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【イベント主催者向け】運営ボランティア対応の基本!

Doorkeeper スタッフ
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14 Oct 2022

大規模なイベントを成立させるためにはボランティアの方達の協力が不可欠です。

一般的にボランティアには無償で協力してもらうことになりますので、お金に代わるモチベーションを保つ「何か」が必要になります。

イベントが大好きで、大勢の人と協力して作り上げる一体感に魅力を感じている方も多いようですね。最近では就活などで評価されることもあり、自分の経歴の為にボランティアに参加したいという方も珍しくありません。

主催者側からすると、モチベーションに差がある運営ボランティアへの対応は難しいことが多いので、こちらの記事でどのようにボランティアと関わるべきか確認していきましょう。

運営ボランティアの人達は、なぜボランティアとして来てくれるのか考える

運営ボランティアの人達は、なぜボランティアとして来てくれるのか考える

そのイベントに無償で労働力を提供する価値があるか

お金が発生する有償ボランティアという言葉もありますが、一般的にボランティアという言葉を使う場合は無償のことが多く、厚生労働省は定義として「自発的な意志に基づき他人や社会に貢献する行為」を指しています。

当然ながら無償で人を集めるのは簡単ではありません。ですから、ボランティアでイベントの設営などを手伝ってくれる方々は有り難い存在ですし、できるだけ待遇は良いものにしてあげたいですよね。

ところで、なぜイベント運営ボランティアの方々は無償でも協力に来てくれるのでしょうか。 それは、イベント運営ボランティアとして参加することに、何らかの価値を見出しているからです。

そんな運営ボランティアの協力があって、イベントが成立するわけですからしっかりとイベント主催者側としてもボランティアが魅力的に思う環境を整えていきましょう。

運営ボランティアは何を求めて参加しているのか知ろう!

イベントに関して何の思い入れもないのに、運営ボランティアとして働こうとは思わないですよね。無償のボランティアとして働くわけですから、お金には代えられない何かを求めてボランティアになったはずです。

好きなアーティストやスポーツ選手が出演するイベントだから、ボランティアとして参加して近くで見てみたい!という方もいると思いますし、ボランティアとして働いた経験が無いので、一度はボランティアとして何かに参加してみよう、という方もおられます。

イベント運営ボランティアに参加する動機を知るために、内閣府が3年に一度実施する「市民の社会貢献に関する実態調査」を見てみましょう。以下は2018年のデータです。【複数回答可】

1位 社会の役に立ちたいと思ったから(54.5%)

2位 自己啓発や自らの成長につながる(32.0%)

3位 自分・家族が関係している活動(26.4%)

選択式のアンケートですから、本人の口からボランティアの動機を聞き取り調査したわけではないのですが、上位2項目を見ると、自分の「精神的な充足」を求めていると言えるのではないでしょうか。

また、3位の「自分・家族が関係している活動」に関しては、お手伝いとしてボランティアに参加しているという認識かもしれません。

「精神的な充足」と「身近な人の手伝い」がボランティアの動機として多くを占めている可能性はありそうです。

ですので、単に有給アルバイトを雇うと効率が悪いような単純作業をボランティアに押し付けるのではなく、社会の役に立っているとボランティアが実感できる業務を提供してあげることが、主催者側の役割とも言えます。

運営ボランティアの対応で気をつけることは?

運営ボランティアの対応で気をつけることは?

ボランティアのモチベーションを下げないようにする

前章のボランティア参加の動機を参考にして、どうしたら高いモチベーションのままボランティアが働けるかを考えてみましょう。

イベントにおいて、大きな責任が伴うような業務をボランティアに任せるというのは難しいです。かといって、雑用ばかりで「精神的な充足」が得られない業務ばかりを与えるとモチベーションが上がりません。

このような問題を解決するには、十分なコミュニケーションをとることが求められます。運営ボランティアの参加動機をボランティアの配属に携わる担当者はしっかりと把握して、現場へ配属後もコミュニケーションを怠らないようにすべきです。

無償の労働力を濫用しない

イベントを運営において、ボランティアと有給のアルバイトが一緒に働く場合、アルバイトと同じ業務をボランティアに与えるのはやめましょう。

そのようなことをすると、ボランティアの人のモチベーションが下がりますし、アルバイトとボランティアの人間関係に亀裂を生み、運営に支障が出る可能性もあります。

また、当然ですがボランティアの意向に反して長時間労働を強要するのもやめましょう。「お金もらってないのに、なんで辛い思いをしなきゃいけないんだ」と感じてしまうような労働環境にするのは避けなければいけません。

主催者側のイベント運営企業にとって残業が日常的であると、「ボランティアも一緒に協力して当然。」という思い込みから労働基準法違反になる可能性も考えられますので、気をつけましょう。

スキルを求めるボランティアには適正なポジションを与える

イベントがすごく好きで、最低限の経験がありマネージャーのようなポジションでイベントに携わりたいというボランティアも中にはいるかもしれません。

そのようなスキルやモチベーションが高いボランティアには、単純作業の設営ではなく、しっかりとしたスキルが身につく現場へ配属できるか考慮してあげるべきです。

現場を統括するような責任が伴うポジションは難しいかもしれませんが、そのような現場のサポートであったり、会議に参議に参加したり、スキル向上へ提供できることを検討してみましょう。

ボランティアとして採用する意味を考える

ボランティアとして採用する意味を考える

無償だから誰でもいいという訳では無い

ボランティアとして採用する場合、どのような業務に協力してもらいたいのか見通しもないまま採用することは絶対にやめましょう。

また、どのようなタイプの人ならボランティアの仕事を全うしてくれるのか、真剣に考える必要があります。

ボランティア経験者を採用するのか、または、熱意やチャレンジ精神を汲み取って採用するのか、採用者側の意志が固まっていなければ、採用もままなりません。

スキルが十分でないと思われる志望者であっても、社会貢献の側面からボランティアとしてイベント運営に協力してもらう意義は十分にあると考えられます。

ボランティアのスキルにバラツキがあるのは当然ですので、各ボランティアからしっかりとヒアリングをして、どのような業務に携わっていきたいのか、その為の経験や動機が適正なものか、摺り合わせが必要になるでしょう。

なぜ無償ボランティアとして雇う必要があるのか

なぜ有給アルバイトではなく、無償のボランティアとしてイベントに協力してもらいたいのか明確でなければ、ボランティアを雇うべきではありません。

無償で働いてもらうことに真剣に向き合って、本人の意向に沿った整合性のある業務を提供するべきです。

本来賃金を支払うべき仕事を無償ボランティアへ無理やり押し付けるのは、労働法違反になる可能性もありますので、ボランティアへの対応は細心の注意を払わなければいけません。

あくまでも自主的に協力したいというボランティアと、主催者側の受け入れ体制がマッチして初めて成立するという認識が重要です。

まとめ

運営ボランティアの受け入れ対応は主催者側が指示を与えるより、「ボランティアが求めるポジションを用意できるのか。」という視点から考えると上手くいくかもしれません。

無償ボランティアという法的な解釈や、ボランティアの動機を汲み取って高いモチベーションを維持できる業務を提供することなど、雇用関係での働き方とは別の視点が必要になります。

とはいえ、難しく考え過ぎなくても、目標とすることはイベントに携わる全員が成功へ向けて一丸になれるような環境作りです。

主催者側のボランティアに協力してもらいたいというニーズと、人の役に立ちたいというボランティアの思いがマッチすれば、きっと良いイベントが出来上がるはずです。

Doorkeeperではイベント管理システムを提供しており、イベント運営を担う主催者にとって便利な機能を豊富に取り揃えています。

参加者の管理や運営のトラブルがあれば、ぜひ一度ご相談ください。

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