

展示会に特化した管理システムを提供している企業は数多くありますが、私達Doorkeeperは展示会の先も見据えたサービスを提供しております。

是非、私達と一緒にはじめの一歩を踏み出してみましょう。

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?


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