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イベント参加者にはお礼メールを必ず書こう!【例文あり】

Doorkeeper スタッフ
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19 Aug 2022

手間暇かけた初イベントを終えたら、参加者のみなさんに御礼状を書いてみましょう。御礼状といっても手紙ではなく、もちろんお礼メールで構いません。

テンプレートをそのまま使用すると、どうも味気ないお礼メールとなってしまいますので、ちょっとした工夫は必要です。

そんなにお礼メールを送る機会もないでしょうから、タイミングや件名、文の長さなど、初めてお礼メールを送るとなると気になってしまいますよね。

そのあたりのお悩みや、ちょっとした汎用性の高い例文まで、こちらの記事で参考にしてもらえればと思います。

せっかく書くなら、相手が喜んでまた参加したいと思ってくれるお礼メールに仕上げましょう。

参加者へお礼メールは送った方がいい?

参加者 お礼 メール

一般的な常識として、イベントのお礼メールは必ず送ろう

結論から言ってしまえば、お礼メールは必ず送りましょう。

お礼メールを送ることで、アンケートを集計したり、個別の質問などの受けて、イベントの改善点を見つけることができるのです。また、新しいビジネスチャンスが舞い込んでくることもあります。

何より、貴重な時間を割いて参加してくださったわけですから、お礼メールで気持ちを伝えるのは人としての礼儀ですよね。

お礼メールを送るタイミングはいつがベスト?

参加者 お礼メール タイミング

イベントの記憶が残っている当日夜がベスト。遅くても翌日まで

イベントというのは不思議なもので、すごく楽しかったり役に立ったという感情が残っているのに、具体的に何が楽しかったか聞かれても、1つか2つ挙げられるだけで、ほとんどの記憶は消えてしまいます。

そのため、お礼メールを送るタイミングとしては、イベントの記憶が詳細に残っている当日夜がベストです。

もし、お礼メールにイベントの改善点や、興味を持った点など内容についてのアンケートを集計したい場合、時間が経つほど記憶が薄れてアンケートを書くのに苦労します。そうなると、アンケートの精度としても質が下がってしまうのは言うまでもありません。

出来ればイベント内で「本日の夜、アンケート付きのメールを送るので、ご回答お願いします。」と、お知らせすれば、メールの開封率やアンケートの質の向上に繋がるでしょう。

参加者だけでなく、欠席者にも当日メールを送りましょう

参加者にお礼メールを送るついでに、欠席者へも次回の参加を呼びかけるようなメールを送ってみましょう。

Doorkeeperでは、参加者と欠席者のリストを一目で確認できますので、苦労することはありません。参加者へ一斉にお礼メールを送った後は、その流れで欠席者に欠席した理由や次回のイベントに参加を促すメールを送ってみてください。

記事Doorkeeperメッセージ機能の使い方

間違って、欠席者の方に参加お礼メールを送らないように気をつけましょうね。

参加者へ向けたお礼メールの書き方【例文】

お礼メール 例文

件名で参加したイベントのお礼メールだとわかるように

メールシステムの画面や普段のメールの使い方による所もあるかもしれませんが、基本的に受信ボックスの中では、件名が最初に目に入ります。

ですので、受け取った参加者が雑多な広告メールと見間違わない件名にしましょう。

「本日はイベントに参加して頂き、ありがとうございました。」と書くと、確かにわかりやすいのですが、なんとなく広告っぽい雰囲気があり、見逃してしまいそうですよね。

楽しいイベントならまだしも、お堅いビジネス系のセミナーのお礼メールとしては、上記の件名はフォーマルな文体とは言えません。

『〇〇様へ イベント参加のお礼』

と書けば、名前が入っていることで目に止まりますし、簡潔に何のメールか理解できます。

※"イベント"の部分は、具体的なイベントの名前を入れるなど、応用してください。

本文のほとんどがテンプレートになっても、感謝の気持ちを伝える工夫

お礼メールをフォーマルに書こうとすると、どうしてもテンプレートの文体と似通ってしまいます。

それは仕方のないことではあるのですが、テンプレートをそのまま送っても面白味がないので、時候の挨拶ほど堅くない天気の話題などを盛り込むと、親しみが出て良いかもしれません。

  • 台風一過で猛暑の中、本日は弊社イベントに足を運んで頂きありがとうございます。

  • 本日は残雪でお足元の悪い中、○○○にお越しいただきありがとうございます。

というような、誰もが共感できるイベント当日の天候などが最初に盛り込まれていると、なんだか人の気持ちがこもっていると思いませんか。

昨今は、お礼メールをテンプレートとの定型文で済ませるのが普通ですから、一字一句を丁寧に読む人はあまりいないでしょう。仕事をしていれば、挨拶メールのほとんどは定型文のコピペですからね。

逆に考えれば、件名と本文最初の一文くらいは最も読む人が多いはずですから、そこで気持ちが伝われば概ね役目は果たしたと言えます。

ただ、名前の誤字や明らかにテンプレートの継ぎ接ぎのような、文体がおかしいお礼メールを送るのは失礼ですから、確認は絶対に行いましょう。

例文

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件名:○○様 ▲▲参加のお礼

★★株式会社 ○○様

昨晩の雨で足元が悪い中、本日は弊社▲▲にご参加いただき誠にありがとうございます。▲▲の運営でお世話になりました【自分の所属・名前】です。

初めての開催という事で、進行や質疑応答などタイムスケジュールが満足のいくものではなかったかもしれませんが、▲▲に最後までお付き合い頂いたこと、弊社一同心よりお礼申し上げます。

もし、今回の▲▲の内容についてご質問やご意見がある方は随時受け付けておりますので、こちらのメールに返信または、こちらにあるアンケート用のURLからご協力頂けると幸いです。

【アンケート用URL】

次回の▲▲は○月◆日を予定しております。今回アンケートで頂いたご意見を参考に、さらに○○様にとって実りある内容にしていく所存です。

最後に、末筆ではございますが○○様のご多幸をお祈り申し上げます。

【自分の所属・名前】

※(▲▲は、イベントの名前などを入れてください。)

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Doorkeeperのこちらのページにも例文をご用意しています。

記事フォーマルな御礼状とカジュアルな御礼状

まとめ

お礼メールはイベントに参加していただいた感謝を伝えることが第一ですが、次回のイベント告知や開催したイベントについてのアンケートを集計するチャンスでもあります。

まずは、モチベーションが高い参加者をがっかりさせないように、しっかりとした文体で心のこもったメールを書きましょう。

イベントが良いものでないと、丁寧なお礼メールを書いても読まれる可能性は低いです。そういった意味でもお礼メールというのは、一種のバロメーターとしてイベントの出来を測ることが出来ます。

もちろんメインはお礼メールではなくイベントですから、その準備も怠らないようにしましょう。

ただ、気持ちのこもったお礼メールを受け取ったら、次回イベントの参加率向上だけでなく、企業のイメージアップなどにも繋がるかもしれませんね。

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