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オンライン交流会という言葉がよく聞かれるようになった一方、やり方がわからない方もいるでしょう。「オンライン交流会の仕切りを任されて困っている」「どうやって参加したらいいのだろう」といった悩みもあるかもしれません。
そもそもオンライン交流会とは、パソコンやスマートフォンを通じ、オンライン上でコミュニケーションをとる場を指します。参加者はビデオ通話で会話するほか、場合によってはそれぞれ好みのお酒や食べものを楽しみます。
今回はオンライン交流会について、やり方やメリット、注意点をご紹介します。安心してオンライン交流会に臨むため、ぜひご覧ください。
目次
オンライン交流会を開催する場面
オンライン交流会は友人同士でも行われますが、社員を対象としたものも多くなってきています。オンライン交流会が開催されるのは、たとえば以下のような場面です。
社員研修
社内交流（部署ごとの飲み会など）
歓送迎会
新年会や忘年会
ビジネス交流
趣味のイベント
近年ではテレワークが増えていますが、それに伴って社内のコミュニケーションが希薄になるという問題も生まれています。そのためオンライン交流会を通して、社内のコミュニケーションを活性化させる動きが高まっているのです。
もちろん友人同士の飲み会や、趣味のイベントに参加している方も多くいます。公私問わずさまざまな場面で、オンライン交流会は開催されているのです。
オンライン交流会のやり方は意外と簡単
初めてオンライン交流会を企画する、あるいはオンライン交流会に参加する場合、やり方がわからなくて不安になるでしょう。ですがオンライン交流会のやり方は難しくありません。
企画者のやることは5ステップ
オンライン交流会の企画を任された方は、まずデバイスとツールを用意します。参加者はスマートフォンでも構いませんが、企画者は画面の大きいパソコンを準備しておくと安心です。ツールはZoomをはじめ多くのものがあるので、事前に選んでおいてください。
デバイスとツールが準備できたら、内容を細かく決めましょう。開催日時だけでなく、下記の2点は明確にしておきます。
トークテーマがあるのか、フリートークなのか
クイズなどの企画を行うか、行う場合は何をするか
詳細が決まったら、参加者を募ります。社内や友人同士の交流会であれば、招待する方としない方の線引きをはっきりさせてください。趣味のイベントなどメンバー募集から始める交流会は、SNSなどを通して集客すると集まりやすいです。
次に当日のタイムスケジュールを立てます。オンライン交流会は対面の交流会と比べて中だるみしやすく、メリハリをつけるためにもタイムスケジュールが必要です。タイムスケジュールが決まったら、当日使うURLと一緒に参加者に送付しましょう。
あとは当日までにデバイスやツール、使用するグッズなどの準備をしておけば大丈夫です。当日時間になったら入室し、楽しい時間を過ごしてください。
参加者のやることは2ステップでOK
企画者には事前の準備が必要ですが、参加者は当日までほとんどやることがありません。あらかじめスマートフォンやパソコンなどの通信環境をチェックしておき、当日時間になったら参加URLから入室するだけです。
ただ入室時にマイクがオンになっていると、参加者全体に自分の声や音が届いてしまいます。カメラとマイクのオン・オフについては注意してください。
オンライン交流会のメリットは自由度の高さ
慣れていないと気が重いこともありますが、オンライン交流会には対面交流会とは違ったメリットがあります。ここでは3つに分けて解説していきます。
参加するハードルが低い
オンライン交流会は対面交流会と比べて、参加のハードルが低いといえます。その理由は対面交流会より自由度が高いことです。
自由な場所で参加できる
自由な服装で参加できる
入室・退室も自由にできる
なかでも通信環境さえあれば、場所を選ばずに参加できるメリットは大きいです。天候に左右されることもありませんし、リモートワークとの相性も良いですね。自宅からの参加であれば、仕事後かどうかに関わらず私服で参加できる点も魅力です。
またボタン一つで入室・退室ができるので、自分の都合に合わせた参加もしやすいでしょう。
企画も参加も低コスト
オンライン交流会で使われるツールには、無料のものも多いです。そのため会場費などのコストがかからないため、参加費も無料となる場合が少なくありません。
一方で食べものや飲み物は自分で用意するケースが多いですが、これは好きなものを自由に用意できるという点で、メリットともいえます。
感染リスクがない
そもそもオンライン交流会が増えた背景には、感染症の拡大がありました。オンライン上の交流には感染リスクがないので、安心して交流会を楽しむことができます。
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オンライン交流会はメリハリをつけることが大切
メリットの多いオンライン交流会ですが、注意点もあります。ポイントはメリハリをつけることですが、そのための注意点を4つ解説します。
通信環境をチェックする
特に企画者は必ず通信環境をチェックしておきましょう。音が切れたり画面が止まったりすると参加者は不安になりますし、場の流れも止まります。事前に当日と同じツールを使ったテストをしておくと、なお安心です。
参加者もあらかじめ通信環境を整えておくことで、ストレスなく参加することができます。ぜひ電波の良い環境で参加してください。
司会を立てる
場の流れにすべてをゆだねてしまうと、「なんとなくだらだら話す場」となってしまう危険があります。メリハリをつけるためには司会者を立てておき、タイムスケジュールに沿って場を動かしてもらうと良いでしょう。
企画者が司会を担っても良いですし、あらかじめ別の方にお願いしても問題ありません。
終了時間を決める
オンライン交流会にはタイムリミットがないため、延々と続けることができてしまいます。あまりにも長いと飽きる方もいるでしょうし、いつ終わるかわからないことがストレスになる方もいるでしょう。
そのため事前に終了時間を決めておき、時間になったら解散することをおすすめします。決まった時間内でメリハリをつければ、満足度の高い交流会になるはずです。
ある程度人数を絞る
これはオンライン交流会ならではの特徴ですが、人数が多すぎると画面上で一人ひとりの顔が見えなくなってしまいます。さらに人数が増えるほど発言のタイミングも難しくなるため、「本当はもっと話したかった」という方が増えてしまうでしょう。
こうした事態を避けるには、ある程度人数を絞るしかありません。「いつもは部署全員に声をかけるが、今回は1〜5年次の参加に絞る」など、基準を定めてみてください。
オンライン交流会を通して、コミュニケーションを深めよう
ここまでオンライン交流会のやり方やメリット、注意点について解説してきました。オンライン交流会においてはツールの選択が大事なポイントの一つですが、簡単にイベントの作成ができるツールにDoorkeeperがあります。
Doorkeeperを使えば、オンライン交流会の企画や参加者のとりまとめ、さらにはリマインドまで一気に行うことができます。交流会当日はもちろん、交流会の前後にも情報共有やコメントができるので、普段のコミュニケーションツールとしても活用できるのです。
初回のイベントは無料で作成することができるので、まずは試しに使ってみるのも良いでしょう。ぜひオンライン交流会を通して、コミュニケーションを深めていってください。
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