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イベント業務

イベントDXとは?どのような業務を効率化できる?

Doorkeeper スタッフ
Doorkeeper スタッフ

2022年9月2日

最近はDXという言葉もよく聞くようになりました。

その中でもイベントDXは、なかなか耳にする機会はないかもしれません。

イベントを開催しようと思っても、単発のアルバイトは集めるのが難しく、人手不足になりやすいです。イベントの内容を充実させたいところですが、会場の設営から参加者の安全まで、イベントの内容以外の事まで考える必要があります。

イベント準備は人手が要りますし、出来ることなら省人化して業務効率を高めたいところですよね。

そのような事でお困りのイベント主催者のみなさんには、イベントDXに取り組んでみてはいかがでしょうか。

「えっ?そんなことが簡単に出来るの?」といった新たな発見があるかもしれませんね。

DXはデジタル・トランスフォーメーション。では、イベントDXとは?

DXはデジタル・トランスフォーメーション。では、イベントDXとは?

イベントDXはイベントの面倒事を業務効率化

DX=デジタル・トランスフォーメーションという言葉を知っていても、イベントDXという言葉はあまり耳馴染みは無いかもしれません。

確かにイベントDXという言葉を使っている企業は多くありませんし、そもそもイベントに関するDXなので、イベントを主催するような企業間だけでしか使われないことを考えると、耳馴染みが無いのも納得です。

本題であるイベントDXって何?ということですが、簡単に説明すればイベント準備にかかる事務作業や設営準備、参加者の管理といった業務を効率化することです。

イベントの準備というのは、一般的に考えて規模が大きくなるほど、業務量が増えて忙しくなります。

最近ではオンラインイベントも増えており、手軽にイベントを開催できるようになった一方で、オンラインと組み合わせたリアルイベントが開催されるなど、必要となる知識も増えました。

そのような面倒に感じる業務を効率化していくのが、イベントDXということになります。

イベントDXで解決すべき具体的な課題

イベントDXで解決すべき具体的な課題

イベントDXを導入する以前は、イベント運営においてどんな事に困っているのか、簡単に例を挙げてみます。

●紙が大量に出てしまい、ペーパーレスが実現できない

オンラインイベントにすれば、当然ペーパーレスになります。しかし、イベントDXというのは、そういうことを指しているのではありません。

リアルイベントでは参加者に向けたパンフレットやプログラムが書かれたコピー用紙など、紙が大量に使われています。

チケットを紙で発行しているなら、参加人数が増えるほどチケットの枚数が必要になりますし、イベントが終了したらゴミになってしまうのは無駄ですよね。

●当日の動きを予測してアルバイトを雇わなければいけない

イベントの入場時に本人確認や名簿リストで名前をチェックしていると、いつの間にか行列を作ってしまった経験はありませんか。

当然ですが、イベントの入場時間にはたくさんの参加者が一気に集まります。できる限り効率的に少人数で捌きたいですよね。

入場のために行列を整理・誘導するアルバイトを雇っても、目安とする時間にどれくらいの人数が集まるのか把握するのは簡単ではありません。せっかくアルバイトを雇ったのに、最初の30分くらいでピークとなり、残りの数時間は暇になるというケースもよくあることです。

たまたまアルバイトを雇うまでもなくスムーズに流れる日もあれば、何かの都合で予想外の時間に集中する場合もあります。

役割分担をそれぞれ決めて動くのも良いですが、イベント当日はトラブルが付き物です。人手が足りない場所を柔軟にサポートできるような体制を整えると、イベント運営がはかどります。もちろん、そのサポートをイベントDXが担っているということです。

事前に準備する入場者特典などの数の予測が難しい

イベント参加者へプレゼントを用意することはよくありますよね。

しかし、実際にどれくらいの数を用意すべきなのか予想は難しいです。

完全予約制なら、予約数以上は必要ありませんが、仮に300名の予約があったとして、特典を3種類100個ずつ準備するべきでしょうか。

参加者が当日に選ぶのなら、均等に好みが分かれるとも思えません。しかし、誰がどれを選ぶかもわかりません。

イベント開催前に参加者の人数に加えて、参加者がどのプレゼントを欲しがっているかニーズを把握できれば廃棄や労力の無駄がなくなります。

イベントDXを活用した具体的な課題の解決法

イベントDXの導入で何ができるようになる?

●スマートフォンによるQRコードチェックインによりペーパーレスを実現

イベントで紙のチケットを使用する場合、イベントが終わればゴミになってしまいます。しかし、スマートフォンによるQRコードチェックインを活用すれば、紙のチケットは必要ありません。

これだけでも膨大な量の紙が使われずに済みます。

パンフレットもデジタル化を基本として、スマートフォンでイベント内容を確認できるような工夫をしていきましょう。

●アルバイトを雇わなくても省人化で運営可能&事前予測もできる

Doorkeeperをご利用頂いた場合、QRコードで入場受付をすると、参加者を待たせることもなく、わずか数秒で効率的に捌くことができます。

さらに、お持ちのスマートフォンをQRコードリーダーとして使うことができますので、もし受付が混み合うようでしたら、どなたでも別の担当場所からすぐにサポートに入れます。

事前にお持ちのスマートフォンをQRコードリーダーとして登録しておく作業は必要ですが、それも難しい作業ではありません。使い慣れたご自分のスマートフォンを使って入場受付ができますので、別途に機器をレンタルする必要もないのです。

また、参加者がスムーズに流れることで、誘導の為のアルバイトを雇わずに済みます。セミナーであれば、席番号や会場全体の席の配列などがわからない参加者もいるかもしれません。スマートフォン片手にご案内できれば、参加者を誘導しながら着席した段階で受付も行えます。

展示会などの席のないイベントであれば、参加者は余計なパンフレットなどで手荷物を増やしたくないでしょうから、スマートフォンをどんどん活用していきたいですね。

充電器もあると、より便利かもしれません。

●入場者特典などは申込みフォームでニーズを事前確認

申込みフォームを個人情報の入力だけで終わらせてしまうのは勿体ないですよね。

イベント当日にプレゼントを用意しているなら、申込みフォームでアンケートを取ることで、当日は在庫切れの心配が無く、参加者も欲しいプレゼントが貰えます。

「時間内の入退場いつでもOK」というイベントであれば、参加者が申し込みを行う時に「何時頃に来場予定か」という質問を申込みフォームに記載しておきましょう。それにより、混み合う時間をあらかじめ予測する事ができます。遅くから参加しても、入場者特典が無くなることはありません。

Doorkeeperの申込みフォームは、主催者が好きなようにカスタマイズできるので、イベントに合わせて自由に質問を設定してください。

在庫を切らさないようにを余分に発注してしまう気持ちはわかりますが、イベントが終了した後は余ったプレゼントを見て残念な気持ちになります。持ち帰って再利用できるならいいですが、食品などを廃棄するのは勿体ないですよね。

参加者も主催者も両者が楽しめるような素晴らしいイベントの実現には、イベントDXの活用が不可欠です。

まとめ

イベントDXという意味がわからなかった方も、こちらの記事を読んでみてイメージが湧くようになったでしょうか。

入場者の受付など、はじめは緊張するかもしれませんが、QRコードを使ってスムーズに受付業務が進むと、イベント本番も参加者にストレス無く臨んでもらうことができます。

参加者に「期待していたイベントとは違った…。」と思われないために、事前にアンケートを取って、参加者のニーズを把握することも重要です。

Doorkeeperは、誰でも気軽にイベントを開催できるようなシステムを提供しています。イベントは多くの人が出会い、交流が生まれる場です。そのような場をひとつでも多く増やしていければと考えています。

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?


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