Doorkeeper
Doorkeeper

【活用事例付き】カンファレンス受付業務を効率化 ~イベント管理システム~

Doorkeeper スタッフ
Doorkeeper スタッフ

29 Jul 2022

規模の大きなカンファレンスになるほど、準備期間が長く面倒な事務作業が増えますよね。

普段お会いするような機会がない方を招くカンファレンスですと、緊張感もありますので、進行などの準備に時間を割きたいものです。

当日の準備で削れる時間がある作業は、できるだけ削りたいですよね。いろいろ考えてみると、受付がネックとなる事が多いのではないでしょうか。

カンファレンスの参加者が増えるほど、受付に時間を割くことになります。スタッフも一人で対応できればいいですが、混み合ったりトラブルが起これば、複数人必要になる場合もあるかもしれません。

なるべく受付に掛ける時間は減らして、他の準備に時間を割ければ更に良い形でカンファレンスが運営できるはずです。

もし、カンファレンスの運営が不安なら、イベント管理システムを使って効率的にイベント運営してみませんか。

当日はリハーサルや機材の設営などに時間を割きたいのに、受付に時間が掛かる

最も忙しいカンファレンス当日の業務は、可能な限り効率化させたい

受付 業務 効率化

カンファレンスのようなイベントですと、音声機材のトラブルやパソコンを繋ぐ映像モニターのトラブルなどは絶対に避けたいところです。

そのようなトラブルが起こってしまうと、カンファレンス自体が全く意味を成さなくなってしまうため、優先順位としてはそちらで絶対にトラブルが起こらないように調整しなければなりません。

何回か利用したことのある会場であれば慣れているかもしれませんが、初めての会場であると、利用方法や機材レンタルの手続きまで余計な負担もかかってしまいます。

ですので、受付やそれに付随する誘導などの業務には、時間と人員をなるべく割かずに本番当日を過ごせるシステムが必要かと思われます。

受付は必ず入り口で行わなければいけないものではない

あまりにも大人数を会場の入口付近で待機させる状況は、参加者にとってストレスがかかるものです。入場がスムーズでないと、カンファレンスの段取りも悪いのではないか。と考える人もいるでしょう。

カンファレンスのように座席が規則的に並んでいたり、座席が既に決まっている場合などは、参加者が着席してから受付業務を行う方法もあります。

座席が指定席となっている場合は、着席した時点で不在の参加予定者を目視で確認できますし、参加者もずっと立っているよりは着席した方がストレスが軽減されるはずです。

そのように落ち着いて受付を行うには、Doorkeeperをはじめとするイベント管理システムの導入をオススメします。紙で印刷したリストをチェックするのではなく、「チェックイン機能」を使って参加者のスマートフォンからQRコードを読み取れば、2秒もかからずチェックインが可能です。

主催者全員のスマートフォンをQRコードリーダーにすることができますので、着席頂いた参加者のもとを回って、順々に受付業務をこなしていく方法は近代的でカッコいいと思いませんか。

チェックイン機能を使えば行列にもなりませんので、入り口でもどこでも素早く受付ができますね。

オンラインカンファレンスの受付もイベント管理システムDoorkeeperなら大丈夫

オンライン カンファレンス

オンラインカンファレンスをDoorkeeperで開催するとチケット販売数を把握できる

Doorkeeperではオンラインとオフライン、どちらでカンファレンスを行うか選択できます。(オンライン・オフラインを同時に行うハイブリッドも可能です)

会場を借りてカンファレンスを行う場合は、QRコードチェックインによる受付が便利ですが、オンラインによるカンファレンスの場合はQRコードでのチェックイン機能は使用できません。

しかし、オンラインでのチェックインはそこまで複雑ではないので気にしなくても大丈夫です。Doorkeeperを利用して得られるURLからカンファレンスに参加することで、チケットの販売数や参加人数を把握して次回のイベントの参考にもできます。

オンラインで開催する際の概要は、こちらの記事を参考にしてみてください。

参考:【Doorkeeperでオンラインイベントを開催しやすくなりました。

参加者4000人以上のオンラインカンファレンスでも、Doorkeeperなら大丈夫

Doorkeeperでは、過去に4655人を記録したオンラインカンファレンスの実績があります。

※【プロダクトマネージャーカンファレンス 2021 ~非連続な環境、 非連続な変化、 非連続なプロダクト~

これだけの規模のカンファレンスを経験することは滅多にないかもしれませんが、小規模から大規模なイベントまで活用できるのがイベント管理システムDoorkeeperの良さでもありますので、イベントの規模に関わらずご利用頂ければと思います。

受付で使うチェックイン機能に限らず、カンファレンスやコミュニティを運営する上で便利な機能がたくさん備わっていますよ。

「Doorkeeperってあまり聞いたこと無いけど、大丈夫かな?」と思われる方もいるかもしれません。Webサイトをご覧頂ければわかるように、Doorkeeperは既にたくさんの方にイベント管理システムとしてご利用頂いております。

もし、ご不明な点がありましたらお気軽にDoorkeeperまでご相談くださいね。

せっかく大規模なカンファレンスを行ったら、中長期でコミュニティを運営していきましょう

一度で関係が終わるカンファレンスにしないために

継続的 イベント 

Doorkeeperはイベント管理システムでありながら、その根底にはコミュニティを作って存続させていく事を目指しています。

同じ目的を持った人達が集うコミュニティを存続させていくには、定期的なイベントが付き物です。ですので、Doorkeeperはイベント管理システムとしての機能はもちろん、コミュニティメンバーにイベント参加を促すような機能も備わっています。

主催者側から一斉にコミュニティメンバーへ告知をすることも出来ますし、参加率が低いメンバーには個別にメッセージを送ることも出来ます。

カンファレンスのようなイベントに参加すると、その日に「やった感」が溢れて気持ちは充実するのですが、その後も持続的にカンファレンスの効果を得ている人は少ないのではないでしょうか。

定期的にカンファレンスを行うことで、前回からの成長を感じたり、議論がより活発化するはずです。継続的にコミュニティを運営していくことで、さらに大規模なカンファレンスになる好循環も生まれます。

中長期的な議題であるほど、他のイベント管理システムには無いDoorkeeperのコミュニティが活きる

コミュニティ

カンファレンスの議題になるようなテーマというのは、一朝一夕で解決するものではありません。

カンファレンス当日は、自分が持っていなかったアイデアを耳にして、成長した気分になってしまいますが、カンファレンスを受けてどのような成果があったのか、継続的に議論を重ねていく必要があります。

イベント当日を効率化させる為だけのイベント管理システムを導入すれば、その日は効果が出るかもしれません。しかし、カンファレンスの議題が解決へ向かうかは、イベント管理システムとは別の話です。

Doorkeeperはコミュニティ形成を前提としたイベント管理システムですので、中長期で課題解決へ議論を重ねていくツールとしては、非常に使い勝手が良く作られています。

そのような点では、Doorkeeperは他社のサービスとは一線を画しています。その使い勝手の良さが、多くの方に長くご利用いただいている理由です。

まとめ

カンファレンスのような緊張感のあるイベントですと、普段どおりの話し方ができなかったり、機材トラブルなど運営でミスが起こりやすくなるかもしれません。

Doorkeeperを導入して、カンファレンスのリハーサルやプログラムの見直しなどを考える時間を生み出せるようになれば、本番も安心してカンファレンスを運営できます。

受付など面倒な作業はDoorkeeperで手軽に済ませて、ストレスのないカンファレンスを実施できるように、私達も陰ながらサポートさせていただきます。

Doorkeeper is an online tool that frees you from the drudgery of organizing events.

Using us, you can easily manage participants, collect prepayments for your event, and check people in at the door.


Lastest Posts

Doorkeeper - 05 Aug 2022

企業がSDGsイベントを企画する際に気を付けるポイント解説

SDGsに関するイベントを主催するのに、環境に全く配慮しないということはありえないと思いますが、企業のファンイベントなどでセンスの良いSDGsを意識したアイデアが入っていると、先進的な考えを持っ...

Doorkeeper - 22 Jul 2022

【簡単フォーム作成】大学説明会を事前申し込みを導入し効率的に開催!

大学説明会の申込みに「名前・住所・電話番号を記載の上、下記メールアドレスまでお申し込みください。」といった申込み方法をとっていませんか?古典的で手間の掛かる申込み方法は今すぐやめて、Doorke...

Doorkeeper - 15 Jul 2022

【出欠管理アプリ】QRコードでイベントの受付を効率化しよう!

「イベントでの受付がスムーズになれば、セミナーや展示会などのイベントがもっと楽に運営できるのになぁ…」と思ったことはありませんか?この記事を参考に、QRコードを使った効率的な受付の準備を始めてみ...