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【イベント運営者必見】イベントを成功させる4つのポイント

Doorkeeper スタッフ
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2022年5月1日

全くのイベント開催初心者がイベントの運営を任されても、まずは何から手を付けて良いのか、わからない事も多いと思います。大きく4つのポイントを押さえるだけで、イベントを成功に導くことができます。それは、開催する場所(オンライン・オフライン)、ターゲット、参加費、そしてアンケートをしっかり設定することです。こちらの記事では、イベントを運営したことがない方でも、スムーズにイベント開催し、成功するためのヒントを紹介しております。ぜひ、イベント運営について悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

オンラインイベント開催で参加者が二倍に!?

まずはオンライン・オフラインどちらでイベントを開催するか考えてみましょう。どちらの方法を選択するかによって、何を準備するべきか方向性が異なります。

コロナ禍でZoomを使ったミーティングも一般的になり、オンラインイベントの開催は、以前よりハードルは低くなりました。自宅で参加できる手軽さは、子育てに忙しい主婦などにもウケています。

コロナ禍の前にオフラインイベントを主催していた方が、オンラインに切り替えたところ、参加者がなんと二倍になったという報告もあります。従来の会場開催では参加が難しかった遠方に住む方がオンライン開催により集客を可能にしました。オンライン開催のメリットは、地理的な距離に関係なく、幅広い層の参加者を手軽に呼び込める点と言えるでしょう。

会場開催がもたらす一体感とコミュニティの活性化

一方、オフラインは実際にイベント会場での雰囲気を体感できたり、音や匂いまで感覚的に味わう事が出来ます。イベントの内容にもよりますが、参加者たちの交流もオンラインよりは活発化すると思われます。

何かを実演したり体験型のようにするのであれば、オフラインの方が参加者も理解しやすいのではないでしょうか。オーケストラのコンサートであれば、オンラインより絶対に会場で聴いてみたいと思いますよね。

もちろん、それに伴い会場設営や台本づくり、進行のリハーサルまで準備をする必要があります。それでも、会場まで足を運ぶ熱量がある参加者ですから、主催者側としてもイベントが成功した時の達成感や、参加者と交流して得られた充実感はオンラインでは得られない経験かもしれません。

【成功事例紹介】ハイブリット開催がもたらす相乗効果

ここまで読んで、オンライン・オフライン、どちらで開催すべきか迷っていますか?

もし、あらかじめ大勢の参加者が見込めるのであれば、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッドで開催してみても面白いと思います。

イベント管理ツールDoorkeeperをお使い頂いている主催者の方でも、実際にハイブリッドでのイベントを成功させている方もいますよ。

ハイブリット開催例

オンラインが向いているイベント内容もあれば、オフラインが向いているイベント内容もあります。そのあたりは、主催者側がどのようにしたら参加者へ想いが届きやすいのか練る必要がありそうです。いくら準備しても、し過ぎることはありません。

一番重要なことは、主催者がイベントを通じて伝えたい事が参加者に伝わるかどうかです。

その目的を達成するには、参加者のターゲットを明確にした上で、イベント開催方法を選択した方が良いでしょう。次章では、ターゲット(参加者)をどのように絞り込むかについて詳しく解説していきます。

ターゲット像を明確にしてイベントを開催する

イベント開催の目的が具体的であるほど、ターゲットにする参加者の像や、イベント開催時の参加人数、開催方法もより具体的になります。

イベント開催の初心者であると、タイムスケジュールや道具の手配、使い方など全て計画通りには行かないかもしれません。そのあたりは経験が物を言う分野で、初心者には難しいです。イベント開催の初心者は、まずは「どうしたらターゲットにした参加者を集められるか」について考えてみてはどうでしょうか。

もしあなたが「時短料理」のイベントを開催するならば、毎日お弁当を作る「時短料理」を求めている忙しい子育て中の親がターゲットになるかもしれません。または、料理は苦手だけど、手軽に作れる料理を学びたいという若年層からの申込みもありそうです。

自社商品やサービスをPRするイベントであれば、ユーザーになり得る対象者をイベントの参加者としてターゲットにするでしょう。その参加者は普段どのような生活をしているか想像できますか。

参加者のニーズに応えるイベントにするコツ

ターゲットとする参加者が、なぜイベントに参加するのか細かく突き詰めていくと、きっと参加者のニーズに応えられるイベントが出来上がるはずです。

商品を多くの人に認知して欲しいのか、あるいは一緒に勉強する仲間を作りたいのか、何かを体験して共有して欲しいのか…。イベントの目的によってターゲットも違えば、アプローチするイベント内容も異なります。その点も参加者のニーズから洗い出してみましょう。

狙い通りのターゲットに訴求できれば、イベントを開催する費用対効果も大きくなるはずです。せっかく念入りに準備しても、想像していたような参加者ではなく、効果が上げられないのは非常に残念です。逆に参加者から「思っていたイベントと違った」などと言われるのも悲しいですよね。

そのようなトラブルもイベント管理ツールであるDoorkeeperを使うと解決に向かうかもしれません。面倒な作業が必要なく、手軽に初心者でもイベント開催ができる時代なのです。

参加費の事前徴収は参加率を最大に!

イベントを開催するにあたって心配なことは多いですが、お金のトラブルは困りますよね。中でもキャンセルの対応や返金処理は数が多ければ非常に面倒です。それに加えて、手配する設営機材の数の調整や実際の準備まで含めると、主催者の時間やコストの負担はかなり大きいと思われます。

そのようなトラブルを避けるために、イベントの費用は事前に徴収しておきましょう。それは当日申し込みや、当日キャンセルのようなイレギュラーが発生した場合、主催者側の損失をカバーできるようにするためです。

アンケートを活用|ニーズにあったイベント開催

いざ初のイベントを終えた後に、参加者からのフィードバックがなければ改善点や次回のイベント開催に繋げるヒントが得られません。

そのようなフィードバックのために、イベント会場でアンケート用紙を参加者に配っても良いのですが、当然ながら人数が多ければ膨大な紙を準備しなければいけません。印刷する手間もあり、それを持ち運ぶのも疲れます。

それに、参加者が快く手書きでアンケートに応えてくれるかも疑問です。イスはあっても、机があるかはイベント内容によるでしょう。イベント中は時間も限られてますし、焦って書いたアンケートは、あまり効果的なフィードバックにならないと想像できます。

オンラインであれば、紙で郵送するわけにはいきませんので各々にメールを送ることになると思います。紙のアンケートよりはマシですが、それでも参加者リストを管理したり、あまり手間は掛けたくないものですよね。

イベントの開催中だけでなく、イベントを終えてフィードバックが返ってきた時に、主催者側としては本当にイベントの効果があったのか実感できるものです。

イベント管理ツールで効率的な運営を実現!

もし、イベント開催の前や後の事務作業を簡潔にさせたいのなら、Doorkeeperは非常に優れた管理ツールと言えます。

イベント開催前の料金徴収から、イベント参加率を上げる事前のリマインドメールだけでなく、参加者へのアンケートも参加申し込みフォームと併せて実施できます。特に事前アンケートは、イベント内容と参加者のニーズが合っているか、主催者はしっかりとチェックすることができるのです。

イベント終了後は、参加者・申込みしたが参加しなかった人・キャンセルした人、それぞれにメッセージを送れる「メッセージ機能」がありますので、次回のイベント参加率を向上させるヒントを得られるはずですよ。

もちろんDoorkeeperの操作については、イベントを開催するのが初心者の方でも何ら問題ありません。シンプルで使いやすいデザインは、イベント開催に慣れていない初心者であるほど重宝するでしょう。

これまで多くのイベント主催者のサポートを行ってきたDoorkeeperですから、実績も充分です。何かイベント開催について困りごとがあれば、遠慮なくお尋ねください。

Doorkeeperを使って理想のイベントを開催してみてくださいね。

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?


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