ウェブサイトやアプリ製作をする会社を経営し、2013年からはコワーキンスペース茅場町 Co-Edoの運営も手がけている田中弘治さん。Doorkeeperでは、Co-Edo Developersというコミュニティを主催しています。
コワーキングスペースでイベントを開催する主催者はDoorkeeperにもたくさんおり、田中さんのようにコワーキングスペース運営者がイベントを企画・運営するケースもよく見かけます。コワーキングスペースとイベント運営の関係性について、お話をうかがいました。
コワーキングスペースにおけるイベント開催の役割
Co-Edo Developersコミュニティ主催者として「エンジニア・Webデザイナー飲み会」というイベントを月1回開催している田中さんは、「コワーキングスペースとコミュニティには深い関連がある」と言います。
コワーキングスペースは「勉強会やセミナーなど、主催者が気軽にイベントを開催できるスペース」を提供することで、主催者にとってはありがたい存在になることができる一方、定期的にイベントを開催してくれるコミュニティの存在は、コワーキングスペースを堅実に運営していくために必要不可欠。お互いに必要とされる関係性を築くことで、コワーキングスペースCo-Edoも成長してきたそうです。
多くの主催者がCo-Edoを拠点にコミュニティを作り、運営していますが、「Co-Edo自身もCo-Edoという場所を活かした、場所に紐付いたコミュニティを運営する」という目的で、Co-Edo Develpersコミュニティを立ち上げたのだとか。
お寿司やたこ焼き、チキンや魚介グルメなど楽しいテーマで飲み会が開催される「エンジニア・Webデザイナー飲み会」のような、エンジニア同士、デザイナー同士が気軽に交流できる場を設けることが目的のイベントもあれば、まじめなIT系の勉強会などもあり、色々なイベントがCo-Edo Developersで企画・開催されています。そのような様々なイベント開催が「Co-Edoというコワーキングスペースを特徴づけている」と田中さんは言います。
コワーキングスペースをイベント会場に選んでもらうには
イベントを開催する際、候補となる会場は、コワーキングスペースのほかにも、貸し会議室や企業が無料で貸している会議室などもあり、それぞれに特徴やメリット・デメリットがあります。イベントの主催者がどのような会場を好むかは人それぞれですし、イベントの内容や規模にもよっても求めるものが異なるかもしれません。
「コワーキングスペースでのイベント開催を好む主催者も大勢いる」という田中さんに、他のコワーキングスペース運営者へのアドバイスをお願いすると、「貸会議室や企業の会議室にはできないコワーキングスペースならではのメリットをしっかり把握し、その価値を提供していくことができれば、会場探しで苦労している主催者から感謝される存在になるはず」と教えてくれました。
コワーキングスペースならではのメリットや価値。フレンドリーな雰囲気？自由に使えるワーキングスペース？それとも情報収集しやすい環境でしょうか？それぞれの場所にそれぞれの特徴や個性、セールスポイントがあると思います。
コワーキングスペース茅場町 Co-Edoでは、Co-Edoらしいスペースと価値を提供することで、それに共感し喜んでくれるコミュニティが加わり、彼らと関わり合うことで、さらにCo-Edoらしく発展しているように感じます。これからイベント開催を増やしていきたいというコワーキングスペースでも、「自分たちだからできること」を改めて考えてみるとよさそうですね。
イベントを続けるために大事なこと
コワーキングスペースの運営者でもあり、イベント主催者でもある。二つの異なる視点を持ちながらイベント運営に関わってきた田中さん。ご自身でイベントを企画・運営するだけではなく、Co-Edoで開催される数多くのイベントも見てきたご経験から、定期的にイベントを運営する上で大事なことを聞いてみると、「継続して参加していただく仕組みづくり」とのお返事が。
イベントが滞りなく進行するよう、「事前の準備や当日の運営ももちろん重要ですが、後日のフォローアップメールや次回イベントの案内」など、次のイベントにも参加してもらえる努力を惜しまず実行することが重要だそうです。
Doorkeeperでは、イベントに参加したメンバーのリストやコミュニティメンバーリストの閲覧・ダウンロードが簡単にできて、メンバー管理も楽ちん。また、イベントに参加した人、不参加だった人、キャンセルした人など宛先別にメールを配信できるメッセージ機能もあります。田中さんはこれらを大いに活用し、次回イベントへの参加を促す努力を効率的に行っているそうです。「手間を省きながら集客アップにつなげて！」ということをDoorkeeperを使う他の主催者に伝えたい、とのことでした。
そのほか、イベント開催前に自動送信されるリマインドメールや、QRコードによるチェックイン、簡単に出欠状況の管理ができるところも嬉しい機能、とのこと。また、継続的に、定期的にイベントを企画し、開催しているので、イベントのコピー機能も重宝しているそうです（前回のイベントをコピーしてイベントを作成した場合、必要な情報をすべて更新したかのチェックを忘れずに！開催日時も含めすべての情報が前回のイベントの内容がコピーされますよ！）。
今回、田中さんにお伺いしたことは、コワーキングスペースを運営する人だけでなく、これからコワーキングスペースを会場として使ってみたい主催者も知っておきたい内容でした。ぜひ参考にしてくださいね！
Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。
Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか？