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【出欠管理アプリ】QRコードでイベントの受付を効率化しよう!

Doorkeeper スタッフ
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15 Jul 2022

「イベントでの受付がスムーズになれば、セミナーや展示会などのイベントがもっと楽に運営できるのになぁ…」と思ったことはありませんか?

エクセルでリストを作って、名前を聞いてチェックするような方法だと、2~30人なら大丈夫かもしれませんが、100人を超えるようなイベントですとさすがに一人では難しいです。

そのような課題を抱えているなら、Doorkeeperのチェックイン機能でQRコードを使った受付を検討してみてはいかがですか。

ハンディスキャナをレンタルしたり、余計な機材を準備する必要はありません。お手持ちのスマホと参加者のスマホを使えば、ストレスなくQRコードを読み取って受付を完了することが出来ます。

この記事を参考に、QRコードを使った受付の準備を始めてみましょう。

QRコードを使えばストレスフリーで受付可能

QRコード チェックイン

ハンディスキャナ要らず、スマホを使うだけ

「確かに参加者の名簿を作ってチェックするのは面倒だけど、QRコードで受付をすると何かトラブルにならないかな…」

そのように初めてだと不安になる気持ちもわかります。主催者側がシステムを導入しても、参加者側の事も考える必要があります。

しかし、ここ数年で急速に普段の買い物などでQRコード決済を使う人が増えていますし、飛行機の搭乗口でもスマホでQRコードを表示させてチェックインする光景も珍しいものではなくなりました。

QRコードを使うなら、レジでバーコードを読み取るように、イベントの受付の場合もハンディスキャナが必要だと思っていませんか。

イベント管理システムのDoorkeeperを使えば、お持ちのスマホを使って簡単に受付業務を完了できます。

参加者は入場する際に自分のスマホでQRコードを表示して、主催者は自分のスマホで参加者のQRコードを読み取るだけです。

誰でも簡単に使えるので心配いりません。みなさんが快適にQRコードチェックインを使えるように、こちらの記事を読むことで疑問が解決されればと思います。

主催者は自分のスマホでQRコードを読み取って登録するだけ

「でも、スマホを登録するのに面倒な作業があるんじゃないの?」そう思う方もおられるかもしれませんね。心配するのも無理はありません。

実際の作業としては、主催者のイベント管理画面に送られて来る主催者用のQRコードを読み込むだけで、自分のスマホがハンディスキャナのように様変わりしてしまうのです。

1.まず、パソコンなどでDoorkeeperのイベント管理者ページを開きます。

2.チェックイン機能登録用のQRコードを表示させます。

3.受付業務で使う予定のスマホで読み取ります。

これで準備完了です。画面操作に迷わなければ、2分もかかりません。

スマホに「登録完了」の画面が表示されれば、QRコードリーダーとしてイベントで使えます。当日は、参加者のスマホのQRコードをバンバン読み取って受付完了していきましょう。

QRコードを読み取った参加者から順次チェックイン完了となり、参加者の名簿をWebから確認できるはずです。

これで受付が行列になることはありません。これからのイベントは、受付のストレスとは無縁ですね。

こちらの記事も参考にしてみてください。

QRコードを使って参加者をチェックインするには

QRコード導入のハードルは、ほぼゼロになっている

令和にスマホを持ってない人は、ほぼいない

スマホ QRコードチェックイン

総務省の「通信利用動向調査」によると、2019年時点で日本国内におけるスマートフォンの個人保有率は67.6%と公表されています。

モバイル端末の保有状況

日本の人口の約3割が70歳以上の高齢者であることを考えると、若年層やミドル世代はほぼスマホを持っていると考えて問題ないでしょう。

NTTドコモ モバイル社会研究所の2022年1月のWeb調査(対象は全国の15歳~79歳の男女・有効回答数は7050人)では、ケータイ所有者のうちスマートフォンの比率が94%との報告もありますので、ここ数年でスマホの普及は急速に進んでいます。

ケータイ・スマートフォン所有者のうちのスマートフォン比率

引用:

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/statistics05.html

https://www.moba-ken.jp/project/mobile/20220414.html

スマホの普及と同じくQRコード決済利用者も急速に拡大中

インフキュリオン社が発表した「決済動向2022年4月調査」によると、アンケート回答者のうち60%が「一年前と比較して、QRコード決済の利用が増加した」と回答しているようです。

引用【https://infcurion.com/news/news-20220525_001/

決済に限らず、医療分野では問診票と検査結果をQRコードを使って紐づけしたり、物流の分野でもQRコードを読み取って在庫管理のミス防止に役立つなど、小売業に限らずQRコードを活用した業務効率化が進んでいます。

現代のイベントにおいて、QRコードの使用にハードルは一切ありません。QRコードの使い方を説明する必要もないですし、わからない参加者もほぼいないでしょう。参加者もわざわざ名前を確認されて、立って待たされるくらいなら、すぐにスマホで受付を済ませてくれる方が良いに決まってます。

せっかくイベントを主催しても「受付で待たされそうだから、人混みになるし行くのやめようかな……」と、申込み時点でネガティブになる人がいても不思議ではありません。そのような機会損失は避けたいものです。

受付をQRコードにしたら、デメリットはないの?

qrコード メリット・デメリット

メリットは言うまでもなく圧倒的な効率化

DoorkeeperのQRコードチェックインを使う場合、主催者が複数人で受付業務にあたることもできますので、受付の数を参加者の混み具合に応じてフレキシブルに対応できます。

受付に使うのは、あらかじめQRコードリーダーとして登録したスマホだけですので、何もセッティングは要りません。場所や電源も取りませんし、パソコンや紙のリストと比べると圧倒的に効率的です。

また、行列を発生させないので、行列を整備したり参加者の誘導にかける人員を削減できます。受付スタッフは、最少人数で問題ありません。

参加者の人数が多い大規模イベントほど、QRコードチェックインの素晴らしさに気づくかもしれませんね。

デメリットはスマホの電池切れ

デメリットと呼べるかわかりませんが、スマホを使っている以上、参加者にとっても主催者にとっても電池切れになるリスクはあります。

主催者のスマホも全員が受付に対応できるように、前もって登録用QRコードを読み取って受付に対応できるようにしておきましょう。

電池切れ以外にも、スマホが使えなくなるトラブルがイベント当日に起こる事も想定して、緊急用に名前で受付ができる準備は必要です。

Doorkeeperではチケットを忘れた参加者がいる場合に備えたウェブ・チェックイン方法もあります。管理者の画面上で参加者のチケットコード、名前またはメールアドレスで検索してチェックインができます。

このような方の案内まで想定すれば、イベント受付は完璧ですね。

QRコード受付はあくまでもツール。快適なイベントを作る気持ちを忘れずに

「別に来なくてよかったな。」と思われないように

受付はイベント当日で一番期待感が高まっている時間です。

その受付で参加者にストレスがかかってしまったり、主催者がバタバタしてしまうと、イベント全体を通しても「時間の無駄が多くて、別に来なくても良かったかもな。」という感情を生んでしまうかもしれません。

それを避ける方法の一つがQRコードを活用した受付であって、受付に限らずイベント全体が滞りなく運営されるのが重要です。

参加者に「来てよかった。また来たい!」と思ってもらうには、主催者が考える気遣いをイベント運営に反映させて、それに合うようにイベント管理ツールを組み合わせていくのが良いかと思います。

参加者目線に立ったイベントの運営を考えてみてくださいね。

QRコード受付はあくまでも通過点

今はQRコードによる受付ですが、これが将来的に進化していくとスマホも持たなくていい時代が来るでしょう。コロナ禍でオンラインイベントが一般化したように(注:オンラインイベントでQRコードチェックインは使えません)、生体認証など新しい技術での受付方法が生まれる可能性もあります。

メタバースやWeb3.0など新しいサービスが普及すれば、オフライン・オンラインとは違った形のイベントも生まれるかもしれませんね。

スマホのアプリで、どんどん新しいサービスが出るように、Doorkeeperもイベントに活用できる更に良いサービスをユーザー様にお届けできればと考えています。

おわりに

QRコードを使ったことがないという方もまだまだいるはずです。でも、心配することはありません。

実際に使ってみると、その便利さに慣れてしまって、QRコードの魔力に取り憑かれてしまいます。私も買い物には、ほとんどQRコード決済しか使いません。

QRコードを活用したサービスは、ここ1~2年で目覚ましい普及率ですから、是非みなさんにも活用してもらいたいと思います。

QRコードチェックインの使い方や料金について、わからないことがあれば、こちらのページやDoorkeeperのスタッフまでお気軽にご相談くださいね。

Doorkeeper is an online tool that frees you from the drudgery of organizing events.

Using us, you can easily manage participants, collect prepayments for your event, and check people in at the door.


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