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コワーキングスペースでイベントを開催してみよう!

Doorkeeper スタッフ
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全国のコワーキングスペースで、様々なイベントが開催されている

近年、フリーランスとして働く人が増え始めたことで、コワーキングスペースも全国的に数を増やしています。東京などの首都圏のみならず大阪や名古屋の大都市や、福岡などの起業に手厚いサポートがある地方都市でもコワーキングスペースは珍しいものではありません。

コワーキングスペースにも大手の外資系企業が展開するものや、地方の空き家を改装してコワーキングスペースにしたものまで様々です。

そんなコワーキングスペースの魅力の1つでもあるのが、イベントの開催かもしれません。個人の勉強会から企業が主催するセミナーまで幅広く、イベント内容も多岐にわたっています。

「コワーキングスペースで、イベントができるの?」

そう思う方もいるかもしれません。

イベントスペースを持つコワーキングスペースであればイベント開催が可能です。イベントスペースという名前でなく、フリースペースや専用の会議室として設けているコワーキングスペースもありますので、イベントの内容に合わせて予定しているイベントを開催できるのか検討してみましょう。

「でも、自分のイベントはIT関係じゃないから……」

そう思って、イベント開催を諦めてしまうのは勿体ないです。周りの利用者が迷惑を被るようなマナー違反でなければ、イベントスペースの利用において内容は特に関係ありません。

個人で本格的な貸し会議室やイベント会場を手配するとなると、費用もかかりますし、雰囲気も厳かで、気軽にイベントを開催するにはハードルが高いように思えます。

それと対照に、コワーキングスペース内であればオシャレですし、カフェのようにオープンで、いろいろな人が出入りしているので入りづらい雰囲気も無いでしょう。無料で使える設備もあり、主催者側にとっても参加者が緊張しない会場はありがたいですね。

小さなワークショップから大人数のセミナーまで、コワーキングスペースの収容人数によって選ぶ必要があります。そんな会場選びもDoorkeeperを使えば東京から地域ごとのイベント会場を写真と共に一覧できるので便利ですよ。気軽にイベントの開催をしてみましょう。

コワーキングスペースでイベントを開催する際の注意点

いざコワーキングスペースでイベントを開催してみようと思い立ったら、イベント内容とどこのイベントスペースがマッチするか探してみましょう。

それと併せて、簡単に以下の注意点も確認が必要です。

1.飲食が可能かどうか

2.機材や設備が整っているか

3.セキュリティ面や防犯

4.周りの利用者やスタッフなどの環境

1.飲食が可能かどうか

新型コロナによって入場人数や飲食に関して制限があるコワーキングスペースもあるかもしれませんので、事前に確認は必要です。また、飲食は可能でもアルコールは禁止されているコワーキングスペースもあります。

もし、日本酒やクラフトビールの試飲会を企画しているなら、飲食可と記載されていても、そのようなイベントができるのか一度問い合わせてみることをオススメします。

加えて、飲食とは関係ありませんが、コワーキングスペースの利用に年齢制限を設けている場合もありますので、未成年が参加するイベント等はそちらも事前に確認をとっておきましょう。

2.機材や設備が整っているか

勉強会やセミナーを開催するのであれば、ホワイトボードやプロジェクター、モニター、プリンターなどの設備が整っているか確認しましょう。

一般的なコワーキングスペースであれば用意されているものですが、いざイベント開催間近になって、不具合が出たり満足に使えなければイベントが台無しになってしまいます。

私物のパソコンと接続してうまく動作するかリハーサルを行うのはもちろん、いざ参加者が入った時に会場全体のスペースの余裕や荷物置き場、導線が十分にあるのか、万が一災害が起こった時にすぐ避難できるのかまで、主催者側だけでなく、参加者目線でもイメージすることが重要です。

イベントのタイムスケジュールばかりに頭が行ってしまい、何かを記入する作業があるのに机が無かったり、部屋が狭すぎると飲み物をこぼしてしまう参加者がいたり、軽いトラブルが起こりやすくなります。

快適に安心してイベントへ参加できるのか、見落とさないようにしましょう。

3.セキュリティ面や防犯

コワーキングスペースを活用する場合、当然ながらコワーキングスペース内にはイベント参加者でない利用者もいます。

いくら赤の他人とはいえ、参加者以外の人に聞かれると困るテーマは話しづらいかもしれません。

また、参加者の出欠確認リストや、個人情報が印刷された書類などを忘れたり、イベントスペースのゴミ箱に機密情報が読み取れる状態で書類などを捨てるのは避けてください。

予約して貸し切りにしたとしても、多くの方が使う公共の場の一角ですので、イベント終了後に参加者の忘れ物があると困ります。主催者はイベント開催中だけでなく終了後も気にしておきましょう。

何度も使って慣れてくると、鍵をこまめに掛けるのが面倒になったり、貴重品の管理がおろそかになります。

情報管理やモノの管理は厳重にして、万一のトラブルが起こらないようにイベントを運営したいですね。

4.周りの利用者やスタッフなどの環境

3のセキュリティ面と重なる部分もありますが、基本的にコワーキングスペースはイベント参加者以外の人もいますので、その影響を考えながらイベントが開催可能かどうか考える必要があります。

コワーキングスペースの間取りやイベントスペース・会議室の防音設備にもよると思うのですが、たまたまイベント当日だけ外の音が気になる場合も考えられます。

ちょっとしたトラブルが起こった時に対応してくれるスタッフなのか、自己責任で片付けられてしまうのか、そこまで事前に調べるのは難しいかもしれませんが、スタッフがどこまで対応してくれるのかイベント内容と照らし合わせて気になる点があれば事前に聞いておいた方がいいでしょう。

コワーキングスペース運営会社にとっては、定期的にイベントスペースを利用してくれる顧客はありがたい存在です。イベント主催者としても使い心地の良い環境でイベントを運営したいでしょうし、お互いに必要とされる関係性ですから、是非ともスタッフと良好な関係を築いてみてください。

コワーキングスペースのメリットを活かして、イベントを開催してみよう!

注意点を理解したら、早速イベントを開催してみましょう。

コワーキングスペースのメリットでもありデメリットでもあるのは、いろいろな人がコワーキングスペースで働いていることです。そこで繋がりが生まれて、ビジネスに活かされるという話もよく聞きます。

もし、コワーキングスペースでイベントを開催していたら、「どんなイベントをしているんだろう?」と興味を持ってくれる人もいるかもしれません。コワーキングスペース内のイベントスペースをレンタルすることで、利用者へ多少の宣伝効果はあるはずです。

イベントスペースのレンタルに関しても、無料から有料までコワーキングスペースによって異なり、利用時間によって料金設定されている場合が多いです。

イベント会場を選ぶ時間を節約したい……。それなら、Doorkeeperでもコワーキングスペースのイベント会場を掲載しておりますので、是非チェックしてみてください。

コワーキングスペースを利用することで、そこで働く利用者との繋がりがあるかもしれませんし、同じようにイベントを開催している主催者同士の繋がりも出来るかもしれません。

そこが他のイベント会場や貸し会議室とは違うメリットと言えそうです。いろいろなコワーキングスペースを利用してみて、人の繋がりを増やしながら、イベントを宣伝してみるのも良いでしょう。

もし参加者が増えてきて、参加者リストの管理やメール連絡が煩わしく感じたら、Doorkeeperにイベント開催からアフターフォローまでサポートさせてください。イベント開催のリマインドから、参加・不参加・キャンセルした方へのメッセージ機能もDoorkeeperには備わっていますので、イベント運営の事務処理には何も不安は要りませんよ。

Doorkeeperでは、申し込み機能、メンバー管理、出欠管理などイベントを主催するために役立つ機能を豊富に提供しています。

Doorkeeperでコミュニティやイベントを運営すれば、参加者の管理や受付、支払いの管理などがぐっと簡単になり、これまで手間や時間がかかっていた作業をスムーズに実行できます。よりよいイベントの運営のため、Doorkeeperを使ってみませんか?


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